Provisions et arrêtés de syndic

Au menu "Charges et frais" renseignez :
  • Les provisions trimestrielles pour charges
    • Pour chaque appel de charges acquitté, créez une nouvelle charge "Provisions Trimestre x 2018", avec comme type de charge "Syndic de copropriété : Provisions pour charges".
    • Si c'est la première année que vous utilisez le logiciel, pensez à renseigner aussi les provisions pour charge versées en 2017.
    • Ces provisions couvrent :
      - Les charges de maintenance, de fonctionnement et d'administration des communs (budget prévisionnel)
      - Les petits travaux de conservation et d'entretien de l'immeuble, les études techniques, ... (hors budget prévisionnel).
    • Les cotisations au fonds de travaux, les provisions spéciales destinées à faire face à des travaux importants (ascenseur, ravalement...) ne sont pas concernées. Ces provisions sont à déclarer comme "Syndic de Copropriété : Avances, provisions et cotisations travaux".

  • Les avances de trésorerie, les provisions spéciales pour travaux et les cotisations au fonds de travaux
    • Pour chaque versement acquitté, créez une nouvelle charge "Avance provisions Travaux XYZ", avec comme type de charge "Syndic de copropriété : Avances, provisions et cotisations travaux".
    • Ces dépenses ne sont pas déductibles à la date de leur paiement. En revanche, les dépenses ayant donné lieu à ces provisions spécifiques sont déductibles à la date où elles ont été effectivement versées par le syndic de copropriété aux entreprises.
    • Pensez à déclarer séparément une ou plusieurs charges "Syndic de copropriété : Gros travaux déductibles" lorsque ces travaux sont réglés.

  • Les gros travaux déductibles
    • Cette catégorie couvre les travaux importants menés par la copropriété, par exemple : ravalement de façade, réfection de la toiture, ajout d'un ascenseur...
    • Ces travaux donnent en général lieu au versement d'avances ou de provisions spéciales, sur plusieurs années, qui ne sont pas déductibles. Ces travaux sont déductibles en totalité aux dates de paiement des entrepreneurs par le syndic, indépendamment de la date de versement des provisions. Il faut donc déclarer la totalité des paiements, sans retrancher les provisions versées.

  • L'arrêté annuel des comptes
  • Sur l'arrêté des comptes, votre syndic présente un récapitulatif annuel qui comporte en général :
    • La quote-part du propriétaire, c'est à dire le total des dépenses qui sont affectées à votre logement.
    • Les charges récupérables souvent présentées sous la forme "dont locatif". Si le syndic n'a pas fait cette répartition, il faut faire le bilan en séparant manuellement les charges récupérables des autres charges.
    • Le solde, c'est à dire votre quote-part moins les provisions que vous avez déjà versées.

    En se basant sur cet arrêté annuel, vous déclarez dans le logiciel :
    • Les charges récupérables / locative, à déclarer comme "Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives", avec comme date d’acquittement la date de l'arrêté. Pour les champs "Période du" ... "au", utilisez la date de début et la date de fin de l'exercice du syndic. Ce montant sera utilisé par le logiciel lors de la régularisation des provisions versées par le locataire.
    • Les charges déductibles ( = "quote-part" - "charges récupérables" ), à déclarer comme "Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges déductibles", avec comme date d’acquittement la date de l'arrêté.
    • Le solde, voir les explications ci-dessous.

Tableau récapitulatif des dépenses de copropriété
CatégorieFréquenceDéductible des
revenus fonciers
Provisions pour chargesTrimestrielleOui
(avec régularisation annuelle)
Avances, provisions et cotisations travauxPonctuelle
(paiement au syndic)
Non
Gros travaux déductiblesPonctuelle
(paiement du syndic aux entrepreneurs)
Oui
(en totalité sans tenir compte des provisions)
Arrêté annuel des comptesAnnuelleNon
(utilisé pour la régularisation annuelle)

Comment intégrer un éventuel solde suite à l'approbation des comptes du syndic ?
  • Vous avez versé trop de provisions
    • Si le syndic vous rembourse le solde au titre du bilan 2016 déclarez le solde avec un montant positif comme "Syndic de copropriété : Remboursement reçu du syndic" avec la date paiement en 2017. Le logiciel soustraira ce solde des provisions versées en 2017.
    • Si le syndic conserve l'excédant ne déclarez pas le solde dans le logiciel.
    • Si le syndic a imputé une provision (provision normale - montant du solde), déclarez simplement la provision imputée comme "Syndic de copropriété : Provisions pour charge" et paiement en 2017
  • Vous n'avez pas versé assez de provisions :
    • Si le syndic vous demande un versement complémentaire au titre du bilan 2016, déclarez le versement complémentaire avec un montant positif en 2017 comme "Syndic de copropriété : Versement complémentaire au syndic". Le logiciel ajoutera ce versement aux provisions versées en 2017
    • Si le syndic ne demande pas le paiement du solde, ne déclarez pas le solde dans le logiciel.
Attention : si l'arrêté des charges déductibles est supérieur aux provisions versées, la ligne "Régularisation" calculée par le logiciel sera négative (au bilan des revenus fonciers). Ce cas ne devrait pas arriver, vous avez sans doute omis de déclarer les provisions versées l'année passée.

Exercice comptable du syndic décalé (à cheval sur 2 années)
Si par exemple l'exerce du syndic va du 1er avril au 31 mars :
  • Déclarez les provisions à la date de leur paiement
  • Pour être tout à fait rigoureux, scindez manuellement les montants des arrêtés des comptes, par exemple :
    Arrêté des charges déductible du 01/04/2015 au 31/03/2016 : 400€ donc 300€ à déclarer en 2016 et 100€ à déclarer en 2017
Voir aussi les chapitres FRAIS ET CHARGES: Syndic de copropriété pour la prise en compte des charges de syndic dans les revenus fonciers.