Personnalisation des courriers

Les courriers générés automatiquement par le logiciel sont personnalisables selon plusieurs axes :
  • Edition du courrier avant envoi
  • Impression des coordonnées bancaires
  • Ajout d’une signature scannée
  • Ajout d’un logo
  • Taille de la police de caractères
  • Enveloppes à fenêtre
  • Papier à en-tête
  • PDF
  • Modification des modèles de courrier
La personnalisation s’applique à l’ensemble des courriers produits par le logiciel : quittances, avis, relances, ...
A noter : chaque courrier envoyé ou imprimé est archivé au menu "Rapports - Documents".

Edition du courrier avant envoi :
  • Chaque courrier généré par le logiciel apparait dans une fenêtre d’édition. Vous pouvez donc modifier manuellement le courrier avant de l’envoyer, en tapant les corrections directement dans la fenêtre.
  • Si vous voulez changer le modèle du courrier pour modifier définitivement le texte, voir le paragraphe "Modification des modèles de courrier" ci-dessous.
Impression des coordonnées bancaires :
  • Le menu "Outils - Préférences - Bailleur" permet d'indiquer vos coordonnées bancaires. Vous avez le choix entre le format européen SEPA (BIC/SWIFT et IBAN) et le format traditionnel (nom de la banque et numéro de compte). Si vous renseignez les deux formats, ils seront tous les deux imprimés sur les courriers.
  • Les coordonnées bancaires sont imprimées en entête des courriers, sous le nom du bailleur.
  • Cas particulier : si vous utilisez plusieurs comptes bancaires pour un même bailleur, il est conseillé de ne pas renseigner vos coordonnées bancaires dans le logiciel. En effet, le logiciel ne permet pas d'associer un compte par logement. Le plus simple est de remettre un RIB au locataire lors de la signature du bail.
  • A noter : les coordonnées bancaires ne sont pas imprimées pour les courriers suivants : demande d'attestation, avis de déménagement pour le fisc, attestation de location, courrier libre.
Ajout d’une signature scannée :
  • Au menu "Outils - Préférences - Logo / Signature", sélectionnez un scan de votre signature. Ce scan sera automatiquement ajouté à tous les courriers.
  • Lors de l’envoi d’un courrier par mail simple, la signature ne sera pas jointe au mail. Ceci pour des raisons de sécurité, pour éviter qu’un éventuel locataire malveillant ne récupère le fichier de votre signature et ne le réutilise. Préférez alors l’envoi du courrier en PDF par mail. La signature sera alors intégrée dans le document PDF. Même si cela n’empêche pas la réutilisation de votre signature, cela rend la manipulation plus difficile.
  • Si vous changez d’ordinateur, il faudra recharger le scan de votre signature après avoir rechargé l’archive de sauvegarde.
Ajout d’un logo :
  • Au menu "Outils - Préférences - Logo / Signature", sélectionnez votre logo. Le logo sera automatiquement ajouté à tous les courriers, dans le pavé d’en-tête.
  • Lors de l’envoi d’un courrier par mail, le logo n’est pas joint au mail. Envoyez le courrier en PDF par mail pour que votre logo apparaisse.
  • Si vous changez d’ordinateur, il faudra recharger votre logo après avoir rechargé l’archive de sauvegarde.
Taille de la police de caractères :
  • Au menu "Outils - Préférences - En-tête / Courriers", vous avez le choix entre 3 tailles de police de caractères : petit - moyen - grand. Ce réglage impacte l’affichage à l’écran et l’impression des courriers, mais n’a pas d’effet sur les PDF ou l’envoi par mail.
  • Pour maximiser la police de caractères, si la taille "grande" de la police ne suffit pas, une possibilité est de générer un PDF, puis d'imprimer le PDF en question. La police sera plus grande à l'impression. Pour les avis et les quittances, privilégiez les modèles "Encadré" et "Bloc".
  • Pour des raisons d’ergonomie, certaines parties des courriers resteront toujours en petits caractères, quel que soit le réglage choisi.
Enveloppes à fenêtre :
  • Au menu "Outils - Préférences - En-tête / Courriers", le positionnement du pavé "Destinataire" est ajustable. Utilisez les différents réglages pour ajuster l'adresse du destinataire sur la fenêtre des enveloppes.
Papier à en-tête :
  • Au menu "Outils - Préférences - En-tête / Courriers", cochez la case "Masquer le pavé Bailleur" pour utiliser du papier à en-tête.
PDF :
  • Chaque courrier peut être généré au format PDF, en cliquant sur le bouton "PDF". Enregistrez le document PDF dans vos documents, puis vous pouvez envoyer ce document par courrier électronique ou le garder pour vos archives.
Modification du titre du courrier/mail :
  • Au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages avancés", cochez "Titre courrier/mail" : le titre du courrier sera modifiable au dessus de la fenêtre d'édition de chaque courrier.
  • Le titre du courrier est utilisé :
    - Dans le sujet des mails envoyés au locataire.
    - Dans le tableau d'historique des courriers envoyés (menu "Rapports - Historique documents").
Modification des modèles de courrier :
  • Pour modifier les modèles de texte des courriers, au menu "Outils - Préférences - Réglages", cochez la case "Courriers personnalisés", puis enregistrez. Des sous menus apparaitront pour chaque type de courrier.
  • Modifiez alors le texte dans les différents sous-menus, puis cliquez sur "Enregistrer" pour conserver les modifications.
  • Pour récupérer le texte original, supprimez tout le texte de la case et enregistrez. Les cases de texte ne peuvent pas être vides.
CourrierPersonnalisation possible du modèle
Quittance3 modèles au choix et le message en bas de la quittance
Avis de loyer3 modèles au choix et le message en bas de l'avis
Reçu dépôt de garantieMessage en bas du reçu
Relance pour impayésTout le texte
Mise en demeure pour impayésTout le texte
Appel à la caution solidaireNon
Attestation de locationNon
Révision de loyerTout le texte
Régularisation des chargesTout le texte
Compte locatif / solde de tous comptesNon
Confirmation de réception du préavisNon
Avis de déménagement pour le fiscNon
Avis de déménagement pour la CAFNon
Demandes d’attestationsNon
Rappel : il est possible d'éditer tous les courriers avant impression ou envoi, même si le modèle n'est pas modifiable.