Régularisation des charges

Le logiciel génère le bilan détaillé des charges locatives et des provisions de charges.

Le bilan indique la régularisation des charges à appliquer, en comparant les provisions pour charges versées par le locataire et les charges réelles dépensées sur la période sélectionnée. Les charges sont imputées au locataire au prorata temporis, au jour près.

Pour faire une régularisation des charges :
  1. Charges : le logiciel utilise les charges locatives déclarées au menu "Charges et frais", au prorata temporis. Seules les charges dites "locatives" sont reprises dans la régularisation, c'est à dire les catégories :
    • Charges récupérables/locatives : entretien, consommations, TEOM, autres...
    • Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives (les provisions versées au syndic ne doivent pas être prises en compte)
    Pour les propriétaires d'immeuble, les charges d'immeuble sont ventilées en fonction des millièmes de chaque appartement déclaré au menu "Locaux - Immeubles".
  2. Provisions pour charges : le logiciel utilise les provisions pour charges des loyers existants (menu "Loyers et paiements"). Au moment de la révision, il n'est donc pas nécessaire de renseigner les provisions versées par le locataire. Sauf si vous venez d'installer le logiciel : il faut alors créer rétroactivement les loyers pour l'année passée (voir le chapitre ci-dessous "Si vous venez d'installer le logiciel").
  3. Au menu "Contrats", cliquer sur l'icône de la location à régulariser.
  4. Modifier si nécessaire la période de régularisation, en cliquant sur "Modifier la période de régularisation". Par défaut, lorsque vous ajoutez un nouveau contrat, la date de dernière régularisation est la date d'entrée du locataire.
  5. Cliquer sur "Valider la régularisation". Un courrier à l'attention du locataire vous sera alors automatiquement proposé.
A savoir :
  • Régularisation en faveur du propriétaire (les provisions ne sont pas suffisantes, le locataire doit payer un complément) :
    • Un loyer "Régularisation des charges" est créé par le logiciel. Ce loyer permet de suivre le paiement du locataire.

  • Régularisation en faveur du locataire (les provisions sont trop importantes par rapport aux dépenses réelles) :
    • Le logiciel affiche alors la liste des loyers non payés : affectez le "crédit" sur un des loyers et validez. Ce crédit apparaitra alors comme un paiement sur le loyer sélectionné (avec pour origine de paiement "autre").
    • Un loyer "Régularisation des charges" est créé par le logiciel (avec montant négatif), afin de tracer la régularisation.
    • Si souhaitez rembourser le montant au locataire, ne sélectionnez aucun loyer dans la liste proposée et validez. Le logiciel crée un autre loyer appelé "Crédit suite régularisation des charges" : supprimez ce loyer après avoir effectué le remboursement. Si vous ne supprimez pas ce loyer "Crédit", il sera automatiquement utilisé en faveur du locataire lors de la prochaine régularisation des charges.

  • Le courrier de régularisation (envoyé ou non) est accessible via le "loyer Régularisation des charges" créé par le logiciel. Ce courrier est également accessible via le menu "Rapports - Documents".
Si vous venez d'installer le logiciel : il faut créer rétroactivement les loyers pour l'année passée. Pour simplifier, vous pouvez créer un loyer unique du 01/01/2017 au 31/12/2017, avec un montant du loyer nu x12 et provisions pour charges x 12. Pour ce faire, à l'onglet "Loyers et paiement" => "Ajouter un nouveau loyer", avec par exemple les valeurs suivantes :
- Local : à choisir dans la liste
- Locataire : à choisir dans la liste
- Loyer : "Loyer 2017"
- Période du: 01/01/2017
- au: 31/12/2017
- Loyer hors charges: 6000 € (=loyer mensuel nu x12)
- Charges: 600€ (=charges mensuelles x 12)
- Echéance : 31/12/2017
- Paiement reçu du locataire: 6600 €
- Paiement reçu le : 31/12/2017

Pour annuler une régularisation :
    - au menu "Loyers et paiements" :
      * Supprimer le loyer "Régularisation des charges" créé par le logiciel.
      * Dans le cas d'un report en faveur du locataire, supprimer le paiement "autre" en mettant le montant à zéro (par défaut, ce paiement est affecté à l'arriéré de loyer le plus ancien).

    - au menu "Contrats" corriger la date de dernière régularisation. Vous pouvez ensuite refaire une régularisation si vous le souhaitez.
Régularisation avec un syndic de copropriété :
Un fois par an votre syndic vous envoie l'arrêté des comptes. Cet arrêté vous permet de faire la régularisation des charges. Au menu "Charges", ajoutez une charge de type "Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives" en vous basant sur la ligne "récupérable/locative" de l'arrêté. Pour les champs "Période du" ... "au", utilisez la date de début et la date de fin de l'exercice du syndic. A retenir : tant que vous n'avez pas reçu l'arrêté du syndic, vous ne pouvez pas faire la régularisation des charges.
Pour plus de précisions sur l'enregistrement des charges de syndic, voir le chapitre Provisions et arrêtés de syndic.

Ajuster les provisions pour charges suite à une régularisation :
Si à l'issue de la régularisation, vous constatez que les provisions sont manifestement trop basses ou trop élevées, il est conseillé d'ajuster le montant des provisions. Au menu "Contrats", sélectionnez le contrat à modifier, puis ajustez le montant des provisions pour charges. Après avoir enregistré, le logiciel vous proposera de modifier les provisions des derniers loyers : cochez si nécessaire les loyers à modifier. N'oubliez pas de prévenir votre locataire de l'ajustement des provisions, en lui expliquant la démarche.

Cas des locataires n'ayant pas payé leurs loyers (et donc leurs charges) :
Lors de la régularisation des charges, le logiciel considère que les charges ont été appelées. Le logiciel ne considère pas qu'elles ont été payées. Le différentiel de charges sera ajouté ou retiré aux montants déjà dus par le locataire.
Vous pouvez rappeler au locataire que la régularisation des charges ne dispense pas de payer les loyers dus, et envoyer un courrier de relance dans la foulée.

Forfait de charges :
Pour entrer un contrat avec des charges forfaitaires : au menu "Contrats", modifiez le contrat en question, supprimez la date de "Dernière régularisation des charges" (croix rouge à droite du petit calendrier) et cochez la case "Forfait de charges". Les rappels pour la régularisation seront désactivés. Les appels et les quittances de loyer indiqueront "Forfait de charges".