Posez vos questions sur le forum "Location Saisonnière"

FAQ - Réponse aux questions fréquentes


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Fonctionnalités du logiciel
Location Saisonnière est un logiciel destiné à la gestion d'appartements de tourisme, de gîtes, de chambres d'hôtes, de campings, d'hôtels familiaux.

Les principales fonctionnalités sont :
  • Planning visuel des réservations
  • Tarifs saisonniers
  • Génération des contrats de location
  • Moteur de réservation en ligne
  • Publication du planning sur internet
  • Facturation rapide à partir des réservations
  • Gestion de la taxe de séjour
  • Factures avec ou sans TVA
  • Nombreux rapports pour suivre votre activité

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Planning : Ajouter ou modifier un logement
Pour ajouter un nouveau logement sur le planning :
1- Cliquer sur + Ajouter un logement : une fenêtre s'ouvre.
2- Renseigner les informations relatives au logement.
3- Cliquer sur le bouton "Enregistrer".

Pour modifier un logement sur le planning :
1- Cliquer sur le nom du logement. Une fenêtre s'ouvre.
2- Renseigner les modifications
3- Cliquer sur le bouton "Enregistrer"
3bis - Ou cliquer sur le bouton "Supprimer" pour supprimer définitivement le logement. Attention, toutes les réservations associées à cet appartement seront également supprimées.


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Planning : Ajouter ou modifier une réservation
Pour ajouter une nouvelle réservation sur le planning :
1- Cliquer sur une case libre du planning. Une fenêtre s'ouvre, pour une réservation à la date choisie et pour le logement où vous avez cliqué.
2- Renseigner les informations relatives à la réservation : durée du séjour, nom et coordonnées du client, prix... Vous pouvez aussi modifier la date d'arrivée et la date de départ. Par défaut, la date d'arrivée est la date du planning sur laquelle vous avez cliqué, et la durée est de 1 nuit.
3- Cliquer sur le bouton "Enregistrer".

Pour modifier une réservation sur le planning :
1- Cliquer sur la réservation que vous souhaitez modifier. Une fenêtre s'ouvre.
2- Renseigner les modifications
3- Cliquer sur le bouton "Enregistrer"
3bis - Ou cliquer sur le bouton "Supprimer" pour supprimer définitivement la réservation. Cette dernière disparaîtra du planning.

Remarques :
  • Si vous avez créé une facture à partir de la réservation, le montant de la réservation et des arrhes doit alors être modifié directement sur la facture. Le montant de la réservation est alors automatiquement mis à jour en retour.

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    Planning : Légende du planning et des réservations
    Jusqu'à 20 statuts différents sont proposés. Par défaut, 7 statuts sont définis :
  • Indisponible : le logement n'est pas ouvert à la location sur période.
  • Option : le client a fait une demande de réservation.
  • Contrat envoyé : vous avez envoyé le contrat de location, et vous attendez son retour avec les arrhes.
  • Arrhes payées (réservation confirmée) : vous avez reçu le contrat et les arrhes.
  • Payé : la totalité du règlement est encaissée.
  • AirBnb : réservation directe via internet.
  • Booking.com : réservation directe via internet.


    • Astuces
  • Utilisez la case "Informations complémentaires" de la réservation pour tracer les échanges de courriers, la date de réception des arrhes...
  • Les "statuts de réservation" utilisés par le logiciel peuvent être changés au menu "Outils - Préférences - Planning".

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    Planning : Tarifs saisonniers
    Le logiciel calcule automatiquement le prix d'une réservation à partir de tarifs saisonniers.

    Mise en place initiale
    1. Ajouter un tarif (ex : chambre double, chambre simple...)
      Cliquer sur "+ Ajouter un tarif saisonnier" en bas à gauche du planning. Une fenêtre s'ouvre. Vous définissez alors un tarif de base. Ce tarif est utilisé lorsque qu'aucun tarif saisonnier n'est défini.

    2. Associer un ou plusieurs logements au tarif
      Lors de l'édition d'un logement, une liste déroulante propose de choisir entre les différents tarifs disponibles (sur la base des tarifs définis précédemment). Par défaut le tarif "Libre" est sélectionné : ce tarif correspond à un tarif fixe par logement.

    3. Ajouter des tarifs saisonniers (ex : haute saison, basse saison...)
      En cliquant sur le planning d'un tarif, un tarif saisonnier est ajouté : ce tarif sera utilisé pour les réservations sur cette période.
    Utilisation des tarifs saisonniers
    • Calcul du prix
      Lors de l'édition d'une réservation, le prix du séjour est automatiquement calculé en fonction des tarifs saisonniers. Le détail des calculs est présenté en survolant la petite loupe avec la souris.
      En cas de changement de tarif en cours de route, le prix des réservations existantes n'est pas mis à jour rétroactivement.

    • Réduction / offre / prix personnalisé
      Lors de l'édition d'une réservation, le prix calculé est modifiable en cochant la case "Forfait" du formulaire de réservation. Définissez alors le prix forfaitaire à appliquer à la réservation.
      Alternativement, le prix journalier est modifiable librement.

    • Factures
      Le détail des tarifs utilisés est présenté sur la facture. Pour masquer les tarifs, cochez la case "Forfait" du formulaire de réservation (avant la création de la facture).

    • Réservation groupée
      Le prix total additionne les tarifs de tous les logements.

    • Tarif à la semaine
      Un tarif optionnel à la semaine est proposé pour les séjours de 7 jours et plus. Si le séjour dépasse une semaine, le logiciel calcule un prorata du tarif à la semaine (le tarif journalier n'est pas utilisé). Par exemple pour un séjour de 10 jours avec un tarif journalier à 200€ et un tarif semaine à 700€, le logiciel calcule 700 + (700 / 7 x 3) = 1000€. Si aucun tarif à la semaine n'est défini, le logiciel utilise toujours le tarif journalier.

    • Tarif week-end
      Un tarif optionnel est proposé pour les nuits du vendredi soir et du samedi soir.

    • Réservation à cheval sur plusieurs tarifs saisonniers
      Le logiciel utilise le tarif défini jour par jour, en suivant les périodes tarifaires successives. Si deux tarifs saisonniers sont définis pour une même période, le tarif le plus cher est retenu (exemple : une période "très haute saison" est superposée à une période "haute saison"). Vous pouvez voir le détail du calcul en survolant la petite loupe avec la souris.

    • Voyageurs supplémentaires
      Un supplément par voyageur supplémentaire est proposé. Ce supplément est appliqué au delà du nombre de voyageurs défini par le tarif. Le nombre de voyageurs est l'addition des voyageurs Adultes et Enfants. Les voyageurs "Autres" ne sont pas pris en compte.

    • Frais forfaitaires (ex : ménage de sortie...)
      Les frais forfaitaires sont appliqués une seule fois, quels que soient la durée du séjour et le nombre de voyageurs. Pour définir des frais forfaitaires, commencez par créer une option au menu "Outils - Préférences - Options / Taxe de séjour", puis sélectionnez cette option dans la liste déroulante lorsque vous définissez un tarif.

    • Taxe de séjour
      La taxe de séjour peut être ajoutée dans le calcul du prix du séjour, en fonction du nombre d'adultes et de la durée. Commencez par créer une taxe de séjour au menu "Outils - Préférences - Options / Taxe de séjour", puis sélectionnez cette taxe dans la liste déroulante lorsque vous définissez un tarif.

    • Durée minimum du séjour
      La durée minimum des séjours est définie globalement au menu "Outils - Préférences - Planning". Cette durée est modulable via les tarifs saisonniers : si une durée minimum "saisonnière" est définie, elle sera utilisée à la place du réglage global. Dans le cas d'un réglage saisonnier, la durée minimum concerne la partie du séjour sur la période en question. Par exemple, en définissant une durée minimum de 3 jours pour le pont du 07 au 10 mai, une réservation du 07 au 10 sera acceptée, mais pas une réservation du 06 au 09.


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    Planning : Réduction

    Le logiciel propose deux types de réduction :

    • Réduction manuelle : la réduction est appliquée au cas par cas, en fonction du pourcentage de réduction saisi sur le formulaire de réservation.
    • Réduction automatique en fonction de la durée du séjour : la réduction est automatiquement appliquée en fonction de la durée du séjour et de vos paramètres.

    Les réductions sont calculées sur la base du tarif du séjour, hors options et hors taxe de séjour. Il est possible de cumuler les 2 types de réduction, sauf si vous utilisez les tarifs saisonniers avec options ou taxe de séjour incluse.

    Les réductions s'appliquent au moment de la réservation. Si vous créez une facture sans passer par une réservation, les réductions ne sont pas appliquées.

    Les réductions ne sont indiquées ni sur le contrat, ni sur la facture. Si vous souhaitez mentionner la réduction appliquée, il faut ajouter une mention manuelle sur le contrat ou la facture.

    Réduction manuelle

    Au menu "Outils - Préférences", onglet "Réduction", cochez "Ajouter un champ de réduction en pourcentage dans les réservations" et enregistrez.

    Au menu "Planning" lorsque vous éditez une réservation, le champ "Réduction" permet d'indiquer le pourcentage de réduction que vous souhaitez appliquer. Le prix du séjour sera automatiquement mis à jour en fonction de la réduction saisie.

    Réduction automatique selon la durée du séjour

    Au menu "Outils - Préférences", onglet "Réduction", au paragraphe " Réduction automatique selon la durée du séjour", entrez le pourcentage de réduction en fonction du nombre de nuitées et enregistrez.

    Il n'est pas nécessaire de compléter les réductions pour chaque durée de séjour. Par exemple, si vous saisissez une réduction de 10% pour un séjour de 3 nuitées, et que vous laissez les autres cases à 0%, la réduction de 10% sera appliquée pour tous les séjours de 3 nuitées et plus.

    Il est possible de paramétrer des réductions différentes pour des durées allant de 2 à 120 nuitées.

    Les réductions sont appliquées automatiquement sur toutes les réservations, en fonction de la durée du séjour. Les réductions s'appliquent à l'ensemble des nuitées.

    Par exemple pour un tarif journalier de 100 € avec une réduction de 10% pour un séjour de 3 nuitées, le tarif sera de 100 * 3 * (100% - 10%) = 270 €.

    Remarques :

    • Il est possible de désactiver les réductions pour certaines périodes tarifaires (par exemple en très haute saison). Si ce n'est pas déjà fait, paramétrez les tarifs saisonniers, puis cliquez sur la période tarifaire et cochez la case " Désactiver les réductions" puis enregistrez.
    • Pour les séjours d'une semaine et plus, si un tarif à la semaine défini au niveau du tarif saisonnier ou du logement, le tarif semaine sera utilisé en priorité, sans application de la réduction en pourcentage.

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    Planning : Réservation groupée
    Une réservation groupée rassemble plusieurs logements sur une même réservation avec des dates communes. Cela évite de créer plusieurs réservations individuelles pour un groupe qui occupe plusieurs logements. Pour créer une réservation groupée :
    1- Commencer par ajouter une réservation simple (sur un seul logement).
    2- Dans le formulaire de réservation, cliquer sur "Réservation groupée". La liste de tous les logements s'affiche dans le formulaire de réservation.
    3- Sélectionner les logements concernés par la réservation groupée.
    4- Préciser les dates et le nombre de personnes pour l'ensemble de la réservation et enregistrer.

    A noter:
  • Une facture unique est créée pour une réservation groupée.
  • Pour sortir un logement en particulier d'une réservation groupée, décocher le champ "Réservation groupée". Les dates de la réservation de ce logement sont alors modifiables indépendamment de la réservation groupée.

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    Planning : Réservations en doublon (surréservation)
    Le logiciel autorise les surréservations : 2 réservations à la même période sur un même appartement. Cela vous permet d'avoir plusieurs réservations en parallèle, en attendant par exemple une confirmation qui tarde à venir. N'oubliez pas de supprimer les réservations qui ne sont pas confirmées, afin de ne pas vous retrouver avec 2 locataires en même temps sur le même hébergement !

    Pour créer une surréservation, cliquer sur une case libre qui correspond à une date proche de la réservation, puis, lorsque la fenêtre de réservation s'ouvre, modifiez la date ou la durée de réservation. La ligne de l'hébergement avec une surréservation est alors doublée en hauteur, afin de montrer les deux réservations en parallèle. Vous pouvez ajouter autant de surréservations que vous voulez.

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    Planning : Changer le mois d'affichage du planning
    Au démarrage, le planning affiche le mois actuel et le mois suivant. Pour changer le mois d'affichage et naviguer dans le planning, utilisez les flèches en haut du planning :

    Le planning peut afficher jusqu'à 12 mois à l'écran : à régler au menu "Outils - Préférences - Planning".

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    Planning : Zoomer ou dézoomer sur le planning
    Pour changer le niveau de zoom, cliquer sur la loupe en haut à droite de l'écran.
    Pour zoomer plus finement, utiliser la combinaison : touche CTRL + molette de la souris vers le haut. Pour dézoomer plus finement, utiliser la combinaison : touche CTRL + molette de la souris vers le bas.

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    Export de la liste des clients
    Au menu "Rapports - Réservations", un export de la liste des clients est proposé en bas de la page. Cet export comprend les noms, adresses, email et informations de contacts pour les clients ayant fait au moins une réservation dans l'année. Il est possible de filtrer par logement ou par statut de réservation.

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    Contrats de location saisonnière
    Le logiciel propose un générateur de contrats de location saisonnière :
    1. Depuis le formulaire de réservation, cliquez sur "Contrat" en haut ou en bas du formulaire : un contrat de location est automatiquement généré sur la base des informations de la réservation.
    2. Si nécessaire, apportez des modifications directement dans le contrat, puis imprimez ou générez un PDF.
    3. Le contrat et vos modifications sont enregistrés dans le dossier, vous pourrez ensuite y revenir en cliquant à nouveau sur "Contrat". Si vous avez modifié la réservation entre temps, cliquez sur "Regénérer" pour que le contrat prenne en compte vos dernières modifications.
    4. Optionnellement, un état descriptif est annexé automatiquement à chaque contrat. Pour ce faire, lors de l'édition d'un logement, cochez "Etat descriptif : Informations pour la génération des contrats", puis indiquez le montant du dépôt de garantie ainsi que l'état descriptif contractuel.
    5. Pour les réservations groupées, un contrat unique est généré. Ce contrat reprend le montant global de la réservation, additionne l'ensemble des dépôts de garantie et annexe successivement l'état descriptif de chaque logement.
    Personnalisation des contrats (menu "Outils - Préférences - Contrat")
    • Calcul des arrhes : plusieurs modes sont disponibles "Manuel" (arrhes à renseigner dans le formulaire de réservation), "Montant fixe" (commun à toutes les réservations) ou "Pourcentage du séjour" (calculé automatiquement). Si le montant des arrhes est nul, les arrhes ne sont pas mentionnées dans les conditions particulières.
    • Nombre de nuitées : ajout d'une ligne avec le nombre de nuitées.
    • Nombre de personnes : ajout d'une ligne par type de voyageurs Adultes, Enfants, Autres.
    • Adresse de la réservation : choisissez entre l'adresse propre à chaque logement et l'adresse de facturation (c'est à dire la même pour tous les logements). Le nom du logement peut être ajouté avant l'adresse.
    • Solde : ajout d'une ligne avec le solde à payer (= montant de la réservation - arrhes) et les termes de paiement du solde (ex : date limite). Les options ne sont pas prises en compte dans de solde.
    • Options : ajout d'une ligne par option et ajout du montant total des options. Si une option a une quantité à 0, le montant total n'est pas imprimé (utile par exemple pour indiquer le prix des options sans engagement ferme).
    • Calcul du dépôt de garantie : plusieurs modes sont disponibles "Ne pas afficher le dépôt de garantie" dans les conditions particulières, "Montant défini par logement" (dans le formulaire d'édition des logements), "Pourcentage du séjour" (calculé automatiquement), "Montant fixe" (commun à toutes les réservations) ou "Manuel" (à renseigner dans le formulaire de réservation). Si le montant du dépôt de garantie est nul, ce montant n'est pas mentionné dans les conditions particulières. Le libellé du dépôt de garantie est personnalisable (ex : caution).
    • Champ libre : une case "Message contrat" est ajoutée dans chaque formulaire de réservation. Cette case est imprimée dans les conditions particulières. Utile par exemple pour préciser une heure d'arrivée particulière, un accord spécifique passé avec le client...
    • Conditions particulières génériques : paragraphe générique imprimé dans les conditions particulières. Utile par exemple pour préciser les heures d'arrivée / départ, une information importante valable pour tous les clients...
    • Annexes : paragraphe pour décrire les éventuelles annexes attachées au contrat.
    • Conditions générales : conditions générales ajoutées automatiquement à la fin du contrat.
    Logo et signature scannée
    Au menu "Outils - Préférences - Logo / Signature" ajoutez les images du logo et de la signature, puis sélectionnez l'affichage du logo (facture et/ou contrat). La signature est automatiquement ajoutée à la fin des conditions particulières. Pour ajouter la signature à la fin des conditions générales, cliquez sur le bouton "Ajouter les signatures" juste au dessus des conditions générales (à faire après l'ajout de votre signature scannée).

    Information importante : le modèle de contrat est uniquement fourni à titre d'exemple et ne remplace aucunement un avis juridique ou une assistance professionnelle. Aucune responsabilité juridique ou autre n’est acceptée par l'éditeur du logiciel.

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    Facture : Le tableau des factures
    Le tableau des factures est accessible au menu "Factures".
    A noter : une facture est soit créée directement à partir d'une réservation (voir le chapitre suivant : créer une facture pré-remplie), soit à partir d'un modèle de facture vierge.

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    Facture : Créer une facture pré-remplie
    A partir d'une réservation du planning, cliquez sur le bouton "Facture". Le logiciel créera directement une facture pré-remplie avec les informations de la réservation.

    Un formulaire s'ouvre avec les informations de facturation ; vérifiez et complétez les informations, puis cliquez sur "Enregistrer".

    Remarques :
  • Si la facture a déjà été créée, lorsque vous cliquez sur le bouton "Facture" de la réservation, vous serez redirigé vers la facture existante.
  • Vous pouvez aussi partir d'une facture vierge en cliquant sur "Facture vierge" à l'onglet Facture.
  • Si vous supprimez la réservation, la facture n'est pas supprimée automatiquement. Il faut la supprimer au menu "Factures".
  • Pensez à renseigner le menu "Outils - Préférences - Facturation" pour compléter les mentions de facturation.
  • Si vous avez créé une facture à partir de la réservation, le montant de la réservation et des arrhes doit alors être modifié directement sur la facture. Le montant de la réservation est alors automatiquement mis à jour en retour.

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    Facture : Enregistrer un paiement
    Lorsqu'un client règle une facture, allez sur le formulaire de modification de facture (onglet Facture, cliquez sur "Modifier"), et indiquez le montant et la date du paiement.


    Astuce : si le client a règlé la totalité de la facture, renseignez simplement la date de paiement, le logiciel remplira automatiquement le montant du paiement. L'inverse fonctionne aussi !

    Remarques :
  • La date de paiement est importante, l'imposition des revenus s'appuie sur cette date pour les régimes fiscaux simplifiés. C'est cette date qui est utilisée pour les bilans mensuels et annuels des paiements.
  • Après avoir renseigné la date de paiement, la réservation passera automatiquement au statut 5 (statut libellé "Payé" par défaut). Ce comportement est désactivable.
  • Pour retrouver rapidement les factures en attente de paiement faites un tri sur la colonne "Date paiem.". Les factures non payées n'ont pas de date de paiement. Elles apparaitront groupées.

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    Facture : TVA
    Le logiciel permet de générer des factures avec TVA :
    • Par défaut, la TVA est désactivée pour les factures. Pour activer la TVA, au menu "Outils - Préférences", onglet "Facturation", décochez la case "Ne pas utiliser la TVA".
    • La TVA est également activable ou désactivable au niveau de chaque facture (case "Sans TVA").
    • Le taux de TVA par défaut est paramétrable au menu "Outils - Préférences - Facturation". Si nécessaire, vous pouvez modifier le taux de TVA directement dans la facture.
    • A noter : la taxe de séjour dite "au réel" n'est pas soumise à la TVA.
    Important : le logiciel n'est pas certifié NF 525. Si vous êtes soumis à la TVA, il ne faut pas activer le réglage "Suivi des règlements", car le suivi des règlements nécessite cette certification. A noter : une tolérance administrative dispense les assujettis dont l'intégralité des paiements est réalisée avec l'intermédiation directe d’un établissement de crédit (une banque), auprès duquel l’administration peut exercer son droit de communication. Si vous recevez des règlements en espèces, cette tolérance ne s'applique donc pas.

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    Facture : Taxe de séjour
    Le logiciel permet de facturer la taxe de séjour à vos hôtes. Un rapport mensuel est proposé pour faciliter votre déclaration.

    Taxe de séjour fixe unique
    Ce paragraphe concerne les loueurs qui n'ont qu'une seule de taxe de séjour (montant fixe), pour toutes les locations. C'est le cas le plus simple.
    • Au menu "Outils - Préférences - Options / Taxe séjour", renseignez le montant de la taxe à la rubrique "Taxe de séjour fixe".
    • Quand vous créez une facture à partir d'une réservation, la taxe de séjour est automatiquement ajoutée à la facture, sur la base du nombre d'adultes de la réservation. Une ligne d'exonération à 0 est ajoutée pour les enfants. Les voyageurs "Autres" ne sont pas pris en compte.
    Taxe de séjour au pourcentage
    Depuis le 1er janvier 2019, les locations non classées peuvent être soumises à une taxe de séjour comprise entre 1 % et 5 % du coût par personne de la nuitée. Le logiciel calcule automatiquement cette taxe de séjour :
    • Au menu "Outils - Préférences - Options / Taxe séjour", à la rubrique "Taxe de séjour variable ", indiquez le pourcentage de la taxe départementale (0% ou 10%) et le pourcentage de la taxe régionale (entre 0% et 34%).
    • Toujours à la rubrique "Taxe de séjour variable ", ajoutez une option désignée par exemple "Taxe de séjour 3%".
    • Au champ "Catégorie", choisissez la catégorie "Taxe de séjour".
    • Au champ "Quantité", choisissez le pourcentage (de 1% à 5%) dans la liste déroulante. Si la location est soumise à la taxe départementale additionnelle de 10% et/ou à la taxe régionale, choisissez le pourcentage suivi de "+ taxe dép.+ taxe rég." (même si la taxe régionale est à 0%).
    • Au champ "PU TTC", sous "Plafond", indiquez le plafond pour la taxe au pourcentage. Le pourcentage et le plafond vous sont communiqués par votre commune.
    • Laissez le champ "TVA" à 0.
    • Si vous souhaitez que cette taxe soit ajoutée automatiquement sur toutes les réservations, cochez "Auto résa". Alternativement, pour que cette taxe soit ajoutée automatiquement sur toutes les factures, cochez "Auto fact".
    • Si vous utilisez les tarifs saisonniers, il est possible d'inclure la taxe de séjour dans le tarif : le tarif calculé comprendra automatiquement le montant de la taxe en fonction nombre d'adultes. Pour cela, modifiez le tarif et au champ "Taxe de séjour/ Frais forfaitaires", sélectionnez la taxe de séjour.
    La taxe de séjour au pourcentage est calculée de manière suivante :
    1. Taxe de séjour unitaire par adulte = ( Tarif journalier séjour HT ) / ( Nombre adultes + enfants ) x Pourcentage (1% à 5%)
    2. Si le montant calculé est supérieur au plafond, la taxe est limitée au plafond.
    3. Si le département impose une taxe additionnelle, le montant de la taxe unitaire après plafond est majoré de 10% (en fonction du pourcentage que vous avez renseigné). Même chose pour la taxe régionale.
    4. Taxe de séjour totale = ( Taxe de séjour unitaire par adulte ) x ( Nombre adultes ) x ( Nombre de nuitées )
    5. Exemple de calcul de la taxe de séjour : taxe de séjour à 5% avec un plafond à 2,30€ pour un séjour de 3 jours pour 2 adultes et 2 enfants facturé 432€TTC => prix journalier HT = (432 - 72)/3 = 120 => prix journalier par personne = 120 / (2 adultes + 2 enfants) = 30 => taxe unitaire = 30 x 5% = 1,50€ => le plafond de 2,30€ ne s'applique pas => taxe totale = 1,50 x 2 adultes x 3 nuits = 9€
    Bon à savoir :
    - Seul le montant du séjour HT est pris en compte dans la base de calcul. Les services éventuels (repas, boissons, ménage...) et la TVA sont à retirer de la base de calcul.
    - Les enfants sont pris en compte pour déterminer le prix journalier du séjour, mais ensuite les enfants ne comptent pas pour la facturation de la taxe.

    Plusieurs taxes de séjour
    Ce paragraphe concerne les loueurs soumis à plusieurs taxes de séjour, par exemple pour des locations sur des communes différentes et pour des locations avec des classements différents.
    • Au menu "Outils - Préférences - Options / Taxe séjour", à la rubrique "Taxe de séjour variable ", ajoutez une option par taxe.
    • Taxe fixe (barème par catégorie d'hébergement) : au champ "Quantité" sélectionnez "Barème", puis au champ "PUTTC" indiquez le montant unitaire de la taxe.
    • Taxe au pourcentage : au champ "Quantité" sélectionnez le pourcentage, puis au champ "PUTTC / Plafond" indiquez le plafond unitaire.
    • Laissez le champ "TVA" à 0, ne cochez ni "Résa auto" ni "Fact auto".
    • Ensuite, vous pouvez facturer la taxe de plusieurs manières :
      • Dans les tarifs saisonniers, au champ "Taxe de séjour/ Frais forfaitaires" : la taxe sera ajoutée automatiquement au prix du séjour.
      • Lorsque vous éditez une réservation, en ajoutant une "option" en bas du formulaire.
      • Lorsque vous éditez une facture, en utilisant la liste déroulante "--Ajout rapide--".
    • Important : pour éviter des doublons de taxe de séjour dans les factures, laissez à 0 le montant de la taxe fixe au menu "Outils - Préférences - Options / Taxe séjour", à la rubrique "Taxe de séjour fixe".
    Rapport - Taxe de séjour
    Le logiciel édite un rapport mensuel des taxes de séjour au menu "Rapports - Taxe de séjour". Ce rapport est basé sur les factures émises. Par défaut, la date de paiement sert de référence. Si vous facturez plusieurs taxes de séjour, séparez les différentes taxes avec le menu déroulant "Taxes".

    Bon à savoir
    • La taxe de séjour est basée sur le nombre de nuits et sur le nombre de personnes. La taxe de séjour est uniquement appliquée aux adultes. Les enfants sont exonérés de la taxe de séjour.
    • Au menu "Outils - Préférences - Rapports", il est impératif que la catégorie 3 soit égale à "Taxe de séjour" (réglage par défaut).
    • Dans les factures, la taxe de séjour n'est incluse ni dans le montant HT, ni dans le montant de la TVA. La taxe de séjour est incluse dans le montant total ou le montant TTC.

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    Facture : Utiliser les catégories
    Les catégories permettent une décomposition par poste des différentes factures. Vous pourrez par exemple décomposer l'ensemble des factures en séjour, repas, boisson, taxe de séjour... afin d'analyser vos revenus. Le rapport par catégorie est disponible au menu "Rapports - Catégories".

    Lorsque vous éditez une facture, choisissez une catégorie pour chaque ligne :


    Pour paramétrer les catégories, au menu "Outils - Préférences - Rapports", définissez vos catégories :
  • La catégorie 1 "-" est utilisée par défaut.
  • La catégorie 2 (nommée "Séjour" par défaut) est utilisée lors de la création d'une facture depuis une réservation.
  • La catégorie 3 (nommée "Taxe séjour" par défaut) est utilisée pour les taxes de séjour, le cas échéant.
    • A noter : les catégories n'apparaissent pas sur les factures destinées aux clients.

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    Facture : Options, services et articles prédéfinis
    Certaines lignes reviennent fréquemment dans vos contrats et vos factures ? Ménage de fin de séjour, repas, boissons... Pour ajouter rapidement ces lignes à vos documents :
    • Au menu "Outils - Préférences - Options / Taxe de séjour", ajouter des lignes prédéfinies : référence, catégorie, désignation, prix unitaire, quantité, taux de TVA.
    • Lorsque vous éditez une réservation, le menu déroulant "Options" enregistre les options retenues ou proposées. Ces options seront automatiquement transférées sur la facture, si la quantité n'est pas à 0. Optionnellement, ces options sont transférables sur le contrat de location.
    • Lorsque vous éditez une facture, le menu déroulant "--Ajout rapide--" (sous les lignes de détail de la facture) ajoute une option prédéfinie. Si nécessaire, ajustez la quantité ou les autres paramètres.
    • Pour ajouter automatiquement des options à toutes les réservations/contrats et/ou à toutes les factures, au menu "Outils - Préférences - Options / Taxe de séjour" cochez la case "Auto" des lignes à ajouter automatiquement.

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    Facture : Dupliquer une facture
    Pour les factures répétitives, vous pouvez dupliquer des factures existantes : toutes les informations (nom, adresse du client, désignations, quantités, prix...) seront copiées vers une nouvelle facture, avec la date du jour. Modifiez les informations nécessaires et enregistrez : votre nouvelle facture est prête !

    Cette fonction est utile pour des prestations récurrentes, ou pour un client qui prend des prestations supplémentaires après émission de la facture.

    La fonction "Dupliquer" est disponible depuis le formulaire de modification des factures ou lors de la visualisation des factures :


    N'oubliez pas que vous pouvez aussi créer directement une facture pré-remplie depuis le formulaire de réservation.

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    Facture : Arrhes ou acompte ?
  • Arrhes : le client peut annuler sa réservation après versement des arrhes et le montant des arrhes vous reste acquis.
  • Acompte : le client et le vendeur perdent leur possibilité de dédit après le versement d'un acompte. C'est donc un engagement plus fort que les arrhes.

    • Le choix entre Arrhes ou Acompte se fait au menu "Outils - Préférences - Facturation". Les arrhes sont utilisées par défaut.

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    Facture, note, reçu ou quittance ?
    En résumé, la "note" est une version simplifiée de la facture. Le logiciel réunit tous les éléments nécessaires pour générer des factures et a fortiori des notes. La facture n'est obligatoire que pour les clients professionnels.

    Si vous exercez une activité en nom propre, optez pour "Reçu" ou "Quittance". Attention toutefois si vous choisissez l'intitulé "Quittance", une quittance implique que le client ait réglé la totalité du montant.

    L'intitulé est modifiable au menu "Outils - Préférences - Facturation" : choisissez entre "Facture", "Note", "Reçu" et "Quittance".

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    Suivi des règlements
    Le logiciel permet de suivre le règlement des factures. Pour cela au menu "Outils - Préférences", onglet "Facturation", cochez les cases "Suivi des règlements" et "Modes de règlement". Au menu "Factures", pour chaque facture, indiquez le montant, la date et le mode de règlement de chaque encaissement.

    Le logiciel produit un rapport sur les modes de règlement utilisés par vos clients : chèque, espèces, virement, carte bancaire... Ce rapport est utile pour la tenue de vos comptes et pour les rapprochements bancaires. La démarche d'utilisation est la suivante :
    1. Au menu "Outils - Préférences", onglet "Facturation", cochez la case "Modes de règlement".
    2. Optionnellement, au menu "Outils - Préférences - Rapports", personnalisez les modes de règlement.
    3. Sur chaque facture, indiquez le mode de règlement utilisé.
    4. Au menu "Rapports - Modes de règlement", le rapport mensuel des règlements est présenté ; un export est disponible.
    Remarques :
    • Important : le logiciel n'est pas certifié NF 525. Si vous êtes soumis à la TVA, il ne faut pas activer ces réglages.
    • Le rapport prend comme référence les dates des règlements, indépendamment de la date des factures.

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    Facture : Exemples de mentions légales
    Les mentions légales à porter sur les factures sont gérées par le logiciel : identité et adresse du vendeur, identité et adresse de l'acheteur, numéro et date de facture, désignation des produits et des quantités, prix HT et TTC... Les autres mentions dépendent de votre structure juridique, en voici quelques exemples :

    Activité en nom propre (pas de structure juridique)
    Mentions légalesAucune
    RèglementCoordonnées bancaires:
    Banque : xxxxx Guichet : xxxxx Compte : xxxxxxxxxxx Clé : xx
    Conditions de facturationAucune
    Les particuliers ne pouvant émettre de facture, choisissez l'intitulé "Reçu" au lieu de "Facture" dans les préférences.

    Auto-Entrepreneur, Entreprise Individuelle
    Mentions légalesSIRET : xxx xxx xxx xxxxx
    Code APE : xxx x
    RèglementCoordonnées bancaires:
    Banque : xxxxx Guichet : xxxxx Compte : xxxxxxxxxxx Clé : xx
    Conditions de facturationTVA non applicable ou exonérée, article 293 B du CGI.
    Paiement comptant à réception de la facture.


    Associations
    Mentions légalesSIRET : xxx xxx xxx xxxxx
    Code APE : xxx x
    RèglementCoordonnées bancaires:
    Banque : xxxxx Guichet : xxxxx Compte : xxxxxxxxxxx Clé : xx
    Conditions de facturationTVA non applicable ou exonérée, article 293 B du CGI.
    ou TVA non applicable ou exonérée, article 261-7-1 B du CGI (opérations à caractère social ou philanthropique).
    ou Association exonérée des impôts commerciaux.
    Paiement comptant à réception de la facture.


    EURL, SARL
    Retirez la mention "TVA non applicable..." si vous êtes soumis à la TVA.

    Mentions légalesSIRET : xxx xxx xxx xxxxx
    Code APE : xxx x
    N° TVA : xx xxx xxx xxx xxx
    EURL, SARL au capital de xx xxx €
    Ville du siège social
    RCS de (ville du greffe d’immatriculation)
    RèglementCoordonnées bancaires:
    Banque : xxxxx Guichet : xxxxx Compte : xxxxxxxxxxx Clé : xx
    Conditions de facturationTVA non applicable ou exonérée, article 293 B du CGI.
    Paiement comptant à réception de la facture.



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    Régime du bénéfice réel
    Si votre entreprise est soumise au régime du bénéfice réel simplifié ou normal, notez que le logiciel ne gère pas la comptabilité, ni la génération du bilan ou du compte de résultat. Il est donc recommandé d'utiliser en parallèle un logiciel de comptabilité.
    L'export Excel des factures (menu "Rapports - Facturation") peut vous aider à transférer les factures vers votre logiciel de comptabilité.

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    Option Multi-Propriétaires
    L'option multi-propriétaires est destinée aux gérants de locations saisonnières. Elle permet :
    • De gérer les plannings globalement et par propriétaire.
    • D'émettre les factures au nom de chaque propriétaire ou au nom du gérant.
    • De générer les contrats au nom de chaque propriétaire ou au nom du gérant.
    • D'avoir une vision des revenus globalement et par propriétaire.
    Cliquer ici pour souscrire à l'option multi-propriétaires.

    Ajouter/supprimer un propriétaire :
    • Pour ajouter un propriétaire : au menu "Outils - Préférences - Propriétaire/Facturat." cliquez sur "Ajouter un propriétaire", complétez les informations relatives à ce propriétaire et enregistrez.
    • Pour supprimer un propriétaire : au menu "Outils - Préférences - Propriétaire/Facturat.", sélectionnez le propriétaire à supprimer et cliquez sur "Supprimer propriétaire". Attention, toutes les réservations et les factures relatives à ce propriétaire seront supprimées.
    Emission des factures et des contrats :
    • Par défaut, les factures et les contrats sont émis au nom du propriétaire du logement.
    • Pour émettre tous les documents au nom du gérant : ajouter un "propriétaire" avec les coordonnées du gérant et au menu "Outils - Préférences - Propriétaire/Facturat." cochez "Emettre toutes les factures et tous les contrats au nom de ce propriétaire".

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    Logiciel à télécharger / Logiciel en ligne / Tablettes et téléphones

    Logiciel en ligne
    Avec la version en ligne, vous accédez à vos données depuis vos ordinateurs, tablettes (iPad et Android) et smartphones (iPhone et Android), via un navigateur internet et votre mot de passe. Il n'y a aucune "app" à télécharger.

    La version en ligne est utilisable en simultané par plusieurs utilisateurs. C'est la solution idéale pour travailler à plusieurs sur vos locations. Le logiciel en ligne est identique au logiciel à télécharger, mais il est hébergé sur notre serveur sécurisé.

    Pour utiliser la version en ligne, il faut souscrire l'option "logiciel en ligne".

    Si vous utilisez déjà le logiciel en téléchargement, vous pourrez transférer vos données.

    Logiciel à télécharger
    Le logiciel est installé sur votre ordinateur, Windows ou Macintosh. Vous pouvez travailler sans accès à internet.

    Pour utiliser la version à télécharger, téléchargez le logiciel, lancez l'installation et suivez les instructions.


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    Envoi par email des contrats et des factures
    Les contrats et les factures peuvent être envoyés par courrier électronique directement depuis le logiciel.

    L'envoi par mail nécessite :
    • D'avoir renseigné l'email du client au champ "Email" (éventuellement plusieurs adresses séparées d'une virgule)
    • D'avoir renseigné votre propre email au menu "Outils - Préférences", onglet "Facturation", champ "Email" (une seule adresse email)
    • De posséder un abonnement en cours de validité
    Pour envoyer un contrat ou une facture par mail
    1. Editez le contrat ou la facture à envoyer.
    2. Un bouton "Email" apparaît à côté du bouton "Imprimer".
    3. En cliquant sur le bouton "Email", le sujet et le message du mail s'affichent. Vous pouvez les modifier avant l'envoi.
    4. Cliquez sur le bouton "Envoyer par mail".
    5. La facture ou le contrat sont attachés au mail au format PDF. Chaque mail sera envoyé en double : l'original pour le client, vous en copie.
    6. Un message vous indique si le mail a bien été envoyé
    En cas de problème avec l'envoi par email

    Si malgré avoir suivi ces recommandations l'envoi par email ne fonctionne pas, il y a plusieurs éventualités :
    • Il arrive que ces mails soient classés automatiquement dans les spams. Pensez à vérifier votre répertoire "spam/indésirables" et demandez à votre client de faire de même. Ajoutez l'adresse "courrier@immobilierloyer.com" à la liste blanche/verte de votre service de messagerie et demandez à votre client de faire de même.
    • Votre antivirus / pare-feu bloque l'accès du logiciel à internet : pour vérifier, désactivez temporairement l'anti-virus et faites un essai d'envoi.
    • L'adresse email de votre locataire (ou la vôtre) est invalide : dans ce cas, le message "Erreur lors de l'envoi..." apparaît après avoir cliqué sur "Envoyer par email".
    Sujet et message de l'email

    Il est possible de modifier le sujet et le message avant envoi, après avoir cliqué sur le bouton "Email".

    Pour les factures, le message par défaut de l'email est paramétrable au menu "Outils - Préférences", onglet "Facturation", champ "Email d'envoi de la facture".

    Pour les contrats, le message par défaut de l'email est paramétrable au menu "Outils - Préférences", onglet "Contrat", champ "Email d'envoi du contrat".

    Le sujet par défaut n'est pas paramétrable.


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    Mise à jour du logiciel
    Ce chapitre s'applique uniquement à la version "en téléchargement" du logiciel. Pour la version en ligne, les mises à jour sont automatiques.
    Les mises à jour sont automatiques lorsque vous avez un abonnement : le logiciel vérifie les mises à jour au lancement et vous propose leur installation.

    Une procédure manuelle est également disponible pour mettre à jour le logiciel :
    1- Important ! Commencer par faire une archive de sauvegarde avant la mise à jour : au menu "Outils - Archive de sauvegarde" : créer une archive de sauvegarde sur votre "Bureau"
    2- Télécharger et installer la dernière version du logiciel depuis notre site Web (l'installation de la dernière version supprimera automatiquement l'ancienne version).
    3- Au menu "Outils - Archive de sauvegarde": restaurer l'archive de sauvegarde réalisée à l'étape 1

    Votre abonnement sera automatiquement transféré vers la nouvelle version.

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    Transférer le logiciel vers un autre ordinateur
    Ce chapitre s'applique uniquement à la version "en téléchargement" du logiciel.
    Sur l'ancien ordinateur :
    1- Menu "Outils - Archive de sauvegarde" : créer une archive de sauvegarde sur une clé USB.

    Sur le nouvel ordinateur :
    2- Télécharger et installer la dernière version du logiciel depuis notre site Web.
    3- Menu "Outils - Archive de sauvegarde" : avec la clé USB restaurer l'archive de sauvegarde réalisée à l'étape 1.
    4- Logo / signature scannée : le cas échéant charger à nouveau les images au menu "Outils - Préférences - Logo/ Signature".

    Votre abonnement sera automatiquement transféré vers votre nouvel ordinateur.

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    Sauvegarder vos données
    Ce chapitre s'applique uniquement à la version "en téléchargement" du logiciel.
    Il est conseillé d'activer la sauvegarde internet, au menu "Outils - Préférences - Sauvegarde internet" : une sauvegarde de vos données sera réalisée toutes les 30 minutes sur notre serveur sécurisé. Pour des raisons de confidentialité, la sauvegarde internet est désactivée par défaut.

    En cas d'incident majeur (perte du disque dur, virus...) ou de changement d'ordinateur, le rechargement d'une archive permet de récupérer l'ensemble des données archivées à un instant donné, ainsi que votre abonnement.

    Il est aussi conseillé de réaliser régulièrement une archive de sauvegarde sur support externe (par exemple une clé USB ou un disque dur externe). Pour réaliser une sauvegarde manuelle : suivez les instructions au menu "Outils - Archive de sauvegarde".

    A savoir : le logiciel réalise automatiquement des sauvegardes dans le répertoire :
      

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    Que faire en cas de crash définitif de votre ordinateur ou disque dur ?
    Ce chapitre s'applique uniquement à la version "en téléchargement" du logiciel.
    Vous pouvez réinstaller le logiciel sur un nouvel ordinateur, puis récupérer vos données avec une archive de sauvegarde.

    Pour récupérer une sauvegarde internet cliquez sur ce lien et suivez la procédure. Il faut avoir accès à l'adresse email que vous avez utilisée pour acheter le logiciel, nous pourrons ainsi vérifier que vous êtes bien le propriétaire de la sauvegarde demandée.

  • Si vous avez pu récupérer une archive de sauvegarde, la procédure est la suivante :
    • 1- Télécharger et installer la dernière version du logiciel depuis notre site Web.
    2- Menu "Outils - Archive de sauvegarde" : restaurer l'archive de sauvegarde.
    Votre abonnement en cours sera automatiquement transféré vers votre nouvel ordinateur.

  • Si vous n'avez pas pu récupérer d'archive de sauvegarde, il faut entrer à nouveau toutes les données manuellement :
    • 1- Télécharger et installer la dernière version du logiciel depuis notre site Web.
    2- Réactiver votre abonnement : cliquer sur le lien d'activation qui vous avait été envoyé par mail après l'achat. Si vous ne retrouvez pas le mail, utilisez ce formulaire.

    A savoir : si vous n'avez pas d'archive de sauvegarde, vous pouvez peut-être récupérer une archive sur le disque dur de votre ancien ordinateur. En effet, le logiciel réalise automatiquement des sauvegardes dans le répertoire :

    Les sauvegardes sont classées par date. Récupérez la plus récente.

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    Une connexion internet est-elle nécessaire pour utiliser le logiciel ?
    Ce chapitre s'applique uniquement à la version "en téléchargement" du logiciel.
    Non, une connexion internet n'est pas nécessaire pour utiliser le logiciel "en téléchargement".

    Toutefois, la fonction de synchronisation du planning sur Internet nécessite bien évidemment une connexion, ainsi que les mises à jour du logiciel. Veillez donc à ce que votre anti-virus/pare-feu ne bloque pas le logiciel.

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    Utiliser le logiciel sur plusieurs ordinateurs
    Le plus simple pour utiliser le logiciel sur plusieurs postes (ordinateurs PC Mac, tablettes, téléphones) est d'utiliser la version en ligne du logiciel.

    Sinon, une solution plus complexe est possible pour les personnes ayant de bonnes compétences en informatique : le logiciel peut être installé et utilisé sur plusieurs ordinateurs (mais pas sur une tablette, ni un smartphone), par exemple si vous avez un ordinateur de bureau et un portable, ou un PC et un Mac. Pour ce cas de figure, quelques points importants sont à noter :
    • Le logiciel doit être installé et à la même version sur les deux ordinateurs (version à vérifier au menu "Outils - A propos" sur chaque ordinateur).
    • Les données ne sont pas automatiquement synchronisées entre les deux ordinateurs. Par exemple si vous enregistrez une réservation sur un ordinateur, cet enregistrement ne sera pas automatiquement répercuté sur l'autre ordinateur.
    • Pour mettre à jour vos données d'un ordinateur vers un autre : utilisez une clé USB pour transférer manuellement les données entre les deux ordinateurs. 1- Sur le premier ordinateur, créez une archive de sauvegarde au menu "Outils - Archive de sauvegarde" en choisissant d'enregistrer l'archive sur votre clé USB, puis 2- Mettez votre clé USB sur l'autre ordinateur, et rechargez l'archive de la clé USB en passant par le menu "Outils - Archive de sauvegarde".

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    Télécharger
    Télécharger le logiciel
    Location Saisonnière

    Windows 10/11