Forum Gestion Locative

Bonjour,
Propriétaire d'un immeuble avec chauffage collectif et sans compteurs d'eau individuels, je fais habituellement ma répartition de charges de la façon suivante :
- chauffage au millième,
- TOEM au millième,
- Eau en fonction du nombre d'occupant dans chaque appartement
J'ai donc créé un tableau excel pour répartir ma facture d'eau annuelle entre les locataires en fonction de leur nombre. Si j'ai bien compris, pour effectuer la régul de charges dans le logiciel, je dois supprimer ma facture d'eau globale, et créer une charge par local en spécifiant bien le local à laquelle elle se rapporte et en mentionnant "charge récupérable, consommation personnelle". Est-ce correct ? L'inconvénient étant que ma facture d'eau est divisée en x petits morceaux, et que je ne la retrouve plus au global dans mes comptes…
Par contre, quand un logement est vacant, il est encore chauffé, mais je ne veux pas en faire supporter la charge aux autres locataires.
Est-ce que que je peux procéder ainsi : lorsqu'un logement est vacant, je crée un "contrat" dans le logiciel nommé par exemple "vacant" pour la période de vacance du local en question, avec loyer et acompte de charges =0. Ainsi, les frais de chauffage correspondant à ces périodes d'inoccupation resteraient à ma charge. De plus, en effectuant la régul de charges sur ces "vacant", j'obtiendrais les "charges non récupérées au départ d'un locataire ou entre 2 locations", que je peux déduire dans ma déclaration d’impôts…
Par contre, je me retrouve avec un problème pour la répartition de la TEOM, pour lesquelles je ne souhaite pas tenir compte du fait que certains logements soient vacants… J'ai pensé inclure, dans mon tableau excel, une colonne millième pour répartir cette TEOM sur chaque logement, et procéder dans le logiciel comme pour l'eau…
J'espère ne pas avoir été trop confuse… Si c'est compréhensible, pouvez-vous me dire si mon raisonnement et la façon de procéder dans le logiciel est correct et possible ? ou auriez-vous une autre idée ?
Cordialement,
Nathalie

Bonjour,

En réponse aux différents points soulevés :

Si j'ai bien compris, pour effectuer la régul de charges dans le logiciel, je dois supprimer ma facture d'eau globale, et créer une charge par local en spécifiant bien le local à laquelle elle se rapporte et en mentionnant "charge récupérable, consommation personnelle". Est-ce correct ?

Oui, absolument.

Par contre, quand un logement est vacant, il est encore chauffé, mais je ne veux pas en faire supporter la charge aux autres locataires.
Est-ce que que je peux procéder ainsi : lorsqu'un logement est vacant, je crée un "contrat" dans le logiciel nommé par exemple "vacant" pour la période de vacance du local en question, avec loyer et acompte de charges =0. Ainsi, les frais de chauffage correspondant à ces périodes d'inoccupation resteraient à ma charge.

Le logiciel ne prend pas en compte les vacances locatives (c'est un point qui évoluera dans les versions futures). Il n'est pas nécessaire de créer un contrat fictif, les charges des logements vacants ne seront pas supportées par les autres locataires.

De plus, en effectuant la régul de charges sur ces "vacant", j'obtiendrais les "charges non récupérées au départ d'un locataire ou entre 2 locations", que je peux déduire dans ma déclaration d’impôts…

Oui c'est une manière astucieuse de procéder. A noter : dans les versions futures, cela sera automatisé.

Par contre, je me retrouve avec un problème pour la répartition de la TEOM, pour lesquelles je ne souhaite pas tenir compte du fait que certains logements soient vacants…

La TEOM est due même pour un logement vide, il est discutable de la refacturer aux autres locataires.

J'ai pensé inclure, dans mon tableau excel, une colonne millième pour répartir cette TEOM sur chaque logement, et procéder dans le logiciel comme pour l'eau…

Oui, vous pouvez tout à fait procéder de la sorte.

J'espère ne pas avoir été trop confuse…

Au contraire, c'est très clair !

Cordialement

Bonjour,
Encore une fois, merci pour votre réactivité et vos réponses !
Je revois donc ma copie pour ne pas facturer aux locataires la TEOM des logements inoccupés...
Par contre, je dois quand même la rentrer manuellement car les millièmes appliqués ne correspondent pas à ceux du chauffage (du fait de 3 logements en chauffage individuel dans l'immeuble).
Et là, je rencontre un petit pb sur la proratisation. En effet, quand j'ai 2 ou 3 locataires qui se suivent dans l'année, si j'additionne leurs parts de TEOM respectives obtenues, j'ai un écart avec le montant annuel, qui correspond, il me semble, à 1 journée. Cela n'est pas très important dans la pratique, car cela ne fait que quelques centimes, mais je ne comprend pas d'où cela provient, il y a surement quelque chose qui ne va pas dans mes dates, et cela m'intrigue...
exemple :
Teom du 1/1/12 au 31/12/12 100.35€
Départ du locataire A le 5/10/12 ; dernière régul. 31/12/11 ; période de régul. 1/1/12 au 5/10/12, j’obtiens 76.43€
Entrée du locataire B le 6/10/12 ; dernière régul. 5/10/12 ; période de régul. 6/10/12 au 31/12/12, 23.64€
soit 100.07€, et non 100.35...
Désolée de vous ennuyer avec ça, mais j'aimerais savoir pourquoi je ne "retombe pas sur mes pattes" !

Bonjour,

Vous avez absolument raison, il s'agit d'un problème d'arrondi que vous allons corriger dans la prochaine version.

Cordialement

:-) J'aurais du vous écrire hier, ça m'aurait évité de modifier mes dates dans tous les sens pour trouver mon erreur...!
Bon après-midi !