Logiciels de gestion locative

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Questions fréquentes

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Généralités
Immobilier Loyer est un logiciel de gestion locative immobilière : suivi des loyers et des paiements, quittances, régularisation des charges, relances... Un outil simple et efficace pour gérer un patrimoine immobilier locatif de manière autonome : appartements, maisons, garages, immeubles...

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A qui s'adresse ce logiciel ?
Ce logiciel s'adresse :
  • aux particuliers "propriétaires bailleurs"
  • aux SCI (Sociétés Civiles Immobilières)
La version Pro s'adresse aux professionnels ayant une activité de gestion locative :
  • gestionnaires de bien,
  • agences immobilières,
  • gestionnaires de résidences...

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Configurations supportées
Système d'exploitation
Windows 10
Windows 8
Windows 7
Windows Vista
Macintosh Mac OSX

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Support et renseignements pour l'utilisation du logiciel
Le support et les renseignements pour l'utilisation du logiciel se font via le forum

Téléphone
Nous n'assurons pas de permanence téléphonique. C'est pour cela qu'aucun numéro de téléphone n'est proposé.

Editeur
Benoit Maire
98 allée des Orangers
Domaine Val d'Azur
06560 Valbonne
France
SIREN : 479 799 439

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Prise en main rapide
1 - Supprimer l'exemple en cliquant sur le lien "Supprimer l'exemple" en haut de l'écran
2 - Cliquer sur et complétez les détails de la location
3 - Au menu "Loyers et paiements" : les loyers de l'année en cours ont été générés automatiquement. Renseigner les loyers déjà payés en cliquant sur l'icône
4 - Au menu "Outils - Préférences" : compléter a minima nom, prénom, adresse, CP et ville

C'est tout ! Les loyers seront générés automatiquement tous les mois. Il vous restera à renseigner les loyers payés et suivre les éventuels encours des locataires.

Bons loyers !

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Présentation des icônes
Ajout rapide d'un contrat : crée un contrat de bail dans le logiciel, ainsi que le local et le locataire associés
Modifier : modifie les informations d'un local, d'un locataire...
Supprimer : supprime définitivement un local, un locataire...
Compte locataire : génère un courrier qui récapitule les paiements et les arriérés de loyer
Historique : affiche l'historique des courriers envoyés à un locataire
Lettre de relance : génère une lettre de relance avec l'encours d'un locataire
Lettre de mise en demeure avec accusé de réception : génère une lettre de mise en demeure
Générateur de bail : génère un contrat de location
Modèles de courrier : génère les courriers usuels pour le suivi locatif
Régularisation des charges : génère un bilan détaillé des charges locatives
Révision du loyer : révise le loyer en fonction des indices INSEE
Sortie d'un locataire : met fin au contrat du locataire dans le logiciel
Enregistrer un paiement : renseigne le paiement d'un loyer par un locataire
Appel de loyer : génère un appel de loyer
Appel de loyer envoyé : identifie un appel déjà envoyé
Quittance : génère une quittance de loyer
Quittance envoyée : identifie une quittance déjà envoyée
Dupliquer : duplique une charge à l'identique

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Page d'accueil
Cette page dresse un tableau de bord de vos locations :
  • Graphique des encaissements des 13 derniers mois : en cliquant sur le graphique, le détail des paiements est présenté.
  • Graphique des encaissements des 10 dernières années.
    Encaissements = loyers perçus + charges/provisions perçues + autres recettes brutes (hors dépôt de garantie)
  • Bloc-notes : notez ici les tâches en cours
  • Rappels : locataires à relancer pour impayés, révisions de loyers et régularisations des charges à réaliser.

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Menu Locaux -> Locaux en location
Cette page permet de gérer les locaux que vous mettez en location.

Ajouter un local : Cliquer sur le bouton "Ajouter un Nouveau Local", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Identification du Local : Identification du local en complément de l’adresse. Par exemple : appartement 3G, maison, garage n°5... Ce champ est obligatoire.
- Adresse : Adresse du local. Cette adresse est utilisée pour l'envoi des courriers, sauf si vous indiquez une adresse alternative pour le locataire du local en question (menu 'Locataires')
- Informations complémentaires : Précisions sur le local. Par exemple : superficie, année de construction, travaux à faire... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas communiquées dans les courriers.
- Entrer les informations pour l'édition des contrats de location : En cochant cette case, vous aurez accès à des champs supplémentaires qui seront utilisés par le générateur de bail : désignation des locaux, surface, dépendances, équipements communs. Ces champs ne sont utilisés que pour la génération des contrats.

Modifier : modifie les informations d'un local

Supprimer : supprime définitivement un local. A noter que le local restera présent dans l'historique des loyers et des charges.

Configuration avancée : au menu "Outils - Préférences - Réglages", plusieurs options sont proposées pour affiner les particularités de chaque local. Une fois ces options activées, vous pourrez pour chaque local :
- Activer/désactiver le rappel assurance
- Activer/désactiver le rappel chaudière
- Retirer un local du bilan fiscal
- Retirer le forfait de gestion du bilan fiscal pour un local en particulier

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Menu Locaux -> Immeubles
Pour activer ce menu, cochez la case "Grouper les locaux par immeuble" au menu "Outils - Préférences - Réglages".

Cette page est destinée aux propriétaires de plusieurs locaux dans un même immeuble. Elle permet :
  • De grouper les locaux par immeubles pour la déclaration des revenus fonciers.
  • De renseigner les millièmes (tantièmes) de chaque local, afin de ventiler les charges communes lors des régularisations de charges et de la déclaration des revenus fonciers.
Ajouter un immeuble : Cliquer sur le bouton "Ajouter un Nouvel Immeuble", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Adresse de l'immeuble : Choisir une adresse parmi les adresses des locaux déclarés "Locaux - Locaux en location"
- Local x : Choisir un local à rattacher parmi les locaux déclarés au menu "Locaux - Locaux en location". Jusqu'à 60 locaux au maximum peuvent être rattachés à immeuble.
- Millièmes du local x : Millièmes à utiliser pour ventiler les charges communes de l’immeuble sur ce local.
- Informations complémentaires : Précisions sur l'immeuble. Par exemple : année de construction, travaux à faire... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas utilisées par le logiciel.

Modifier : modifie les informations d'un immeuble

Supprimer : supprime définitivement un immeuble. A noter que l'immeuble restera présent dans l'historique des charges.

Calcul des millièmes
  • La somme des millièmes doit être égale à 1000.
    Pour chaque charge, le logiciel fera une règle de 3 pour ventiler la charge par local. Par exemple, pour une charge de 100€ et 200 millièmes pour un local, le logiciel attribuera 100€ x 200 / 1000 = 20€ au local en question. Si la somme des millièmes est inférieure à 1000, les charges ne seront répercutées que partiellement sur la déclaration d'impôts et sur la régularisation des charges (par exemple si une partie de l’immeuble est réservée à l’usage du propriétaire).

  • Vous êtes propriétaire de l'ensemble de l'immeuble.
    Attribuez les millièmes en fonction de la surface de chaque local pour arriver à 1000 millièmes pour l'immeuble. Par exemple si l'immeuble est composé de 5 appartements de 50m², soit une surface totale de 250m², chaque local aura 50m² / 250m² x 1000 = 200 millièmes.

  • Vous êtes propriétaire seulement d'une partie de l'immeuble.
    Il ne faut pas utiliser les millièmes (tantièmes) de la copropriété. Il faut calculer vos propres millièmes de la manière suivante : si par exemple vous avez 2 appartements et que les tantièmes attribués par la copropriété sont de 200/6000 pour l'appartement 1 et de 300/6000 pour l'appartement 2 : les millièmes du logiciel seront 200/(200+300)x1000=400 pour l'appartement 1 et 300/(200+300)x1000=600 pour l'appartement 2. La somme fait 1000 millièmes.
Cas des charges d'ascenseur : le logiciel ne propose pas de clés de répartition pour les charges d'ascenseur. Il faut répartir manuellement les charges sur chaque local, en créant une charge d'ascenseur par local.

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Menu Locataires
Cette page permet de gérer vos locataires. Cette page est utile si vous louez plusieurs locaux à un même locataire (par exemple appartement et garage avec des contrats séparés). Remarque : le menu "Locataires" est actuellement masqué. Pour le faire apparaître, cochez la case "Afficher le menu Locataires" au menu "Outils - Préférences - Réglages".

Ajouter un locataire : Cliquer sur le bouton "Ajouter un Nouveau Locataire", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Nom Prénom : Par exemple M. DUPOND Jean. Cette information est utilisée pour l’envoi des courriers. Pour les couples ou les colocataires, indiquez l’ensemble des preneurs tels qu’ils apparaissent sur le bail. Ce champ est obligatoire.
- Référence interne : Utilisez cette référence pour l'identification et le tri des locataires. Cette référence n'apparait pas sur les courriers. Ce champ doit être activé au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages avancés".
- Téléphone : Numéro de téléphone du locataire
- Email : Adresse email du locataire. Pour entrer plusieurs adresses email, séparer chaque adresse par une virgule.
- Adresse Postale : A compléter uniquement si l’adresse postale du locataire est différente de l’adresse de la location : par exemple pour un locataire qui vient de quitter un appartement ou pour une location de garage. Cette information est utilisée pour l’envoi des courriers. Si ce champ n’est pas renseigné, l’adresse de la location est utilisée pour l’envoi des courriers.
- Informations complémentaires : Précisions sur le locataire. Par exemple : nom et coordonnées de la caution solidaire, deuxième numéro de téléphone... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas utilisées par le logiciel.

Modifier : modifie les informations d'un locataire

Supprimer : supprime définitivement un locataire. A noter que le locataire restera présent dans l'historique des loyers et dans le bilan fiscal.

Loyers du locataire : affiche l'ensemble des loyers pour un locataire, payés ou en attente de paiement.

Compte locataire : génère un courrier récapitulatif des paiements et des arriérés de loyer.

Historique des courriers envoyés : affiche l'historique des courriers envoyés au locataire.

Lettre de relance : génère une lettre de relance avec l'encours d'un locataire, avec le détail des loyers en retard. Les loyers en attente (dont l'échéance n'est pas encore dépassée) n'apparaissent pas dans la lettre de relance.

Lettre de mise en demeure avec accusé de réception : génère une lettre de mise en demeure, avec le détail des loyers en retard. Les loyers en attente (dont l'échéance n'est pas encore dépassée) n'apparaissent pas dans la lettre de mise en demeure.

Sortie d'un locataire : le logiciel masque automatiquement les locataires sortis. Ces derniers disparaitront des listes de locataires, mais resteront présents dans l'historique des loyers et du bilan fiscal. Au menu "Outils - Préférences - Réglages", vous pouvez masquer ou afficher les locataires sortis. Alternativement, vous pouvez supprimer le locataire du logiciel : l'historique des paiements et des loyers sera conservé par le logiciel.

Tri des listes déroulantes : au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages avancés", le tri des listes de locataires se fait au choix : par ordre alphabétique, par référence interne ou par ordre de création.
Astuce pour trier les listes par nom de famille : par exemple pour le locataire "M. et Mme Jean DUPOND", choisissez "DUPOND" comme référence interne et appliquez le tri par référence interne.

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Menu Contrats
Cette page permet de gérer vos contrats de location.



Ajouter un contrat : Cliquer sur le bouton "Ajouter un Nouveau Contrat", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Locataire : Renseigner les informations sur le locataire.
- Local : Choisir un local dans la liste des locaux déclarés à l’onglet ’Locaux -> Locaux en location’. Ce champ est obligatoire.
- Loyer nu : Indiquer le loyer hors charges. Cette valeur est utilisée pour la génération automatique des loyers.
- Provisions de charges : Indiquer les provisions de charges. Cette valeur est utilisée pour la génération automatique des loyers.
- Périodicité du loyer : Indiquer la périodicité du loyer et des charges : loyer mensuel, bi-mensuel, trimestriel, semestriel, annuel...
- Indice de révision : Indiquer l'indice à appliquer pour la révision du loyer. Par défaut, l'IRL s'applique (location à usage de résidence principale). Pour les locations à usage commercial et les garages, l'ICC ou l'ILC s'appliquent.
- Dépôt de garantie : Indiquer le dépôt de garantie versé par le locataire. Il vous appartient de mettre à jour cette valeur, par exemple si vous réalisez une saisie sur le dépôt de garantie en cas de loyer impayé.
- Date d'entrée : Indiquer la date du début du contrat de location. Les loyers de l'année en cours sont générés automatiquement. En cas d’entrée en cours de mois, le logiciel génère le premier loyer au prorata temporis.
- Date de sortie : Indiquer la date de fin du préavis : ne renseigner ce champ que lorsque le locataire a donné son préavis. Le logiciel utilise cette date pour mettre automatiquement fin au contrat de location (arrêt de la génération automatique des loyers). En cas de sortie en cours de mois, le logiciel génère le dernier loyer au prorata temporis.
- Informations complémentaires : Précisions sur le contrat. Par exemple : coordonnées de la caution solidaire, clauses spécifiques... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas utilisées par le logiciel.

Ajout rapide d'un contrat : crée un contrat de bail dans le logiciel, ainsi que le local et le locataire associés

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Jour d'échéance
Pour chaque contrat de location déclaré, les loyers sont générés automatiquement en début de mois pour le mois suivant. Par défaut, les loyers sont générés ’terme à échoir’, avec pour échéance le 01 du mois. Par exemple, le loyer du 01 au 31 mai sera généré le 01 avril, et il sera à payer avant le 01 mai.

Pour changer le jour d'échéance par défaut, ou pour un loyer à terme échu :
  • Au menu "Outils - Préférences - Réglages", cochez la case "Jour d'échéance"
  • Au menu "Contrat", ajustez le champ "Jour d'échéance"
  • Pour un loyer à terme échu, choisir "Terme échu" tout en en bas de la liste déroulante.

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Régularisation des charges : bilan détaillé des charges locatives et des provisions de charges

Le bilan indique la régularisation des charges à appliquer, en comparant les provisions pour charges versées par le locataire et les charges réelles dépensées sur la période sélectionnée. Les charges sont imputées au locataire au prorata temporis, au jour près.

Pour faire une régularisation des charges :
  1. Charges : le logiciel utilise les charges locatives déclarées au menu "Charges et frais", au prorata temporis. Seules les charges dites "locatives" sont reprises dans la régularisation, c'est à dire les catégories :
    • Charges récupérables/locatives : entretien, consommations, TEOM, autres...
    • Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives (les provisions versées au syndic ne doivent pas être prises en compte)
    Pour les propriétaires d'immeuble, les charges d'immeuble sont ventilées en fonction des millièmes de chaque appartement déclaré au menu "Locaux - Immeubles".
  2. Provisions pour charges : le logiciel utilise les provisions pour charges des loyers existants (menu "Loyers et paiements"). Au moment de la révision, il n'est donc pas nécessaire de renseigner les provisions versées par le locataire. Sauf si vous venez d'installer le logiciel : il faut alors créer rétroactivement les loyers pour l'année passée (voir le chapitre ci-dessous "Si vous venez d'installer le logiciel").
  3. Au menu "Contrats", cliquer sur l'icône de la location à régulariser.
  4. Modifier si nécessaire la période de régularisation, en cliquant sur "Modifier la période de régularisation". Par défaut, lorsque vous ajoutez un nouveau contrat, la date de dernière régularisation est la date d'entrée du locataire.
  5. Cliquer sur "Valider la régularisation". Un courrier à l'attention du locataire vous sera alors automatiquement proposé.
A savoir :
  • Régularisation en faveur du propriétaire (les provisions ne sont pas suffisantes, le locataire doit payer un complément) :
    • Un loyer "Régularisation des charges" est créé par le logiciel. Ce loyer permet de suivre le paiement du locataire.

  • Régularisation en faveur du locataire (les provisions sont trop importantes par rapport aux dépenses réelles) :
    • Le logiciel affiche alors la liste des loyers non payés : affectez le "crédit" sur un des loyers et validez. Ce crédit apparaitra alors comme un paiement sur le loyer sélectionné (avec pour origine de paiement "autre").
    • Un loyer "Régularisation des charges" est créé par le logiciel (avec montant négatif), afin de tracer la régularisation.
    • Si souhaitez rembourser le montant au locataire, ne sélectionnez aucun loyer dans la liste proposée et validez. Le logiciel crée un autre loyer appelé "Crédit suite régularisation des charges" : supprimez ce loyer après avoir effectué le remboursement. Si vous ne supprimez pas ce loyer "Crédit", il sera automatiquement utilisé en faveur du locataire lors de la prochaine régularisation des charges.

  • Le courrier de régularisation (envoyé ou non) est enregistré au menu "Contrats", icône "Historique des courriers". Ce courrier est également accessible via le loyer "Régularisation des charges" créé par le logiciel.
Si vous venez d'installer le logiciel : il faut créer rétroactivement les loyers pour l'année passée. Pour simplifier, vous pouvez créer un loyer unique du 01/01/2016 au 31/12/2016, avec un montant du loyer nu x12 et provisions pour charges x 12. Pour ce faire, à l'onglet "Loyers et paiement" => "Ajouter un nouveau loyer", avec par exemple les valeurs suivantes :
- Local : à choisir dans la liste
- Locataire : à choisir dans la liste
- Loyer : "Loyer 2016"
- Période du: 01/01/2016
- au: 31/12/2016
- Loyer hors charges: 6000 € (=loyer mensuel nu x12)
- Charges: 600€ (=charges mensuelles x 12)
- Echéance : 31/12/2016
- Paiement reçu du locataire: 6600 €
- Paiement reçu le : 31/12/2016

Pour annuler une régularisation :
    - au menu "Loyers et paiements" :
      * Supprimer le loyer "Régularisation des charges" créé par le logiciel.
      * Dans le cas d'un report en faveur du locataire, supprimer le paiement "autre" en mettant le montant à zéro (par défaut, ce paiement est affecté à l'arriéré de loyer le plus ancien).

    - au menu "Contrats" corriger la date de dernière régularisation. Vous pouvez ensuite refaire une régularisation si vous le souhaitez.
Régularisation avec un syndic de copropriété :
Un fois par an votre syndic vous envoie l'arrêté des comptes. Cet arrêté vous permet de faire la régularisation des charges. Au menu "Charges", ajoutez une charge de type "Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives" en vous basant sur la ligne "récupérable/locative" de l'arrêté. Pour les champs "Période du" ... "au", utilisez la date de début et la date de fin de l'exercice du syndic. A retenir : tant que vous n'avez pas reçu l'arrêté du syndic, vous ne pouvez pas faire la régularisation des charges.
Pour plus de précisions sur l'enregistrement des charges de syndic, voir le chapitre Provisions et arrêtés de syndic.

Ajuster les provisions pour charges suite à une régularisation :
Si à l'issue de la régularisation, vous constatez que les provisions sont manifestement trop basses ou trop élevées, il est conseillé d'ajuster le montant des provisions. Au menu "Contrats", sélectionnez le contrat à modifier, puis ajustez le montant des provisions pour charges. Après avoir enregistré, le logiciel vous proposera de modifier les provisions des derniers loyers : cochez si nécessaire les loyers à modifier. N'oubliez pas de prévenir votre locataire de l'ajustement des provisions, en lui expliquant la démarche.

Cas des locataires n'ayant pas payé leurs loyers (et donc leurs charges) :
Lors de la régularisation des charges, le logiciel considère que les charges ont été appelées. Le logiciel ne considère pas qu'elles ont été payées. Le différentiel de charges sera ajouté ou retiré aux montants déjà dus par le locataire.
Vous pouvez rappeler au locataire que la régularisation des charges ne dispense pas de payer les loyers dus, et envoyer un courrier de relance dans la foulée.


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Révision du loyer (versions illimitées uniquement) : révise le loyer en fonction des indices INSEE : IRL, ILC, ICC ou des indices de "santé" belges. Le loyer est révisé de date à date, en fonction de l'indice choisi. Le bail doit comporter une clause de révision des loyers.

Pour réviser un loyer :
    1- A l'onglet "Contrats", cliquer sur l'icône du loyer à réviser.
    2- Choisir la période de révision.
    En général, un loyer est révisé tous les ans à la date anniversaire du bail. Par exemple, si la dernière révision a été faite le 01/03/2016, indiquez comme période de révision : du 01/03/2016 au 01/03/2017. Par défaut, le logiciel prend la date d'entrée du locataire comme date de dernière révision : corrigez si nécessaire la période de révision.

    3- Choisir l'indice de révision.
    Vous pouvez modifier l'indice utilisé (IRL, ICC, ILC, santé belge...). Par défaut, le logiciel utilise l'IRL (Indice de Révision des Loyers, à utiliser pour les logements à usage d'habitation principale). Pour un garage ou un local commercial, utilisez l'ICC ou l'ILC, en fonction de la clause de révision de votre bail.
    Les indices de début et de fin de période peuvent aussi être modifiés manuellement. Par défaut, le logiciel prend le dernier indice connu (basé sur la date de publication) en début et en fin de période. Si vous modifiez ces indices, le logiciel gardera en mémoire le dernier indice utilisé pour la prochaine révision de loyer.

    4- Cliquer sur "Valider la révision" :
    - Le nouveau montant du loyer est enregistré par le logiciel (vérifiable au menu "Contrats").
    - En fonction de la date choisie pour appliquer le nouveau montant, les derniers loyers sont mis à jour.
    - Une lettre de révision à l'attention du locataire est proposée. Cette lettre est aussi enregistrée au menu "Contrats", icône "Historique des courriers envoyés".
Pour annuler une révision :
  • Au menu "Contrats" corrigez la date de dernière révision ET le montant du loyer.
  • Corrigez si nécessaire le montant des derniers loyers.
  • Vous pouvez ensuite refaire une révision si vous le souhaitez.
Remarques :
  • Rattrapages d'indexation
    Le logiciel permet de rattraper les révisions de loyer non réalisées. Pour cela il suffit d'étendre la période de révision sur plusieurs années. A noter : le logiciel ne prend pas en compte un rattrapage rétroactif des loyers. Légalement, le paiement des augmentations ne peut plus être réclamé rétroactivement pour les habitations principales. Pour les autres locations (commerciales, ...) une augmentation rétroactive peut être réclamée pendant une durée de 5 ans. Pour les propriétaires qui souhaitent demander ce paiement, le calcul devra être manuel. Il faudra ensuite ajouter un loyer spécifique dans le logiciel pour suivre le paiement du rattrapage.
  • Révisions pluriannuelles
    Le logiciel prend en compte les révisions pluriannuelles, par exemple pour les baux commerciaux ayant une clause de révision triennale :
    - au menu "Outils - Préférences - Réglages", cochez la case "Révisions pluriannuelles",
    - au menu "Contrats", ajustez le champ "Périodicité des révisions".
    Les rappels de la page d'accueil et l'outil de révision se baseront cette nouvelle périodicité.
  • Belgique
    Au menu "Outils - Préférences - Réglages", cochez la case "Télécharger l'indice de santé".

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Alerte d'échéance de bail
Le logiciel suit l'échéance de vos baux et déclenche une alerte avant l'échéance :
  • Au menu "Outils - Préférences - Réglages", cochez la case "Suivi des échéances des baux".
  • Au menu "Contrats" : mettez à jour le champ "Echéance du bail".
Une alerte est déclenchée 8 mois avant l'échéance d'un bail, dans le tableau de bord de la page d'accueil. En cas de tacite reconduction, cliquez sur "1 an" ou "3 ans" dans ce même tableau afin de prolonger l'échéance. Vous pouvez également mettre à jour la date d'échéance au menu "Contrats".


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Rappel pour l'attestation d'assurance locative
Pour créer un rappel annuel :
  • Au menu "Outils - Préférences - Réglages", cochez la case "Activer les rappels assurance".
  • Au menu "Contrats" : mettez à jour le champ "Date de fin d'attestation d'assurance".
Le logiciel prend en compte la fin de validité de l'attestation pour déclencher un rappel. Alternativement, le logiciel peut se baser sur la date de début de validité et déclencher un rappel 1 an après (indépendamment de la date à laquelle le locataire a fourni l'attestation). Ce comportement est modifiable au menu "Outils - Préférences - Réglages - Déclenchement des rappels".

Les "Rappels assurance" sont signalés dans le tableau de bord de la page d'accueil. Un courrier de rappel est proposé par le logiciel depuis le tableau de bord. A réception de l'attestation, mettez à jour le champ "Date de fin d'attestation d'assurance" au menu "Contrats".

Les rappels peuvent être désactivés par local, au menu "Locaux".


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Rappel pour le justificatif d'entretien de la chaudière
Pour créer un rappel annuel :
  • Au menu "Outils - Préférences - Réglages", cochez la case "Activer les rappels chaudière".
  • Au menu "Contrats" : mettez à jour le champ "Date de fin d'attestation chaudière".
Lorsque la fin de validité de l'attestation est dépassée, le logiciel signalera un "Rappel chaudière" dans le tableau de bord de la page d'accueil. Un courrier de rappel est proposé par le logiciel depuis le tableau de bord. A réception de l'attestation, mettez à jour le champ "Date de fin d'attestation chaudière" au menu "Contrats".

Pour les locaux non concernés (appartement sans chaudière), les rappels peuvent être désactivés par local, au menu "Locaux".


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Baux, états des lieux, modèles de courriers
Plusieurs modèles sont proposés par le logiciel. Les principales étapes de la vie du contrat de location sont couvertes.

Bail / Contrat de location
  • Au menu "Locaux", éditez un local puis cochez la case "Entrer les informations pour l'édition des contrats de location". Entrez ensuite les caractéristiques que vous voulez voir apparaitre dans le bail.
  • Au menu "Contrats", survolez l'icône , puis cliquez sur "Bail / Contrat de location". Choisissez votre modèle de contrat (location nue, meublée...), puis cliquez sur "Générer". Le texte généré est entièrement modifiable, utilisez l'éditeur de texte pour faire vos modifications. Si vous imprimez ou cliquez sur "Enregistrer", le contrat sera sauvegardé. Vous pourrez à nouveau accéder au contrat depuis le menu "Contrats" avec la même icône.
  • Cliquez sur "Gérer les modèles" pour définir vos modèles de contrat : contrat location vide, location meublé, place de stationnement, bail commercial... Les modèles définissent les éléments descriptifs à faire apparaitre dans le bail, le texte par défaut qui sera proposés aux différents chapitres du bail, ainsi que des conditions générales propres à chaque modèle.
Etat des lieux d'entrée
  • Au menu "Contrats", survolez l'icône , puis cliquez sur "Etat des lieux".
  • Le logiciel vous propose de partir d'un état des lieux vierge ou de repartir des derniers états des lieux réalisés pour le local sélectionné.
  • Relevez l'état et les équipements de chaque pièce, puis imprimez.
  • Vous pouvez enregistrer et finaliser le document plus tard : les états de lieux sont consultables et modifiables via le tableau "Historique des états de lieux", accessible depuis le menu "Contrats", icône , puis "Etat des lieux".
Etat des lieux de sortie
  • Si vous ne l'avez pas déjà fait, indiquez la date de sortie du locataire au menu "Contrats" ; renseignez la nouvelle adresse "postale" du locataire.
  • Au menu "Contrats", survolez l'icône , puis cliquez sur "Etat des lieux"
  • Cliquez sur le bouton "A partir de l'état d'entrée..." : vous repartez ainsi de l'état des lieux d'entrée, ce qui vous évite de nombreuses saisies.
  • Les paragraphes concernant les pièces, cuisine, sdb, wc, extérieurs, divers sont automatiquement recopiés. Notez les éventuelles dégradations.
  • Le paragraphe concernant les compteurs est réinitialisé afin que vous puissiez relever les dernières valeurs.
  • Un paragraphe "Observations Sortie" est ajouté : résumez l'ensemble des dégradations et des disparitions, indiquez l'état de propreté. Ce paragraphe sera la base des éventuelles retenues sur le dépôt de garantie.
Modèles de courrier
Pour générer un courrier prérempli, survolez l'icône , puis choisissez le modèle de courrier souhaité :
  • Reçu pour le dépôt de garantie
  • Demande de justificatif pour l'assurance, l'entretien de la chaudière
  • Vérification du détecteur de fumée
  • Attestation de location
  • Appel à la caution solidaire
  • Confirmation de réception du préavis
  • Avis de déménagement pour le fisc
  • Attestation de fin de bail
  • Courrier libre
Pour la personnalisation des modèles, voir ce chapitre.

Important : les modèles sont uniquement fournis à titre d'exemple et ne remplacent aucunement un avis juridique ou une assistance professionnelle. Aucune responsabilité juridique ou autre n’est acceptée par l'éditeur du logiciel.

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Préavis, sortie d'un locataire
A réception du courrier de préavis d'un locataire :
  1. Au menu "Contrat, cliquez sur "Sortie du locataire" et renseignez la date de sortie. Si la date de sortie est proche ou dépassée, le logiciel rectifie automatiquement le montant du dernier loyer au prorata temporis.
    La génération automatique des loyers est alors arrêtée par le logiciel.
  2. Au menu "Contrat", cliquez sur "Confirmation de réception du préavis de congé" : un courrier à l'attention du locataire sera généré. Dans ce courrier, vous confirmez la date de préavis retenue et demandez la confirmation du paiement de la taxe d'habitation.
Après l'état des lieux :
  1. Optionnel : au menu "Contrat" faites une régularisation des charges, avec comme fin de période de régularisation le dernier jour du bail. Le logiciel vous propose un courrier de régularisation des charges à envoyer au locataire.
  2. Au menu "Contrat", cliquez sur "Solde de tous comptes" : un bilan des paiements est généré par le logiciel. Le logiciel restitue le dépôt de garantie minoré d'éventuels impayés et retenues pour remise en état du logement. Pour modifier le montant des retenues, cliquez sur "Sortie du locataire".
Enfin, vous pouvez au choix laisser le locataire et le contrat dans le logiciel ou les supprimer. Dans tous les cas, les loyers seront conservés dans le logiciel.

Remarque : si vous changez la date de fin de préavis alors que le loyer final a déjà été généré, le loyer final ne sera pas mis à jour automatiquement. Pour faire une mise à jour automatique du loyer final : au menu "Contrats" supprimez la date de fin de préavis, enregistrez, puis indiquez la nouvelle date de préavis et enregistrez à nouveau.

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Compte locataire, solde de tous comptes
A tout moment, vous pouvez générer un compte locataire : les paiements sont détaillés pour l'ensemble des loyers et les éventuels impayés sont rappelés.
  • Pour générer un compte de date à date, choisissez le mois de début et le mois de fin dans les listes déroulantes.
  • Si le locataire a donné son congé, un solde de tous comptes est généré. La date de fin est fixée au mois de départ et n'est plus modifiable. La restitution du dépôt de garantie est ajoutée au solde de tous comptes (voir le chapitre précédent pour les retenues sur le dépôt de garantie).
  • En cochant la case "Montrer le détail des paiements par année", chaque paiement est listé par année. A noter : si votre locataire a payé des loyers en retard, il est par exemple possible qu'un paiement de 2017 soit enregistré pour un loyer de 2016.
  • En cochant la case "Montrer le total annuel des paiements", le total des paiements est alors calculé pour chaque année et le total global est ajouté sur le récapitulatif.

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Modifier la périodicité d'un contrat
Le logiciel ne permet pas de changer directement la périodicité du contrat. Il faut supprimer l'ancien contrat et en créer un nouveau. Par exemple pour passer d'un loyer trimestriel à un loyer mensuel :
  1. Au menu "Outils - Préférences - Réglages", si ce n'est pas déjà fait cochez la case "Afficher le menu Locataires".
  2. Au menu "Contrats", supprimer le contrat existant.
  3. Au menu "Contrats", ajoutez un contrat en reprenant le même local et le même locataire, mais avec la nouvelle périodicité. Pensez à ajuster le montant du loyer.
  4. Si nécessaire, au menu "Loyers et paiements", supprimez les éventuels doublons qui ont été créés pour l'année en cours.

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Menu Loyers et Paiements
Cette page permet de gérer les loyers et les paiements reçus de vos locataires.

Génération automatique des loyers
Pour chaque contrat de location déclaré, les loyers sont générés automatiquement le premier du mois pour le mois suivant. Par défaut, les loyers sont générés "terme à échoir", avec pour échéance le 01 du mois. Par exemple, le loyer du 01 au 31 mai sera généré le 01 avril (statut = "En attente"). Les bailleurs qui souhaitent envoyer l'avis de loyer disposent ainsi d'un mois d'avance. Après le 01 mai le statut passera à "En retard" si le loyer n'a pas été payé. Ces réglages sont personnalisables : voir les chapitres suivants pour plus de détails.

En fonction du paiement du loyer par le locataire, plusieurs statuts existent pour les loyers :
  • Payé : Le locataire a payé le loyer (à 1 euro près).
  • En attente : Le locataire n'a pas payé le loyer, l'échéance n'est pas encore dépassée. Les loyers "En attente" n'apparaissent pas dans les relances
  • En retard : Le locataire n'a pas payé le loyer, l'échéance est dépassée.
  • Paiement partiel : Le locataire a payé seulement une partie du loyer.
En pratique, vous n'avez quasiment jamais à ajouter manuellement de loyer. Il vous suffit de renseigner les paiements reçus. Si vous souhaitez tout de même ajouter un loyer (par exemple pour compléter l'historique des loyers, ou pour ajouter un paiement exceptionnel type subvention ANAH ou indemnité d'assurance) : cliquer sur le bouton "Ajouter un Nouveau Loyer", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".

Description des champs du menu "Loyers"
- Locataire : Choisir un locataire dans la liste des locataires déclarés au menu "Locataires".
- Local : Choisir un local dans la liste des locaux déclarés au menu "Locaux -> Locaux en location".
- Loyer : Libellé du loyer. Par exemple : Loyer juin 2017.
- Période du : Indiquer le début de la période à laquelle se rapporte le loyer.
- au : Indiquer la fin de la période à laquelle se rapporte le loyer. La durée de la période est libre (fraction de mois, mois entier, année...). Si vous complétez l'historique des loyers pour un locataire, vous pouvez créer un loyer annuel unique (au lieu de 12 loyers mensuels).
- Loyer hors charges : Indiquer la valeur du loyer hors charge sur la période déclarée. Si la période est une fraction de mois, utilisez la règle de 3 pour calculer le loyer sur la période.
- Charges : Indiquer la valeur des charges ou provisions pour charges sur la période déclarée. Si la période est une fraction de mois, utilisez la règle de 3 pour calculer les charges sur la période.
- Echéance : Indiquer la date à laquelle le loyer est à payer au plus tard.
- Message pour le locataire : Ce message sera imprimé sur l'avis et sur la quittance de loyer. Vous pouvez par exemple expliquer une réduction exceptionnelle du montant du loyer ou tout autre type de message à l'attention du locataire.
- Informations complémentaires : Précisions sur le loyer. Par exemple : mode de paiement, numéro de chèque... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont ni utilisées par le logiciel, ni imprimées sur l'avis ou la quittance.

Modifier : modifie les informations d'un loyer. Par exemple pour ajuster un loyer ou les charges.

Supprimer : supprime définitivement un loyer.

Paiement : enregistre un paiement sur le loyer.

Appel de loyer : génère un appel de loyer.

Quittance : génère une quittance de loyer. Une quittance est générée si le loyer a été payé en totalité ; pour un paiement partiel, un reçu est généré.

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Configuration avancée des loyers :
Au menu "Outils - Préférences - Réglages" vous pouvez :
- Activer le "paiement à un euro près", pour que les loyers soient considérés payés à +/- 1 € (afin d'éviter des relances pour un faible montant).
- Désactiver la génération des loyers 1 mois à l'avance. Dans ce cas les loyers seront générés le 1er du mois pour le mois en cours.
- Modifier le jour d'échéance (01 du mois par défaut, à changer individuellement dans chaque contrat).
- Choisir d'afficher le montant attendu de la CAF dans les appels de loyer (le montant est à préciser au menu "Contrats").
- Choisir d'ajouter automatiquement le paiement mensuel de la CAF.
- Activer les charges exceptionnelles dans les loyers.
- Régénérer les derniers loyers. Par exemple si vous avez accidentellement supprimé un loyer.

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 Gestion des paiements


  • Paiement : indiquer le montant du ou des paiements reçus pour chaque loyer. Astuce : si le loyer est payé en entier, cliquer sur : le montant du loyer sera reporté automatiquement. Cliquer sur la croix pour ajouter des paiements supplémentaires (9 paiements max par loyer).
  • Reçu de :
    - Locataire : paiement du locataire
    - CAF : paiement direct de la CAF
    - Autre : cas particuliers, par exemple un report suite à une régularisation des charges.
    Fiscalement, les paiements "Locataire", "CAF" ou "Autre" sont équivalents pour le logiciel et sont comptabilisés dans les revenus bruts.
    - Recette : subvention ANAH, indemnité loyer impayé... Fiscalement, ces paiements sont comptabilisés dans les "autres recettes brutes".
  • Date de paiement (important) : vérifier la date de réception de chaque paiement : cette date sera notamment utilisée pour les calculs de la déclaration fiscale et pour le graphique de la page d'accueil. Une erreur sur une date de paiement entraine des décalages dans le bilan fiscal et le graphique.

  • Ajout automatique des paiements CAF : Si vous le souhaitez, le logiciel ajoute tous les mois le paiement CAF. Par exemple, pour le loyer de janvier, le paiement CAF sera renseigné avec pour date de paiement le 5 février. Pour cela, au menu "Outils - Préférences - Réglages", cochez "Montant attendu de la CAF" et "Ajout automatique paiement CAF", et au menu "Contrats" indiquez le montant attendu de la CAF. En cas d'arrivée ou de départ en cours de mois, le paiement de la CAF n'est pas ajouté pour les mois incomplets. Ce réglage ne fonctionne qu'avec les loyers mensuels.

  • Cas particulier : Paiement supérieur au loyer : Si la somme des paiements est supérieure au loyer le logiciel proposera un report de l'excédent sur les autres loyers. Un tableau permet de ventiler cette répartition. Par défaut, les paiements sont affectés aux arriérés les plus anciens. S'il n'y a aucun loyer non payé, le logiciel crée un avoir.
  • Cas particulier : Paiement de plusieurs loyers en même temps : Choisissez un loyer et entrez le montant total du paiement reçu. Le logiciel proposera ensuite une répartition du paiement sur les différents loyers.

  • Avoir : Le logiciel crée un avoir lorsqu'un paiement est supérieur aux montants dus. Les avoirs sont automatiquement utilisés par le logiciel pour le paiement des loyers futurs. Si vous remboursez le montant de l'avoir au locataire, supprimez l'avoir au menu "Loyers et paiements". Vous pouvez créer directement un avoir pour un locataire en nommant un loyer "Avoir ...".

  • Crédit : Un "Crédit" est un avoir qui n'est pas utilisé automatiquement par le logiciel pour le paiement des loyers. Après avoir utilisé un crédit pour le paiement d'un loyer ou après avoir remboursé un "crédit", supprimez le "crédit" au menu "Loyers et paiements". Vous pouvez créer directement un crédit en nommant un loyer "Crédit ...".

  • Paiement du loyer à 1 euro près : le logiciel considère que le loyer est payé en totalité avec un paiement à + ou - 1€. Ce comportement est volontaire, car un certain nombre de propriétaires (ou de locataires) ne s'embarrassent pas avec les centimes. Ainsi le logiciel "arrondi" automatiquement les loyers qui sont payés à 1 euro près, afin d'éviter de déclencher des rappels pour des impayés de moins de 1 euro. Cet "arrondi à 1 euro près" est désactivable au menu "Outils - Préférences - Réglages".
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Avis, appel de loyer
L'icône du menu "Loyers et paiements" génère un appel de loyer à imprimer ou à envoyer par email. Cette icône ne s'affiche que pour les loyers du mois en cours ou pour les loyers du mois à venir. Les appels de loyer déjà envoyés (impression ou mail) sont identifiables avec l'icône

L'appel de loyer présente les sommes dues par le locataire pour la période. Les éventuels paiements déjà réalisés par le locataire sont pris en compte. Pour les locataires bénéficiant de la CAF, le montant attendu de la CAF peut être déduit. Pour ce faire, activez l'option dans les préférences et au menu "Contrats" précisez le montant attendu de la CAF pour le locataire en question.

A noter :
  • Au menu "Outils - Préférences - Réglages", l'option "Générer les loyers un mois à l'avance" permet de disposer des appels de loyers un mois à l'avance.
  • Au menu "Loyers et paiements", le champ "Message pour le locataire" permet d'insérer un message à l'attention du locataire.
  • Le message générique en bas de l'avis et la taille de la police de caractères sont modifiables dans les préférences.
  • 3 modèles d'appel de loyer sont disponibles, à choisir dans "Outils - Préférences - Quittance/Appel".

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Quittance de loyer
L'icône du menu "Loyers et paiements" génère une quittance de loyer à imprimer ou à envoyer par email. Cette icône ne s'affiche que pour les loyers où un paiement a été réalisé. Les quittances de loyer déjà envoyées (impression ou mail) sont identifiables avec l'icône

La quittance de loyer présente le montant des sommes réglées par le locataire pour le loyer en question. Le cas échéant, le montant versé directement par la CAF est présenté. Si le loyer n'est que partiellement payé, un simple reçu est généré.

A noter :
  • Au menu "Loyers et paiements", le champ "Message pour le locataire" permet d'insérer un message à l'attention du locataire.
  • Le message générique en bas de la quittance et la taille de la police de caractères sont modifiables dans les préférences.
  • 3 modèles de quittance sont disponibles, à choisir dans "Outils - Préférences - Quittance/Appel".

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Personnalisation des appels et des quittances de loyer

-- Modèles --
CompactCompact
avec la dernière quittance imprimée à la suite de l'appel de loyer
EncadréBlocs

Au menu "Outils - Préférences - Quittance/Appel", les appels et les quittances de loyers sont personnalisables :
  • Choisissez un modèle d'appel et de quittance (cf modèles ci-dessus).
  • Coupon : pour imprimer un coupon à renvoyer par le locataire à la suite de l'appel de loyer, cochez l'option "Appel de loyer : ajouter un coupon à renvoyer par le locataire". Le coupon est imprimé à la suite de l'appel de loyer, mais pas à la suite de la quittance. Cette option est disponible avec tous les modèles.
  • Appel imprimé avec la quittance : pour imprimer sur une même feuille l'appel de loyer du mois à venir avec la dernière quittance, choisissez le modèle "Compact" et cochez l'option "Imprimer la dernière quittance à la suite de l'appel de loyer". Cette option n'est disponible qu'avec le modèle "Compact".
  • Libellé du loyer et des charges : pour modifier le libellé imprimé sur les appels et quittances, cochez la case "Personnalisation du libellé du loyer et des charges", puis au menu "Contrats" modifiez le libellé contrat par contrat. Vous pouvez ensuite ajuster le libellé loyer par loyer.
  • Pour les modèles "Encadré" et "Blocs", les couleurs du titre et de la bordure sont personnalisables.
  • Le message générique en bas de la quittance ou de l'appel de loyer est modifiable.
  • Et comme pour tous les autres courriers, un logo et/ou une signature scannés peuvent être ajoutés automatiquement.
Personnaliser la numérotation des avis et des quittances

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Remise, réduction de loyer - Remboursement

Réduction : pour appliquer une réduction, la solution la plus simple est de diminuer le montant d'un ou de plusieurs loyers.
  1. Sélectionnez un loyer au menu "Loyers et paiements" et cliquez sur l'icône "Modifier".
  2. Diminuez le montant du loyer nu et/ou des charges en fonction de la remise.
  3. Au champ "Message avis/quittance" ajoutez un message du type "Réduction exceptionnelle de ...€ du loyer pour la raison ... .
Remboursement, il faut différencier plusieurs cas de figure :
  • Remboursement d'un paiement affecté à un loyer : modifiez le loyer et ajoutez un paiement négatif du montant du remboursement, à la date du remboursement.
  • Remboursement suite à une remise : créez un loyer avec un montant négatif avec pour échéance la date du remboursement.
  • Remboursement d'un trop perçu de charges : créez un loyer avec un montant de charges négatif.
  • Remboursement d'un avoir : supprimez l'avoir en question.
Remarque : un loyer avec un montant négatif est traité par le logiciel comme une remise associée à un remboursement.

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Charge exceptionnelle (loyer exceptionnel)
Une charge exceptionnelle est une charge locative facturée directement au locataire (hors provisions). Par exemple si vous choisissez de facturer la TEOM directement, ou pour des travaux locatifs réalisés à la place du locataire.

Une charge exceptionnelle peut être ajoutée à un loyer existant. Alternativement, un loyer spécifique peut être créé pour facturer une charge exceptionnelle :
  1. Au menu "Charges et frais", ajoutez une charge de type "Charge récupérable/locative", puis sélectionnez "Facturation immédiate" au champ "Facturation au locataire".
  2. Une nouvelle fenêtre apparait : sélectionnez le locataire à facturer, puis choisissez un loyer pour la facturation.
  3. Enregistrez, puis passez au menu "Loyers et paiements".
  4. L'avis d'échéance est prêt à être envoyé. Une "Charge exceptionnelle" a été ajoutée au loyer sélectionné. Cette charge est imprimée dans l'avis et la quittance juste devant le montant de la charge, par exemple "TEOM 2016 : 200€".
  5. Suivre ensuite le paiement comme un loyer normal.
A noter:
  • Pour modifier le montant à facturer, passez par le menu "Loyers et paiements". Les éventuelles modifications faites après coup au menu "Charges et frais" ne sont pas répercutées sur le loyer.
  • Les charges exceptionnelles n'entrent pas dans le bilan fiscal. Si une charge exceptionnelle est ajoutée sur un loyer existant, seul le loyer nu est pris en compte pour le bilan fiscal.
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Autre recette brute : assurance loyer impayé, subvention ANAH...
Une "Recette brute" permet de renseigner les indemnités d'assurance pour loyer impayé, une subvention de l'ANAH... Dans le bilan fiscal, ces recettes apparaissent sous la rubrique "Autres recettes brutes", contrairement aux paiements du locataire qui apparaissent sous la rubrique "Loyers bruts".

Ajouter une indemnité d'assurance (GRL, GLI) :
  1. Procédez comme pour renseigner un paiement au menu "Loyers et paiements"
  2. Renseignez le montant de l'indemnité reçue dans la section "Paiements", en précisant "reçu de Recette" dans la liste déroulante, avec la date de réception du paiement. Si le montant de l'indemnité dépasse le montant du loyer, l'indemnité sera automatiquement répartie sur les loyers non payés.
  3. Pour votre déclaration fiscale, le montant de l'indemnité apparaitra en totalité, incluant les loyers nus et les charges. Vous pouvez fiscalement déduire les charges en utilisant la rubrique déductible "Charges non récupérées au départ du locataire".
Alternativement, vous pouvez créer un loyer spécifique appelé "Indemnité GRL/GLI". En procédant ainsi, l'indemnité ne sera pas prise en compte dans les arriérés de loyer du locataire.

Ajouter une subvention ANAH :
  1. Cliquez sur "Nouveau loyer" au menu "Loyers et paiements"
  2. Sélectionnez le local concerné
  3. Laissez le champ locataire vide
  4. Renseignez le montant de la subvention dans la section "Paiements", en précisant "reçu de Recette" dans la liste déroulante, avec la date de réception du paiement

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Gestion en mode "compte"
Le mode compte est un mode de gestion chronologique des loyers et des paiements :
  • Les loyers et les paiements sont présentés ensemble au menu "Loyers et paiements", en suivant la logique d'un compte bancaire : + représente un crédit, - représente un débit.
  • Les paiements ne sont pas rattachés à un loyer en particulier : ils sont affectés automatiquement au paiement des loyers par ordre chronologique.
  • Le mode compte est conseillé lorsque les paiements des locataires sont irréguliers, ou lorsque les paiements ne correspondent pas aux loyers. Il est alors plus facile d'identifier et de modifier les paiements.
  • Lorsqu'un locataire est sélectionné dans la liste déroulante, son solde est affiché à droite de son nom. Ce solde est en général différent du montant des loyers en retard, car il inclut aussi les loyers à payer pour le mois à venir (loyers "en attente").
Cas particuliers en mode "Compte" :
  • Trop perçu / avoir : si les paiements sont supérieurs aux loyers, le compte du locataire a un solde positif, qui représente l'avoir du locataire.
  • Remise : pour appliquer une remise exceptionnelle sur un loyer, vous pouvez au choix :
    - diminuer le montant d'un loyer, en précisant "Remise exceptionnelle de ...€" au champ "Message avis/quittance"
    - ou créer un loyer appelé "Remise exceptionnelle" en mettant un montant négatif pour le loyer et/ou les charges.
  • Remboursement : entrez un paiement avec une valeur négative, par exemple pour un remboursement à la CAF ou à un locataire.
  • Plusieurs locations pour un même locataire : le solde du locataire inclut l'ensemble des locations. Les paiements sont affectés indifféremment à une location ou à une autre, en fonction de l'ordre chronologique.
  • Indemnité GRL/GLI : procédez comme pour renseigner un paiement sur un loyer en retard, et sélectionnez "reçu de Recette" dans la liste déroulante.
  • Subvention ANAH : créez un nouveau loyer attaché à un appartement, sans sélectionner de locataire, puis à la section "Paiements" renseignez le montant de la subvention en précisant "reçu de Recette" dans la liste déroulante.
  • Retenue sur dépôt de garantie : lors de la sortie du locataire, si vous indiquez au menu "Contrats" :
    - une "retenue pour impayé" : un paiement "Retenue dépôt de garantie" sera automatiquement créé,
    - une "retenue pour dégradations" : un loyer "Dégradations locatives" sera créé et le montant du paiement "Retenue dépôt de garantie" sera majoré d'autant.
Activation du mode compte et mise en garde :
  • Attention, l'activation du mode compte entraine des changements importants. L'activation du mode compte n'est pas réversible.
  • Suite à l'activation, des décalages sont possibles sur certains calculs de la déclaration d'impôt, car les paiements seront réaffectés par ordre chronologique.
  • L'activation est à réaliser au menu "Outils - Préférences - Réglages" : cochez "Réglages avancés", puis "Mode compte", validez et enregistrez.
  • Le mode compte est activé pour tous les propriétaires
  • L'activation peut prendre jusqu'à quelques minutes en fonction de l'importance de la base.

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Menu Charges et frais
Cette page permet de gérer les dépenses engendrées par les locaux en location. Ces dépenses sont utilisées par le logiciel pour calculer le bilan fiscal et les régularisations.

Ajouter une charge : Cliquer sur le bouton "Ajouter une Nouvelle Charge", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Libellé : Brève description de la dépense. Sur le bilan de régularisation de charges, seule cette description apparaît (le nom du fournisseur n’apparaît pas).
- Fournisseur : Sélectionner un Fournisseur / Entrepreneur dans la liste des fournisseurs existants. Pour renseigner un nouveau fournisseur, compléter la ligne Nouveau Fournisseur / Entrepreneur.
- Nouveau Fournisseur / Entrepreneur : Nom du fournisseur ou de l’entrepreneur. Pour les dépenses déductibles de réparation, d’entretien et d’amélioration, renseigner le nom et l’adresse de l’entrepreneur. De même pour les intérêts d’emprunt, renseigner le nom et l’adresse de l’organisme prêteur. Pour les autres dépenses, seul le nom est nécessaire.
- Local : Sélectionner le local auquel se rapporte la dépense. S’il s’agit d’une dépense commune pour un immeuble, sélectionner l’immeuble auquel se rapporte de la dépense (immeuble à déclarer préalablement, onglet ’Locaux -> Immeubles’) : la dépense sera répartie en fonction des millièmes de chaque local de l’immeuble. Ce champ est obligatoire.
- Type de charge : Sélectionner un type de charge dans la liste proposée. Le type de charge permet au logiciel de réaliser des traitements automatiques, par exemple la régularisation des charges locatives ou les déclarations de revenus fonciers 2044 ou 2072. Ce champ est obligatoire.
- Montant TTC : Montant TTC de la dépense.
- Date d’acquittement : Date à laquelle vous avez réglé la dépense. Par exemple, pour une facture d’électricité relative à l’année passée, mais que vous avez réglée cette année, indiquez la date de règlement de l’année en cours.

Charges récupérables/locatives (prorata temporis):
- Période du : Cette ligne ne concerne que les charges récupérables/locatives. Indiquez le début de la période à laquelle se rapporte la dépense. Cette information est utilisée pour le calcul de régularisation des charges locatives.
- au : Cette ligne ne concerne que les charges récupérables/locatives. Indiquez la fin de la période à laquelle se rapporte la dépense. Cette information est utilisée pour le calcul de régularisation des charges locatives.

- Informations complémentaires : Précisions sur la charge. Par exemple : mode de règlement, numéro de chèque utilisé pour le paiement...

Modifier : modifie les informations d'une charge.

Dupliquer : duplique une charge. Icône à utiliser pour les charges récurrentes (électricité, eau...). Il faut ensuite modifier la charge dupliquée, par exemple en changeant le montant ou la date d’acquittement.

Supprimer : supprime définitivement une charge.

Remarque sur les charges d'immeuble (cas d'un propriétaire d'immeuble entier) :
- Les charges d'immeuble sont réparties sur les locaux selon les millièmes déclarés au menu 'Locaux->Immeubles'

Remarque sur les charges d'ascenseur :
- Le logiciel ne propose pas de clé de répartition pour les charges d'ascenseur. Il faut répartir manuellement les charges sur chaque local, en créant une charge d'ascenseur par local.


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Paiement d'une facture en plusieurs fois
Si vous payez une facture en plusieurs fois (acompte, arrhes...), il faut créer une charge pour chaque paiement, avec le montant payé et la date exacte du paiement. Il est essentiel de procéder de la sorte pour que le logiciel produise une déclaration fiscale juste : c'est la date de paiement qui détermine l'année de déductibilité d'une charge.

Afin de faciliter ce processus, le logiciel permet de dupliquer des charges à l'identique :
  1. Créez une charge lors du premier règlement, par exemple "Travaux X - paiement 1"
  2. Au paiement suivant, dupliquez cette charge à l'aide de l'icône Dupliquer
  3. Editez la nouvelle charge et ajustez le titre, la date de paiement et le montant payé.

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Taxe d'enlèvement des ordures ménagères TEOM / Taxe foncière
Pour récupérer la TEOM avec le logiciel, vous avez deux options :
1- Si le locataire paye des provisions sur charges : le principe est de déclarer les charges locatives au menu "Charges et frais", et de faire une régularisation une fois par an. A l'issue de la régularisation, une lettre sera proposée avec le décompte des charges et les provisions payées.
2- Si le locataire ne paye pas de provisions sur charges, vous pouvez créer un loyer exceptionnel (et non une charge) et envoyer l'avis au locataire. Ajouter un loyer "Charge exceptionnelle". Une charge exceptionnelle peut aussi être ajoutée à un loyer existant.

Remarque : votre avis d'imposition de taxe foncière comprend à la fois la taxe foncière et la TEOM. A la réception de ce avis, il faut créer deux charges distinctes dans le logiciel : une charge déductible pour la taxe foncière et une charge récupérable pour la TEOM.


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Modifier un fournisseur dans le logiciel
Lorsque vous déclarez une charge, le champ "Fournisseur" permet de réutiliser un fournisseur déjà déclaré (choisir un fournisseur dans liste déroulante). Le champ "Nouveau fournisseur" permet d'ajouter le nom et l'adresse d'un nouveau fournisseur. Pour modifier un fournisseur dans la liste déroulante, éditez la charge qui a été créé avec ce fournisseur et entrez la modification au champ "Nouveau fournisseur". Si plusieurs charges utilisent le fournisseur à modifier, il faut modifier toutes les charges en question.

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Provisions et arrêtés de syndic
Au menu "Charges" renseignez :
  • Les provisions versées
  • - Pour chaque appel de charges acquitté, créez une nouvelle charge "Provisions Trimestre x 2017", avec comme type de charge "Syndic de copropriété : Provisions pour charge".
    - Si c'est la première année que vous utilisez le logiciel, pensez à renseigner aussi les provisions pour charge versées en 2016.
    - Les cotisations provisionnelles pour fonds de travaux et les provisions spéciales pour travaux importants qui ne sont pas encore votés en AG (ascenseur, ravalement...) ne sont pas déclarées comme provisions versées au syndic, mais comme charge non déductible. En revanche, les travaux sont déductibles dans leur totalité à la date de règlement de l'entrepreneur par le syndic.

  • L'arrêté annuel des comptes
  • Sur l'arrêté des comptes, votre syndic présente un récapitulatif annuel qui comporte en général :
    • La quote-part du propriétaire, c'est à dire le total des dépenses qui sont affectées à votre logement.
    • Les charges récupérables souvent présentées sous la forme "dont locatif". Si le syndic n'a pas fait cette répartition, il faut faire le bilan en séparant manuellement les charges récupérables des autres charges.
    • Le solde, c'est à dire votre quote-part moins les provisions que vous avez déjà versées.

    En se basant sur cet arrêté annuel, vous déclarez dans le logiciel :
    • Les charges récupérables / locative, à déclarer comme "Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives", avec comme date d’acquittement la date de l'arrêté. Pour les champs "Période du" ... "au", utilisez la date de début et la date de fin de l'exercice du syndic. Ce montant sera utilisé par le logiciel lors de la régularisation des provisions versées par le locataire.
    • Les charges déductibles ( = "quote-part" - "charges récupérables" ), à déclarer comme "Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges déductibles", avec comme date d’acquittement la date de l'arrêté.
    • Le solde, voir les explications ci-dessous.
Comment intégrer un éventuel solde suite à l'approbation des comptes du syndic ?
  • Vous avez versé trop de provisions
    • Si le syndic vous rembourse le solde au titre du bilan 2015 déclarez le solde avec un montant positif comme "Syndic de copropriété : Remboursement reçu du syndic" avec la date paiement en 2016. Le logiciel soustraira ce solde des provisions versées en 2016.
    • Si le syndic conserve l'excédant ne déclarez pas le solde dans le logiciel.
    • Si le syndic a imputé une provision (provision normale - montant du solde), déclarez simplement la provision imputée comme "Syndic de copropriété : Provisions pour charge" et paiement en 2016
  • Vous n'avez pas versé assez de provisions :
    • Si le syndic vous demande un versement complémentaire au titre du bilan 2015, déclarez le versement complémentaire avec un montant positif en 2016 comme "Syndic de copropriété : Versement complémentaire au syndic". Le logiciel ajoutera ce versement aux provisions versées en 2016
    • Si le syndic ne demande pas le paiement du solde, ne déclarez pas le solde dans le logiciel.
Attention : si l'arrêté des charges déductibles est supérieur aux provisions versées, la ligne "Régularisation" calculée par le logiciel sera négative (au bilan fiscal). Ce cas ne devrait pas arriver, vous avez sans doute omis de déclarer les provisions versées l'année passée.

Exercice comptable du syndic décalé (à cheval sur 2 années)
Si par exemple l'exerce du syndic va du 1er avril au 31 mars :
  • Déclarez les provisions à la date de leur paiement
  • Pour être tout à fait rigoureux, scindez manuellement les montants des arrêtés des comptes, par exemple :
    Arrêté des charges déductible du 01/04/2014 au 31/03/2015 : 400€ donc 300€ à déclarer en 2015 et 100€ à déclarer en 2016
Voir aussi les chapitres FRAIS ET CHARGES: Syndic de copropriété pour la prise en compte des charges de syndic dans le bilan fiscal.


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Rapports

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Rapport : paiements
Cette page récapitule les paiements reçus des locataires et de la CAF. Plusieurs filtres sont disponibles :
  • Par locataire : sélectionnez un locataire dans la liste déroulante pour avoir en un coup d'oeil la date et le montant des versements. Les versements du locataire et de la CAF sont différenciés. La répartition d'un paiement sur plusieurs loyers est détaillée dans la colonne "Affectation du paiement". Un lien vers le "compte locataire" est proposé : ce lien génère un courrier à l'attention du locataire avec l'historique des loyers et paiements reçus / en retard (lien également disponible au menu "Contrats").
  • Par propriétaire : en choisissant "Locataire : Tous", l'ensemble des paiements reçus par le propriétaire est présenté. Les versements des locataires et de la CAF sont différenciés.
  • Par année : une liste déroulante permet de choisir l'année du rapport (1er janvier au 31 décembre) ou la totalité des années disponibles dans le logiciel.
Remarques :
  • Le bouton Exporter génère un fichier exploitable sous Excel ou Open Office Calc.
  • Les recettes de type ANAH, indemnités d'assurance n'apparaissent pas dans ce rapport.
  • Il n'est pas possible de modifier les paiements directement depuis cette page : repérez les loyers à modifier à la colonne "Affectation des paiements", puis à la page "Loyers et paiements" modifiez les paiements des loyers en question.
  • Le tri par colonne est modifiable en cliquant sur le titre de chaque colonne. Sous le titre, un filtre permet d'affiner vos recherches.

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Déclaration d'impôts (aide à la déclaration des revenus fonciers)
Les calculs proposés par le logiciel ont pour objectif de vous aider à vérifier votre déclaration de revenus fonciers. Il vous appartient d'en vérifier l'exactitude. Ces calculs ne remplacent aucunement un avis fiscal ou une assistance professionnelle. Aucune responsabilité n’est acceptée par l'Editeur du logiciel.
  • Location nue, régime normal : utilisez le menu "Rapports - Déclaration d'impôts".
    Les calculs s'appuient sur le régime "réel" des déclarations françaises 2044 (particuliers) et 2072 (SCI non soumises à l'impôt sur les sociétés). Le logiciel utilise les encaissements des loyers nus hors charges (menu "Loyers et paiements") et les dépenses déductibles (menu "Charges et frais"). Précisions sur les calculs. Les calculs se basent sur une situation standard, et doivent être adaptés pour les régimes ou situations particuliers.
    A savoir : si un local a été vendu ou retiré de la location, le logiciel peut retirer le local du bilan fiscal. Pour ce faire, au menu "Outils - Préférences - Réglages", cocher "Retirer certains locaux du bilan fiscal", puis au menu "Locaux" modifier le local (champ "Retirer du bilan fiscal à partir de l'année...").

  • Location nue, régime micro-foncier : utilisez le menu "Rapports - Déclaration d'impôts", mais de déclarez que la ligne "Recettes : Loyers bruts encaissés (sans charges locatives)". L'administration fiscale procèdera à l'abattement forfaitaire.

  • Location meublée, régime micro-BIC : utilisez le menu "Rapports - Revenus et dépenses", sélectionnez le meublé concerné et additionnez les lignes loyers bruts encaissés + charges / provisions locatives encaissées. L'administration fiscale procèdera à l'abattement forfaitaire. Au menu "Locaux", pensez à cocher la case "Meublé" pour que les meublés n'apparaissent pas dans la déclaration des locations nues.

  • Location meublée, autres régimes : un logiciel de comptabilité doit être utilisé en parallèle pour les déclarations fiscales.

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Rapport : revenus et dépenses
Cette page récapitule l'ensemble des revenus et des dépenses. Un résumé par catégorie est présenté dans le premier tableau. Le deuxième tableau donne le détail des revenus et des dépenses. Plusieurs filtres sont disponibles :
  • Par local : sélectionnez un local dans la liste déroulante pour avoir le bilan relatif à ce bien.
  • Par propriétaire : en choisissant "Local : Tous", l'ensemble des revenus et des dépenses pour le propriétaire est présenté.
  • Par année : une liste déroulante permet de choisir l'année du rapport (1er janvier au 31 décembre) ou la totalité des années disponibles dans le logiciel.
Remarques :
  • Le bouton Exporter génère un fichier exploitable sous Excel ou Open Office Calc.
  • Il n'est pas possible de modifier les paiements ou les charges directement depuis cette page : allez au menu "Loyers et paiements" ou "Charges et frais" pour faire des modifications.
  • Le tri par colonne est modifiable en cliquant sur le titre de chaque colonne. Sous le titre, un filtre permet d'affiner vos recherches.

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Loyers soumis à la TVA

Le logiciel supporte les locations soumises à la TVA. La TVA est activable/désactivable contrat par contrat.

Pour activer la prise en charge de la TVA, au menu "Outils - Préférences - Réglages" :
  • Cochez la case "Bailleur soumis à la TVA".
  • Vérifiez le taux de TVA à utiliser.
  • Si nécessaire, cochez la case "TVA sur les provisions de charge" : la TVA sera alors aussi calculée sur la base du loyer nu + provisions de charge.
Au menu "Contrat", quand vous ajoutez un nouveau contrat :
  • Vous pouvez choisir de soumettre individuellement une location à la TVA (option "Soumis à la TVA").
  • Le logiciel calcule alors automatiquement le montant total du loyer avec la TVA, en fonction du taux de TVA déclaré au menu Préférences.
Au menu "Contrat", quand vous modifiez un contrat existant :
  • Si vous corrigez manuellement un contrat existant, le logiciel ne recalculera pas le montant de la TVA. Ce comportement est voulu, par exemple si vous devez faire d'éventuels ajustements spécifiques sur le montant de la TVA. Après chaque modification de contrat, vérifiez que la TVA est correcte.
  • Après avoir mis à jour le montant du loyer et de la TVA, le logiciel vous propose de mettre à jour le montant des derniers loyers. Cochez les loyers à mettre à jour dans le tableau proposé.
Au menu "Loyers et paiement" :
  • les loyers sont générés sur la base des montants déclarés pour chaque contrat
  • Les quittances et avis de loyer détaillent la TVA et le taux de TVA en plus du loyer nu et des charges.
  • Si vous modifiez manuellement un loyer : la TVA n'est pas recalculée automatiquement pour chaque loyer, il vous appartient de recalculer et vérifier la TVA si nécessaire.
Au menu "Charges et frais" :
  • le montant HT et la TVA sont dissociés pour chaque charge.
  • Il est important de bien renseigner les deux montants. Le bilan fiscal se base sur le montant HT des charges (pour les locations soumis à TVA). La fonction de régularisation des charges utilise les montants HT et la TVA.
Régularisation des charges :
    Lors de la régularisation des charges, un bilan des charges HT, TVA et TTC est fait. Le locataire dispose alors d'une décomposition des charges avec la TVA.
Indexation du loyer :
    L'indexation du loyer augmente le loyer nu et la TVA. La TVA est recalculée sur la base du loyer et du taux de TVA déclaré au menu Préférences.
Bilan fiscal des revenus fonciers :
  • Pour les locations soumises à TVA, le bilan fiscal est calculé sur la base du montant HT des loyers nus et sur la base du montant HT des charges déductibles.
  • Pour les locations non soumises à TVA, le bilan fiscal est calculé sur la base du montant HT des loyers nus et sur la base du montant TTC des charges déductibles.
  • Si les locaux sont groupés par immeuble, il est conseillé de ne pas mélanger des locations soumises et non soumises à TVA au sein d'un même immeuble.
Déclaration fiscale de TVA :
    Le logiciel ne fait pas les calculs pour la déclaration fiscale de TVA (TVA collectée et TVA déductible). Le montant de la TVA collectée est calculable à partir de l'export du menu "Loyers et paiements". Pour la TVA déductible, aidez-vous de l'export au menu "Charges et frais". L'export est exploitable avec un tableur (Excel, Open Office).

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Personnalisation des courriers

Les courriers générés automatiquement par le logiciel sont personnalisables selon plusieurs axes :
  • Edition du courrier avant envoi
  • Impression des coordonnées bancaires
  • Ajout d’une signature scannée
  • Ajout d’un logo
  • Taille de la police de caractères
  • Enveloppes à fenêtre
  • Papier à en-tête
  • PDF
  • Modification des modèles de courrier
La personnalisation s’applique à l’ensemble des courriers produits par le logiciel : quittances, avis, relances, ...
A noter : chaque courrier envoyé ou imprimé est archivé au menu "Contrats", icône "Historique des courriers envoyé", locataire par locataire.

Edition du courrier avant envoi :
  • Chaque courrier généré par le logiciel apparait dans une fenêtre d’édition. Vous pouvez donc modifier manuellement le courrier avant de l’envoyer, en tapant les corrections directement dans la fenêtre.
  • Si vous voulez changer le modèle du courrier pour modifier définitivement le texte, voir le paragraphe "Modification des modèles de courrier" ci-dessous.
Impression des coordonnées bancaires :
  • Le menu "Outils - Préférences - Bailleur" permet d'indiquer vos coordonnées bancaires. Vous avez le choix entre le format européen SEPA (BIC/SWIFT et IBAN) et le format traditionnel (nom de la banque et numéro de compte). Si vous renseignez les deux formats, ils seront tous les deux imprimés sur les courriers.
  • Les coordonnées bancaires sont imprimées en entête des courriers, sous le nom du bailleur.
  • Cas particulier : si vous utilisez plusieurs comptes bancaires pour un même bailleur, il est conseillé de ne pas renseigner vos coordonnées bancaires dans le logiciel. En effet, le logiciel ne permet pas d'associer un compte par logement. Le plus simple est de remettre un RIB au locataire lors de la signature du bail.
  • A noter : les coordonnées bancaires ne sont pas imprimées pour les courriers suivants : demande d'attestation, avis de déménagement pour le fisc, attestation de location, courrier libre.
Ajout d’une signature scannée :
  • Au menu "Outils - Préférences - Logo / Signature", sélectionnez un scan de votre signature. Ce scan sera automatiquement ajouté à tous les courriers.
  • Lors de l’envoi d’un courrier par mail simple, la signature ne sera pas jointe au mail. Ceci pour des raisons de sécurité, pour éviter qu’un éventuel locataire malveillant ne récupère le fichier de votre signature et ne le réutilise. Préférez alors l’envoi du courrier en PDF par mail. La signature sera alors intégrée dans le document PDF. Même si cela n’empêche pas la réutilisation de votre signature, cela rend la manipulation plus difficile.
  • Si vous changez d’ordinateur, il faudra recharger le scan de votre signature après avoir rechargé l’archive de sauvegarde.
Ajout d’un logo :
  • Au menu "Outils - Préférences - Logo / Signature", sélectionnez votre logo. Le logo sera automatiquement ajouté à tous les courriers, dans le pavé d’en-tête.
  • Lors de l’envoi d’un courrier par mail, le logo n’est pas joint au mail. Envoyez le courrier en PDF par mail pour que votre logo apparaisse.
  • Si vous changez d’ordinateur, il faudra recharger votre logo après avoir rechargé l’archive de sauvegarde.
Taille de la police de caractères :
  • Au menu "Outils - Préférences - En-tête / Courriers", vous avez le choix entre 3 tailles de police de caractères : petit - moyen - grand. Ce réglage impacte l’affichage à l’écran et l’impression des courriers, mais n’a pas d’effet sur les PDF ou l’envoi par mail.
  • Pour maximiser la police de caractères, si la taille "grande" de la police ne suffit pas, une possibilité est de générer un PDF, puis d'imprimer le PDF en question. La police sera plus grande à l'impression. Pour les avis et les quittances, privilégiez les modèles "Encadré" et "Bloc".
  • Pour des raisons d’ergonomie, certaines parties des courriers resteront toujours en petits caractères, quel que soit le réglage choisi.
Enveloppes à fenêtre :
  • Au menu "Outils - Préférences - En-tête / Courriers", le positionnement du pavé "Destinataire" est ajustable. Utilisez les différents réglages pour ajuster l'adresse du destinataire sur la fenêtre des enveloppes.
Papier à en-tête :
  • Au menu "Outils - Préférences - En-tête / Courriers", cochez la case "Masquer le pavé Bailleur" pour utiliser du papier à en-tête.
PDF :
  • Chaque courrier peut être généré au format PDF, en cliquant sur le bouton "PDF". Enregistrez le document PDF dans vos documents, puis vous pouvez envoyer ce document par courrier électronique ou le garder pour vos archives.
Modification du titre du courrier/mail :
  • Au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages avancés", cochez "Titre courrier/mail" : le titre du courrier sera modifiable au dessus de la fenêtre d'édition de chaque courrier.
  • Le titre du courrier est utilisé :
    - Dans le sujet des mails envoyés au locataire.
    - Dans le tableau d'historique des courriers envoyés (menu "Locataires" ou "Contrats").
Modification des modèles de courrier :
  • Pour modifier les modèles de texte des courriers, au menu "Outils - Préférences - Réglages", cochez la case "Courriers personnalisés", puis enregistrez. Des sous menus apparaitront pour chaque type de courrier.
  • Modifiez alors le texte dans les différents sous-menus, puis cliquez sur "Enregistrer" pour conserver les modifications.
  • Pour récupérer le texte original, supprimez tout le texte de la case et enregistrez. Les cases de texte ne peuvent pas être vides.
CourrierPersonnalisation possible du modèle
Quittance3 modèles au choix et le message en bas de la quittance
Avis de loyer3 modèles au choix et le message en bas de l'avis
Reçu dépôt de garantieMessage en bas du reçu
Relance pour impayésTout le texte
Mise en demeure pour impayésTout le texte
Appel à la caution solidaireNon
Attestation de locationNon
Révision de loyerTout le texte
Régularisation des chargesTout le texte
Compte locatif / solde de tous comptesNon
Confirmation de réception du préavisNon
Avis de déménagement pour le fiscNon
Avis de déménagement pour la CAFNon
Demandes d’attestationsNon
Rappel : il est possible d'éditer tous les courriers avant impression ou envoi, même si le modèle n'est pas modifiable.

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Module professionnel de gérance


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Présentation du module de gérance
Le module de gérance a été conçu pour les professionnels de la gestion locative : gestionnaires de bien, agences immobilières, gestionnaires de résidences... La gestion au quotidien est automatisée : comptes de gestion, honoraires, quittancement, suivi des paiements, relances, indexations... Toutes les fonctionnalités du logiciel Immobilier Loyer sont disponibles et des fonctionnalités spécifiques sont apportées pour les professionnels :
  • Tableau de bord global
  • Comptes rendus de gestion (aussi appelés rapports de gérance )
  • Calcul automatique des honoraires de gestion
  • Calcul automatique des cotisations pour l'assurance loyers impayés

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Tableau de bord
Le tableau de bord de la page d'accueil résume votre activité de gestion :
  • Nombre de biens en gérance, nombre de locataires, de propriétaires
  • Graphiques avec la totalité des encaissements
  • Tâches à faire : comptes de gestion à envoyer, locataires à relancer, révisions, régularisations...
  • Alertes d'échéance de bail, attestations manquantes
A tout moment, vous pouvez retourner au tableau de bord global en sélectionnant "--Tous--" dans le menu déroulant des propriétaires.

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Comptes-rendus de gestion
Le logiciel génère les comptes-rendus de gestion destinés au propriétaire. Les comptes-rendus de gestion présentent :
  • le bilan de gestion sur la période et la part revenant au propriétaire
  • le détail des honoraires de gestion
  • le détail des cotisations pour l'assurance loyers impayés (si souscrite par le propriétaire)
  • le détail des encaissements et quittancements
  • les éventuelles charges réglées par l'agence et refacturées au propriétaire
  • les éventuels loyers impayés
Pour générer un compte-rendu de gestion :
  1. Au menu "Compte de gestion", cliquez sur le bouton "Générer le compte-rendu".
  2. Un résumé du compte-rendu est présenté. Modifiez si nécessaire le montant du versement au propriétaire et le mode de règlement, puis validez le compte-rendu.
  3. Le logiciel génère le compte-rendu sous forme d'un courrier à envoyer au propriétaire, avec le détail pour chaque lot.
  4. Le courrier peut être envoyé directement par mail ou imprimé pour un envoi postal.
Pour annuler un compte-rendu :
  • Au menu "Compte de gestion", supprimez le compte-rendu en haut du tableau en cliquant sur l'icône "Supprimer". Le dernier compte-rendu sera ainsi annulé. Vous pouvez ensuite générer à nouveau le compte-rendu.
Historique :
  • Au menu "Compte de gestion", un tableau récapitule l'historique des comptes-rendus et des acomptes pour le propriétaire sélectionné. En cliquant sur l'icône "Voir le compte-rendu", le courrier envoyé au propriétaire est affiché.
  • Si vous modifiez manuellement les valeurs d'un compte-rendu de gestion, vous risquez d'introduire des incohérences. Il est préférable de supprimer un compte-rendu, puis de le générer à nouveau.
Remarques sur la page "Compte de gestion" :
  • Le "solde actuel" donne la vision courante du compte du propriétaire. Si vous générez un compte-rendu, le solde ne sera pas forcément égal au "solde actuel". Par exemple un solde actuel au 15 mars est de 1000€, correspondant à un paiement de 500€ le 08 février et un autre paiement de 500€ le 08 mars. En générant un compte de gestion du 01 février au 28 février, le solde sera de 500€ car le paiement du 08 mars n'est pas pris encore en compte.
  • Le menu déroulant "Périodicité des comptes-rendus" permet de choisir la périodicité du compte-rendu pour chaque propriétaire (périodicité mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). En cliquant sur "Modifier la période", vous pouvez définir une période spécifique pour la génération d'un compte rendu. Dans ce cas, prenez garde à ce que les comptes-rendus ne se chevauchent pas et qu'il n'y ait pas de "trous".
  • Le bouton "Générer le compte-rendu" n'apparaît qu'à la fin de la période de gestion. Vous pouvez forcer la génération du compte-rendu, par exemple pour clore un mandat de manière anticipée.

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Acomptes, avances
Au menu "Compte de gestion", le bouton "Verser un acompte" permet de verser une avance à un propriétaire :
  • Indiquez la date du versement et le montant, puis cliquez sur le bouton "Ajouter". Un courrier d'avis de versement est alors proposé en cliquant sur l'icône "Avis de versement".
  • Le ou les acomptes seront automatiquement déduits du prochain compte-rendu de gestion. Important : si vous renseignez un acompte de manière rétroactive, cet acompte ne modifiera pas les comptes-rendu déjà générés. Il faut d'abord supprimer le ou les comptes-rendus impactés, ajouter l'acompte avec la date rétroactive, puis générer à nouveau le ou les comptes-rendus.

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Honoraires de gestion
Les honoraires de gestion sont automatiquement calculés par le logiciel au fil de l'eau. Pour chaque local une charge mensuelle d'honoraires est créée au menu "Charges et frais". Le mode de calcul est défini pour chaque contrat selon plusieurs critères :
  • Assiette de calcul des honoraires (au choix) :
    1. Encaissements (montant mensuel des encaissements reçus du locataire ou de la CAF)
    2. Quittancement total (montant mensuel des appels des loyers nu + provisions de charges + charges exceptionnelles)
    3. Quittancement loyer nu (montant mensuel des appels des loyers nu uniquement)
    4. Honoraires forfaitaires (montant forfaitaire mensuel par bien)
    5. Pas d'honoraires
  • Pourcentage des honoraires de gestion : pourcentage TTC appliqué sur l'assiette de calcul. Si l'agence n'est pas soumise à la TVA, utilisez le montant HT. Pour les honoraires forfaires, un montant mensuel est facturé pour chaque bien en gestion.
  • Calcul mensuel des honoraires pour chaque local en gestion. Les honoraires basés sur les encaissements sont ajoutés aux honoraires du mois d'encaissement, les honoraires basés sur le quittancement sont ajoutés aux honoraires du mois de l'appel.
  • Facturation automatique en fin de mois des honoraires sur le compte de gestion du propriétaire. Par exemple les honoraires d'octobre sont prélevés sur le compte de gestion le 30 octobre.
Par défaut, l'assiette de calcul et le pourcentage de gestion sont définis au menu "Outils - Préférences - Gérance". Ces critères sont personnalisables pour chaque contrat au menu "Contrats".

Modifier une charge d'honoraires :
  • Les charges d'honoraires sont mises à jour au fur et à mesure par le logiciel. Par exemple, si vous modifiez un paiement existant, les honoraires seront automatiquement recalculés. A noter que seuls les honoraires des 3 derniers mois sont recalculés.
  • Si vous modifiez manuellement une charge d'honoraires, par exemple pour une remise exceptionnelle, veillez à cocher la case "Figer les honoraires". Vos modifications seront conservées.
  • Si vous modifiez une charge d'honoraires déjà facturée, la mise à jour du compte-rendu de gestion n'est pas automatique. Il faut supprimer le compte-rendu de gestion, puis le générer à nouveau.
Cas particuliers :
  • Régularisations : une régularisation des charges en faveur du locataire diminue le montant des encaissements (donc des honoraires calculés sur les encaissements) ; une régularisation en faveur du propriétaire augmente le montant des encaissements (donc des honoraires calculés sur les encaissements) ; les régularisations ne sont pas prises en compte dans l'assiette du quittancement.
  • Charges exceptionnelles : les charges exceptionnelles peuvent être prises en compte pour le calcul des honoraires (option "Inclure les charges exceptionnelles" dans les préférences de gérance).
Avoir sur honoraires de gestion :
  • Pour ajouter un avoir, au menu "Charges et frais" ajoutez une charge de la manière suivante :
    • Libellé : "Avoir sur honoraires de gestion"
    • Local : Choisir dans la liste
    • Type de charge : Charge déductible - Frais d’administration et de gestion
    • Montant : Montant négatif TTC de l'avoir
    • Date d'acquittement : Date à laquelle vous souhaitez appliquer l'avoir
    • Facturation au propriétaire : Oui
    • Figer les honoraires : Cochez
  • L'avoir sera pris en compte dans le prochain compte-rendu de gestion (en fonction de la date d'acquittement renseignée)
  • Pour répartir un avoir sur plusieurs mois, dupliquez la charge précédemment créée et ajustez le montant de l'avoir pour chaque mois.

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Assurance Loyers Impayés
Le logiciel calcule automatiquement les cotisations pour les assurances loyers impayés. Ces cotisations sont déduites du compte de gestion du propriétaire. Pour ajouter une assurance :
  1. Au menu "Contrats", lors de la création ou lors de la modification d'un contrat, renseignez le champ "Assurance loyers impayés" : indiquez le pourcentage TTC de l'assurance.
  2. Tous les mois, une charge d'assurance est automatiquement ajoutée. L'assiette de calcul est le montant du loyer nu + charges.
  3. La facturation de l'assurance est automatique, avec un prélèvement sur le compte du gestion du propriétaire en début de mois.
Remarques :
  • En cas de sinistre, pour renseigner les indemnités reçues de l'assurance : créez un nouveau loyer pour le local concerné et entrez le montant de l'indemnité avec un paiement de type "Recette". Evitez de renseigner l'indemnité sur les loyers en retard, car cela faussera le compte du locataire, qui reste toujours redevable des impayés.
  • Si le propriétaire n'a pas souscrit d'assurance, laissez simplement le champ "Assurance loyers impayés" à 0.
  • Les régularisations des charges ne sont pas prises en compte dans le calcul des cotisations.
  • Les charges exceptionnelles ne sont pas prises en compte dans le calcul des cotisations.

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Honoraires de location, frais d'agence
Le logiciel permet de facturer des honoraires de location :
  • A un propriétaire : les honoraires, y compris les honoraires de location, sont retirés du compte de gestion du propriétaire sous la forme d'une charge d'honoraires.
    Pour ajouter une charge d'honoraires, sélectionnez un propriétaire, puis au menu "Charges et frais" ajoutez une nouvelle charge :
    • Libellé : "Honoraires de location"
    • Local : Choisir dans la liste
    • Type de charge : Charge déductible - Frais d’administration et de gestion
    • Montant : Montant TTC des honoraires facturés au propriétaire
    • Date d'acquittement : Date à laquelle vous souhaitez facturer les honoraires du compte de gestion
    • Facturation au propriétaire : Oui
    • Figer les honoraires : Cochez

  • A un locataire : les "frais d'agence" sont facturés sur le compte du locataire, sous la forme d'un "loyer d'honoraires".
    Pour ajouter un "loyer d'honoraires", sélectionnez un locataire, puis au menu "Loyers et paiements" ajoutez un nouveau loyer :
    • Locataire : Choisir dans la liste
    • Local : Choisir dans la liste
    • Loyer : "Honoraires de location"
    • Période du/au : Ne pas renseigner
    • Loyer hors charges : 0
    • Charges : 0
    • Charge exceptionnelle Montant : Montant TTC des honoraires facturés au locataire
    • Charge exceptionnelle Description : "Honoraires de location"
    • Echéance : Date à laquelle vous souhaitez facturer les honoraires
    Une fois le loyer d'honoraires créé, vous pouvez générer un avis d'échéance (icône "Appel de loyer") et un reçu de paiement (icône "Quittance de loyer").
    Remarque : le libellé du loyer d'honoraires doit commencer par "Honoraires de location" ou "Frais d'agence" afin de ne pas apparaitre dans les comptes-rendus de gestion du propriétaire.

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Dépôt de garantie
  • Au menu "Outils - Préférences - Gérance" choisissez si le dépôt de garantie est "Conservé par l'agence" ou "Versé au propriétaire". Ce réglage est commun pour tous les propriétaires. Si l'agence conserve le dépôt de garantie, le dépôt de garantie ne sera pas versé sur le solde de gestion du propriétaire et ne sera pas réclamé au propriétaire à la sortie du locataire.
  • L'enregistrement d'un dépôt de garantie est automatique lorsque vous créez un nouveau contrat et que vous indiquez le montant du dépôt de garantie.
  • La restitution est automatique à la date de sortie du locataire, minorée des retenues : au menu "Contrats" icône "Sortie du locataire" indiquez les éventuelles retenues pour impayés ou pour dégradation. Il n'est pas possible de changer la date de restitution qui est par défaut la date de sortie.

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Gestion des propriétaires
  • Ajouter un propriétaire : dans la liste déroulante en haut à gauche, sélectionnez "--ajouter un propriétaire--" tout en bas de la liste, puis renseignez les informations relatives au propriétaire et enregistrez. Vous pourrez ensuite modifier ces informations en sélectionnant un propriétaire, puis en allant au menu "Outils - Préférences - Bailleur".
  • Archiver un propriétaire : un propriétaire archivé est présent dans le logiciel, mais n'apparait pas dans la liste des propriétaires. Les propriétaires archivés ne sont pas pris en compte dans le tableau de bord global (sauf sur les graphiques d'encaissement).
    - Pour archiver un propriétaire : sélectionnez le propriétaire, puis au menu "Outils - Préférences - Bailleur", cliquez sur "Archiver ce propriétaire".
    - Pour afficher les propriétaires archivés : au menu "Outils - Préférences - Gérance", cochez "Afficher les propriétaires archivés", puis enregistrez.
    - Pour "désarchiver" un propriétaire : affichez les propriétaires archivés (cf ligne précédente), sélectionnez le propriétaire, puis au menu "Outils - Préférences - Bailleur", cliquez sur "Réactiver ce propriétaire".
  • Supprimer un propriétaire : un propriétaire supprimé est définitivement effacé du logiciel, ainsi que l'ensemble de son historique de gestion. Pour supprimer un propriétaire : sélectionnez le propriétaire, puis au menu "Outils - Préférences - Bailleur", cliquez sur "Supprimer ce propriétaire".

  • Tri de la liste des propriétaires : au menu "Outils - Préférences - Gérance" plusieurs options sont proposées pour le tri des propriétaires : par ordre alphabétique, par référence interne ou par ordre de création.
    - Astuce pour trier les propriétaires par nom de famille : choisissez le tri par référence interne, et par exemple pour le propriétaire "M. et Mme Jean DUPOND" indiquez "DUPOND" au champ "Référence interne" au menu "Outils - Préférences - Bailleur".

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Comptabilité
Notre logiciel n'est pas un logiciel de comptabilité. Pour les professionnels, un logiciel de comptabilité doit être utilisé en parallèle : déclarations fiscales, balance de fonds mandants, pointe de trésorerie...

Aidez-vous des exports aux menus "Rapports - Paiements" et "Rapports - Revenus et dépenses" pour alimenter rapidement votre comptabilité.

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Préférences de gérance
Les préférences de gérance sont définies au menu "Outils - Préférences - Gérance".

Coordonnées de l'agence : les coordonnées de l'agence sont utilisées pour les courriers à destination des locataires et des propriétaires. Ces coordonnées sont aussi utilisées pour la génération des baux. Les numéros de RCS et TVA sont à indiquer au champ "Infos légales".
Pour faire apparaitre les coordonnées du propriétaire au lieu de celles de l'agence, cochez "Gestion en nom propre" aux préférences "Bailleur/SCI".

Préférences de gestion :
  • Honoraires de gestion : pourcentage TTC par défaut pour calculer les honoraires de gestion. Ce pourcentage est personnalisable pour chaque contrat au menu "Contrats". Pour les honoraires forfaitaires, indiquez le montant mensuel TTC des honoraires par bien en gestion.
  • Base de calcul des honoraires : assiette utilisée par défaut pour calculer les honoraires de gestion. Cette assiette est personnalisable pour chaque contrat au menu "Contrats". Voir le chapitre "Honoraires de gestion" pour plus de détails sur le calcul des honoraires de gestion.
  • Libellé des honoraires : libellé utilisé pour la création des charges d'honoraires. Si vous choisissez "Honoraires de gestion", les honoraires affichés dans les comptes-rendus de gestion seront par exemple : "Honoraires de gestion janvier 2017".
  • Libellé de l'assurance loyers impayés : libellé utilisé pour la création des charges d'assurance.
  • Taux de TVA : taux de TVA pour les honoraires de gestion et l'assurance loyers impayés. Si l'agence n'est pas soumise à la TVA indiquez 0.
  • Périodicité des comptes-rendus : périodicité par défaut pour les comptes-rendus de gestion. La périodicité est mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. La périodicité est personnalisable pour chaque propriétaire au menu "Compte de gestion".
  • Dépôt de garantie : choisissez "Conservé par l'agence" ou "Versé au propriétaire". Ce réglage est commun pour tous les propriétaires. Si l'agence conserve le dépôt de garantie, le dépôt de garantie ne sera pas versé sur le solde de gestion du propriétaire et ne sera pas réclamé au propriétaire à la sortie du locataire. A noter que le logiciel prend en compte les éventuelles retenues sur le dépôt de garantie (à renseigner au menu "Contrats" icône "Sortie du locataire").
  • Recalculer les honoraires : recalcul de tous les honoraires pour le propriétaire sélectionné.

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Divers Gérance
Déclaration fiscale pour les propriétaires : le logiciel prépare les calculs pour les déclarations 2044 ou 2072. Un bilan détaillé est imprimable pour être remis au propriétaire, au menu "Rapports - Déclaration d'impôts".

Gestion en nom propre : le module de gérance est compatible avec la gestion en nom propre. Au menu "Outils - Préférences - Bailleur/SCI", cochez la case "Gestion en nom propre" pour les propriétaires concernés. Les courriers sont alors envoyés au nom du propriétaire.

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FAQ Pratique


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Le logiciel convient-il aux locations meublées ?
Oui, le logiciel convient aux locations meublées.

Toutes les fonctions de gestion locative sont compatibles avec les locations meublées. Au menu "Locaux", pensez à cocher la case "Meublé" pour les locations concernées.

Etablissement des déclarations fiscales pour les meublés :
- Régime "micro-BIC" : vous déclarez la totalité de vos encaissements (loyers nus + charges), l'administration fiscale applique l'abattement forfaitaire. Au menu "Rapports - Revenus et dépenses", vous trouverez le total des loyers + charges encaissés pour chaque meublé. Les revenus des locations meublées doivent être déclarés sur le formulaire 2042C, et non sur le formulaire 2044 (réservé aux locations nues). N'utilisez pas le menu "Rapports - Déclaration d'impôts" qui est prévu pour les locations nues.
- Autres régimes (LMP, réel) : les déclarations fiscales pour ces régimes (2033, ...) ne sont pas fournies par le logiciel. Il faut en parallèle tenir une comptabilité des revenus et des dépenses : l'export des loyers et des charges vous aide à tenir votre comptabilité.

Pour le cas particulier des bailleurs cumulant les deux types de locations (nues et meublées), pensez à cocher la case "Meublé" au menu "Locaux". Ainsi les revenus des locations nues seront bien séparés des revenus des locations meublées.

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Cas des locations saisonnières
Le logiciel est avant tout destiné aux locations "longue durée". Néanmoins, Le logiciel permet :
  • d’enregistrer les revenus des locations saisonnières
  • de produire les quittances à l’attention des locataires
Le paramétrage pour les locations saisonnières est le suivant :
  • Au menu "Locaux" cochez la case "Meublé" pour les locations concernées
  • Au menu "Outils - Préférences - Réglages" cochez la case "Afficher le menu Locataire"
  • Au menu "Locataires", créez un locataire générique nommé "Location Saisonnière"
  • Ne créez pas de contrat, car cela déclencherait la génération automatique des loyers
  • Pour chaque location, au menu "Loyers et paiements", créez un nouveau loyer avec par exemple :
    • Locataire : Location Saisonnière
    • Local : choisir dans la liste
    • Loyer : Location saisonnière M. et Mme Dupont
    • Période du : date de début de la location
    • Au : date fin de la location
    • Loyer : 500 €
    • Charges : 50 €
    • Paiement : 550€ reçu de Locataire le ...
    • Message pour le locataire : coordonnées des clients
    • Informations complémentaires : Règlement par chèque n°... le ...
  • Vous pouvez alors éditer la quittance pour le locataire.
A noter :
  • Pour une gestion complète de vos locations saisonnières, optez pour le logiciel "Location Saisonnière" proposé sur notre site. Ce logiciel offre un planning détaillé, la gestion des réservations et des contrats, la facturation et une variété de bilans financiers.
  • Les revenus saisonniers seront présentés au menu "Rapports - Revenus et dépenses". Ne tenez pas compte des revenus comptabilisés au menu "Rapports - Déclaration d'impôts", ces revenus ne concernent que les locations nues.

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Le logiciel est-il adapté à ma SCI ?
Le logiciel est parfaitement adapté à la gestion locative des SCI dites "familiales" :
  • Gestion des comptes locataires, suivi des paiements, appels et quittances de loyer, indexation des loyers, régularisation des charges...
  • Génération des contrats de location
  • Suivi des dépenses
  • Calculs pour la déclaration 2072
A savoir :
  • Les associés et leurs parts respectives peuvent être décrits au menu "Outils - Préférences - Associés / Indivisaires". Les parts de chaque associé sont utilisées pour calculer la quote-part de chacun au menu "Rapports - Déclaration d'impôts".
  • Pour tracer les versements reçus ou remis aux différents associés : pour chaque versement ajoutez une charge avec la catégorie "Charge non déductible - Autres" :
    • Pour un versement de bénéfice aux associés, entrez un montant positif.
    • Pour un apport en compte courant des associés, entrez un montant négatif.
Notez que certains points ne sont pas gérés par le logiciel :
  • Comptabilité
  • Gestion des AG
  • Compte bancaire de la SCI
Le logiciel n'est pas adapté aux SCI à l'impôt sur les sociétés : ce type de SCI demande la tenue d'une comptabilité stricte, ce qui n'est pas le cas du logiciel.

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Version illimitée ou illimitée multi-propriétaires ?
Plusieurs modes de gestion sont possibles pour la gestion locative : bailleur particulier en nom propre, indivision, location en meublé non professionnel LMNP, Société Civile Immobilière SCI, location saisonnière au régime micro... La version du logiciel dépend de votre mode de gestion.

Si vous gérez vos locations :
  • Avec une entité unique, par exemple en nom propre ou en indivision ou à travers une SCI : choisissez la version illimitée.
  • Avec plusieurs entités, par exemple en nom propre et à travers une SCI ou plusieurs SCI : choisissez la version multi-propriétaires.
  • En meublé et en locations nues, en nom propre uniquement : choisissez la version illimitée. Voir les chapitres ci-dessus pour isoler les revenus des locations nues et meublées.
  • En location saisonnière : choisissez le logiciel "location saisonnière". Ce dernier permet de gérer un planning des réservations, de facturer vos clients et de faire le bilan annuel des facturations.
  • En location saisonnière et en location classique : installez les deux logiciels (gestion locative et location saisonnière).
Précision : si vous gérez à la fois des appartements en nom propre (déclaration 2044) et une SCI (déclaration 2072), il faut reporter manuellement la quote-part de vos revenus de la SCI sur la déclaration 2044. En effet, le logiciel ne connait pas votre quote-part, c'est à vous de faire la répartition.

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Renseigner l'historique des paiements d'un locataire
Si vous venez d'installer le logiciel, les loyers de l'année en cours ont été créés automatiquement. Vous pouvez également renseigner les paiements des années passées. Pour gagner du temps, créez un loyer unique du 01/01/2016 au 31/12/2016, avec un montant du loyer nu x12 et provisions pour charges x 12. Pour ce faire, au menu "Loyers et paiements" cliquez sur "Ajouter un nouveau loyer" => "Ajouter un nouveau loyer", avec par exemple les valeurs suivantes :
- Local : à choisir dans la liste
- Locataire : à choisir dans la liste
- Loyer : "Loyer 2016"
- Période du: 01/01/2016
- au: 31/12/2016
- Loyer hors charges: 6000 € (=loyer mensuel nu x12)
- Charges: 600€ (=charges mensuelles x 12)
- Echéance : 31/12/2016
- Paiement reçu du locataire: 6600 €
- Paiement reçu le : 31/12/2016

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Ajouter un locataire avec un solde d'arriérés impayés
Pour ajouter un locataire avec des impayés datant d'années antérieures, le plus simple est de créer un "loyer d'arriérés" année par année. Au menu "Loyers et paiements" cliquez sur "Ajouter un nouveau loyer", avec par exemple les valeurs suivantes :
- Local : à choisir dans la liste
- Locataire : à choisir dans la liste
- Loyer : "Arriérés 2016"
- Période du: 01/01/2016
- au: 31/12/2016
- Loyer hors charges: montant des arriérés de loyer nu
- Charges: montant des arriérés de charges
- Echéance : 31/12/2016

Vous pourrez ensuite affecter des paiements sur ces arriérés de loyer.

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Un loyer n'apparait pas à l'onglet "Déclaration d'impôt" ?
Le logiciel se trompe de date pour certains loyers ?
Sur le graphique de la page d'accueil, certains loyers n'apparaissent pas aux bonnes dates ? Les sommes ne vous paraissent pas cohérentes ? Cliquez sur le graphique, le logiciel détaillera alors les paiements par mois ou par année. Si vous détectez une erreur, corrigez les dates de paiement pour les loyers en question, en passant par le menu "Loyers et paiements".

Par défaut, le logiciel utilise la date du jour comme date de paiement. Donc si vous avez enregistré le paiement de loyers anciens et que vous n'avez pas mis à jour la date de paiement, un décalage peut apparaitre. La date de paiement du loyer est importante, car elle conditionne son année d'imposition.

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Frais de retard en application de la clause pénale
Pour facturer des frais de retard au locataire, la procédure est la suivante :
  1. Exemple : le locataire est en retard des mois de juillet et d'août. La clause pénale prévoit une pénalité 10% du montant des impayés.
  2. Modifiez le loyer de septembre, augmentez le montant du loyer nu de 20% (2 mois x 10%). Au champ "Message pour le locataire (appel et quittance)", indiquez "Majoration de ...€ du loyer nu de septembre en application de la clause pénale..." et précisez le détail du calcul.
  3. Envoyez l'appel de loyer au locataire, éventuellement suivi de la lettre de relance.
Remarque : le bail doit nécessairement contenir une clause pénale décrivant le montant des frais à payer par le locataire.

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Changer la devise et masquer les centimes
Au menu "Outils - Préférences - Réglages", indiquez la devise au champ "Devise". Par exemple : €, $, SFr, CFA, CFP... Cette devise sera utilisée dans l'ensemble du logiciel et pour tous les courriers.

Pour ne pas afficher les centimes, au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages avancés" cochez "Ne pas afficher les centimes".

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Numérotation des quittances
Les avis et les quittances ont un formalisme identique à celui des factures. A ce titre, la numérotation est séquentielle par propriétaire (et non par locataire). Le numéro est généré lors de la visualisation, de l'impression ou de l'envoi par mail de l'avis ou de la quittance. L'avis et la quittance d'un même loyer portent le même numéro. Tant qu'il n'y a pas eu de visualisation ou d'impression (appel ou quittance), les loyers n'ont pas de numéro et ne participent pas à l'incrémentation du compteur des quittances.

Au menu "Outils - Préférences - Quittance / Appel", vous pouvez cocher les options suivantes :
  • Modification manuelle des numéros : affiche le numéro d'avis/quittance au menu "Loyers et paiements" et permet de modifier le numéro.
  • Numérotation par locataire : chaque locataire a sa propre séquence de numéros (1, 2, 3...). L'activation de cette option n'est pas rétroactive sur les quittances existantes.
  • Génération systématique d'un numéro : création d'un numéro même si l'avis ou la quittance n'ont pas été générés. Le numéro est créé lors de la génération automatique des loyers ou après l'ajout manuel d'un loyer.
En mode gérance professionnelle, la numérotation est séquentielle au niveau de l'agence (et non par propriétaire), sauf pour les propriétaires gérés en nom propre qui bénéficient de leur propre numérotation séquentielle.

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Facture au lieu de Quittance
L'intitulé "Quittance" peut être remplacé par "Facture". Au menu "Outils - Préférences - Quittance / Appel", cochez la case "Remplacer appel / quittance par facture". Les avis et les quittances seront alors intitulés "Facture", l'avis faisant office de facture à payer, la quittance faisant office de facture acquittée.

N'oubliez pas de mettre à jour le message générique à la fin de l'avis et de la quittance, pour respecter le formalisme des factures : délai de paiement, conditions d'escompte, taux des pénalités de retard, mentions particulières... Les informations légales sur votre société sont à renseigner au menu "Outils - Préférences - Bailleur".


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FAQ Technique


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Envoi des courriers par email (versions illimitées uniquement)
Les courriers peuvent être envoyés par courrier électronique. Pour envoyer un courrier par mail : sur les pages de courrier (quittance, lettre de relance...), cliquer sur le bouton "Envoyer par mail" ou sur le bouton "Envoyer PDF par mail".

L'envoi par mail nécessite :
  • D'avoir renseigné l'email du locataire au menu "Locataire" (éventuellement plusieurs adresses séparées d'une virgule)
  • D'avoir renseigné votre propre email au menu "Outils - Préférences" (une seule adresse email)
  • De posséder la version illimitée du logiciel avec un abonnement annuel en cours
Un bouton "Envoyer par email" apparaît alors à côté du bouton "Imprimer". Chaque mail sera envoyé en double : l'original pour le locataire, vous en copie.

En cas de problème avec l'envoi par email :
Si malgré avoir suivi ces recommandations l'envoi par email ne fonctionne pas, il y a trois éventualités :
  1. Votre antivirus / pare-feu bloque l'accès du logiciel à internet : pour vérifier, désactivez temporairement l'anti-virus et faites un essai d'envoi
  2. L'adresse email de votre locataire (ou la vôtre) est invalide : dans ce cas, le message "Erreur lors de l'envoi..." apparaît après avoir cliqué sur "Envoyer par email"
  3. Avec Hotmail, Gmail et Aol en particulier, il arrive que ces mails soient classés automatiquement dans les spams. Pensez à vérifier votre répertoire spam et demandez à votre locataire de faire de même.

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Envois/impressions groupés (en masse)
Un service d'envoi en masse des avis et des quittances est disponible. Ce service permet d'envoyer ou d'imprimer rapidement un nombre important d'avis ou de quittances :
  1. Au menu "Loyers et paiements", cliquez sur le bouton "Envoi en masse".
  2. Choisissez le type de documents à envoyer : dernières quittances, toutes les quittances non envoyées, appel de loyer du mois...
  3. Choisissez le mode d'envoi : a) email et courrier, b) par courrier uniquement.
  4. Une liste d'appels ou de quittances à envoyer est proposée : vérifiez la liste, modifiez si nécessaire et cliquez sur le bouton "Envoyer".
  5. Le logiciel commence par envoyer les emails et propose ensuite d'imprimer le reste des documents.
A noter :
  • L'historique des courriers envoyés est disponible pour chaque locataire au menu "Contrats", icône "Historique des courriers".
  • L'envoi en masse peut être fait d'un coup pour l'ensemble des propriétaires définis dans le logiciel.
  • En sélectionnant "Courrier libre à tous les locataires", une fenêtre apparait pour entrer le message à envoyer. Le bouton "Aperçu" propose une visualisation du courrier avant envoi.

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Mise à jour automatique
Les dernières versions du logiciel se mettent automatiquement à jour. Lorsque vous lancez le logiciel, le logiciel se connecte à Internet pour vérifier les éventuelles nouveautés. Si une mise à jour est disponible, les évolutions sont présentées. Cliquez alors sur le bouton "Mettre à jour", l'installation est automatique. Il n'est pas nécessaire de redémarrer le logiciel ou votre ordinateur.

Pour bénéficier des mises à jour, un abonnement est nécessaire.

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Mise à jour manuelle du logiciel (PC Windows)
Pour les anciennes versions du logiciel, la procédure pour mettre à jour le logiciel est la suivante :
1- Important ! Commencer par faire une archive de sauvegarde avant la mise à jour : au menu "Outils - Archive de sauvegarde": créer une archive de sauvegarde sur votre "Bureau"
2- Installer la dernière version gratuite du logiciel : lien pour installer le logiciel (l'installation de la dernière version supprimera automatiquement l'ancienne version)
3- Le logiciel va recharger automatiquement vos données et votre licence. Si le rechargement automatique échoue, restaurer l'archive de sauvegarde réalisée à l'étape 1 au menu "Outils - Archive de sauvegarde".

Votre licence illimitée sera automatiquement transférée vers la nouvelle version.

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Mise à jour manuelle du logiciel (Macintosh)
Pour les anciennes versions du logiciel, la procédure pour mettre à jour le logiciel est la suivante :
1- Important ! Commencez par faire une archive de sauvegarde avant la mise à jour : Lancez le logiciel, puis au menu "Outils - Archive de sauvegarde" : créez une archive de sauvegarde dans le dossier "Documents". Il se peut que votre navigateur enregistre directement la sauvegarde dans le dossier "Téléchargements".
2- Au dossier "Applications" : mettez à la corbeille le répertoire XAMPP et l'application "Gestion Locative"
3- Redémarrez votre Mac
4- Téléchargez la version gratuite du logiciel
5- Installez la version gratuite : copiez la nouvelle version du répertoire XAMPP et la maisonnette "Gestion Locative" vers le répertoire "Applications"
6- Lancez le logiciel, puis au menu "Outils - Archive de sauvegarde": restaurez l'archive de sauvegarde réalisée à l'étape 1 : votre licence illimitée sera automatiquement transférée vers la nouvelle version, ainsi que vos données.

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Transférer le logiciel vers un nouveau PC
Sur l'ancien PC :
1- Lancez le logiciel, puis au menu "Outils - Archive de sauvegarde" : créez une archive de sauvegarde sur une clé USB

Sur le nouveau PC :
2- Installez la version gratuite du logiciel : lien pour installer le logiciel
3- Lancez le logiciel, puis au menu "Outils - Archive de sauvegarde" : avec la clé USB restaurez l'archive de sauvegarde réalisée à l'étape 1
4- Si vous utilisez un logo ou une signature scannée, au menu "Outils - Préférences - Logo/Signature" : chargez à nouveau votre logo ou votre signature.

Votre licence illimitée sera automatiquement transférée vers votre nouveau PC, en même temps que vos données.

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Transférer le logiciel vers un nouveau MAC
Sur l'ancien MAC :
1- Lancez le logiciel, puis au menu "Outils - Archive de sauvegarde" : créez une archive de sauvegarde sur une clé USB. Il se peut que votre navigateur enregistre directement la sauvegarde dans le dossier "Téléchargements", dans ce cas transférez l'archive sur une clé USB.

Sur le nouveau MAC :
2- Téléchargez la version gratuite du logiciel
3- Installez la version gratuite : copiez le répertoire XAMPP et la maisonnette "Gestion Locative" vers le répertoire "Applications"
4- Lancez le logiciel, puis au menu "Outils - Archive de sauvegarde" : restaurez l'archive de sauvegarde réalisée à l'étape 1 : votre licence illimitée sera automatiquement transférée vers la nouvelle version, en même temps que vos données.
5- Si vous utilisez un logo ou une signature scannée, au menu "Outils - Préférences - Logo/Signature" : chargez à nouveau votre logo ou votre signature.

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Passer de PC à Mac et vice versa
Le logiciel existe en version PC et en version Mac. Les archives de sauvegarde (menu "Outils - Archive de sauvegarde") réalisées sous PC et sous Mac sont compatibles. Vous pouvez transférer vos données et votre licence de l'un à l'autre. Vérifiez au préalable que le logiciel est à la même version sur les 2 ordinateurs (à vérifier au menu "Outils - A propos"). Par exemple, pour passer de PC à Mac :

Sur votre PC :
1- Lancez le logiciel, puis au menu "Outils - Archive de sauvegarde" : créez une archive de sauvegarde sur une clé USB.
2- Vérifiez la version du logiciel au menu "Outils - A propos".

Sur votre Mac :
2- Téléchargez et installez la version gratuite du logiciel pour Mac : lien pour installer le logiciel
3- Lancez le logiciel et vérifiez la version au menu "Outils - A propos" : la version doit être identique à la version PC.
4- Au menu "Outils - Archive de sauvegarde" : avec la clé USB restaurez l'archive de sauvegarde réalisée à l'étape 2.
5- Si vous utilisez un logo ou une signature scannée, au menu "Outils - Préférences - Logo/Signature" : chargez à nouveau votre logo ou votre signature.

Votre licence illimitée sera automatiquement transférée vers votre Mac, en même temps que vos données.

La procédure pour passer de Mac à PC est identique (vous réalisez l'archive de sauvegarde sur votre Mac, puis vous la rechargez sur votre PC).

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Sauvegarder vos données
Il est conseillé de réaliser régulièrement une archive de sauvegarde, sur support externe. En cas d'incident majeur (perte du disque dur, virus...) ou de changement d'ordinateur, le rechargement d'une archive permet de récupérer l'ensemble des données archivées à un instant donné. Il suffit de réinstaller Immobilier Loyer, puis de recharger la dernière archive de sauvegarde.
Pour réaliser une sauvegarde, suivez les instructions à l'onglet "Outils - Archive de sauvegarde".

A savoir : à chaque utilisation, le logiciel réalise automatiquement des sauvegardes dans le répertoire :
   C:\Program Files (x86)\ImmobilierLoyer\sauvegardes
Le répertoire de sauvegarde automatique est personnalisable au menu "Outils - Préférences - Réglages", en cochant "Répertoire de sauvegarde perso.".

Il est également conseillé d'activer la sauvegarde sur internet. Voir les chapitres suivants pour plus de détails.

Archive de sauvegarde illisible / format SQL
Les archives de sauvegarde ne peuvent être ouvertes qu'avec le logiciel. Si vous cliquez directement sur l'archive de sauvegarde, le contenu est codé et illisible.

Pour ouvrir une archive de sauvegarde :
  1. Lancez le logiciel
  2. Au menu "Outils - Archive de sauvegarde", paragraphe "Rechargement d'une archive" cliquez sur le bouton "Choisir le fichier"
  3. Une fenêtre s'ouvre, sélectionnez l'archive à recharger (par défaut, les archives sont nommées "SauvImmLoyer_xxx.sql"), puis cliquez sur "Ouvrir"
  4. Cliquez sur "Recharger l'archive"

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Sauvegarde internet
Grâce à la sauvegarde automatique sur internet, vous pouvez récupérer vos données en cas de crash définitif de votre PC ou de virus. Vous devez préalablement avoir activé la sauvegarde sur internet à l'onglet "Outils - Préférences - Sauvegarde internet". Votre abonnement doit être à jour pour bénéficier de cette fonctionnalité.

Pour récupérer une sauvegarde envoyez nous une demande par mail à l'adresse info@immobilierloyer.com. Précisez l'adresse email que vous avez utilisée pour acheter le logiciel, nous pourrons ainsi vérifier que vous êtes bien le propriétaire de la sauvegarde demandée. Pour des raisons de sécurité, nous n'enverrons les données qu'à cette adresse email. Les sauvegardes anciennes sont automatiquement effacées de notre serveur après 1 an.

Les informations sauvegardées ont fait l'objet de déclarations auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) enregistrées sous les numéros 2023425 et 2023426. Nous suivons de strictes procédures de sécurité en ce qui concerne le stockage et la protection des informations que vous nous avez transmises, afin d'éviter tout accès non autorisé. Les informations vous concernant restent strictement confidentielles. Conformément à la loi du 6 janvier 1978, dite "Informatique et libertés", vous disposez d'un droit d'accès et de rectification aux données vous concernant.

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Que faire en cas de crash définitif de votre PC ou disque dur ?
Vous pouvez réinstaller le logiciel sur un nouveau PC, sans acheter une nouvelle licence (la licence du logiciel reste valable).

Si vous avez pu conserver une archive de sauvegarde (Onglet "Outils->Archive de sauvegarde"), la procédure est la suivante:
1- Installer le logiciel : lien pour installer le logiciel
2- Onglet "Outils->Archive de sauvegarde": restaurer l'archive de sauvegarde.
La licence sera automatiquement transférée vers votre nouveau PC.

Si vous n'avez pas pu conserver d'archive de sauvegarde ou si vous n'aviez pas activé la sauvegarde internet, il faut entrer à nouveau toutes les données manuellement :
1- Installer le logiciel : lien pour installer le logiciel
2- Supprimer l'exemple
3- Cliquer sur le lien d'activation qui vous avait été envoyé par mail après l'achat. Si vous ne retrouvez pas le mail, nous pouvons vous l'envoyer à nouveau. Contactez-nous par mail, en précisant l'email que vous aviez utilisé pour faire l'achat.

A savoir : si vous n'avez pas d'archive de sauvegarde, vous pouvez peut-être récupérer une archive sur votre ancien PC. En effet, le logiciel réalise automatiquement des sauvegardes dans le répertoire :
C:\Program Files (x86)\ImmobilierLoyer\sauvegardes
Les sauvegardes sont classées par date. Récupérez la plus récente.

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Comment récupérer et réinstaller une sauvegarde internet ?
La procédure pour récupérer vos données et votre licence est la suivante :
  1. Envoyez-nous une demande par mail à l'adresse info@immobilierloyer.com. Pour des raisons de sécurité, la sauvegarde ne pourra être envoyée qu'à l'adresse email que vous avez utilisée pour faire votre achat.
  2. A réception du mail avec la sauvegarde, enregistrez la pièce jointe, par exemple dans "Téléchargements".
  3. Installez la version gratuite du logiciel.
  4. Lancez le logiciel, puis au menu "Outils - Archive de sauvegarde", rechargez l'archive que vous avez enregistrée dans "Téléchargements".
Pour bénéficier de la sauvegarde internet, vous devez l'avoir activée préalablement au menu "Outils - Sauvegarde internet". Un abonnement en cours de validité est nécessaire. Pour des raisons de confidentialité, la sauvegarde internet est désactivée par défaut.

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Les indices INSEE ne se mettent pas à jour
Ce problème est en général causé par l'anti-virus, qui empêche le logiciel de télécharger les derniers indices sur internet. Vérifiez donc que votre anti-virus/pare-feu ne bloque pas le logiciel (regardez les programmes bloqués / autorisés par votre anti-virus).
Si votre abonnement n'est plus valable, il faut le renouveler pour bénéficier de la mise à jour automatique des indices.

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Une connexion internet est-elle nécessaire pour utiliser le logiciel ?
Non, une connexion internet n'est pas nécessaire pour utiliser le logiciel. Toutefois, le logiciel récupère automatiquement les indices INSEE (IRL, ICC, ILC) lorsqu'une connexion internet est disponible. Par ailleurs la fonction d'envoi des courriers par mail ne fonctionne que lorsqu'internet est disponible. De même pour la sauvegarde sur internet, si cette dernière est activée. Enfin, si vous voulez bénéficier des mises à jour du logiciel, un accès internet permet les mises à jour automatiques.
Veillez donc à ce que votre anti-virus/pare-feu ne bloque pas Immobilier Loyer.

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Comment supprimer un propriétaire ?
1- Sélectionner le propriétaire à supprimer (en haut à gauche).
2- A l'onglet "Outils - Préférences", cliquer sur le bouton "Supprimer ce propriétaire".
3- Confirmer la suppression.
Attention : en supprimant un propriétaire du logiciel, vous supprimerez aussi toutes les données relatives à ce propriétaire : appartements, locataires, loyers...

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Export de vos données vers Excel
Le logiciel permet un export des loyers et des charges vers Excel ou Open Office, à partir des pages suivantes : "Loyers et paiements", "Charges et frais", "Rapports - Paiements" et "Rapports - Revenus et dépenses". Pour activer l'export aux pages "Locaux", "Locataires", "Contrats", cochez "Export des données" au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages avancés".

Avec la version Pro, l'export aux pages "Locaux", "Locataires" et "Contrats" englobe tous les propriétaires présents dans le logiciel, même les propriétaires archivés.

Cliquez sur le bouton "Exporter", puis enregistrez le fichier. Un fichier au format CSV est alors proposé. Ce format s'ouvre avec Excel ou Open Office (gratuit). La fonction d'export permet d'utiliser les données du logiciel dans une comptabilité externe, de faire des tris, de réaliser des rapprochements, de faire des calculs spécifiques....

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Zoomer ou dézoomer (taille de l'affichage à l'écran)
Vous pouvez augmenter ou diminuer la taille de la police de caractère à l'écran en utilisant la combinaison : CTRL et molette de la souris.
A chaque redémarrage du logiciel la police de caractère est remise à sa taille normale.

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Tri alphabétique des enregistrements
Le tri alphabétique des lignes (enregistrements) s'effectue en cliquant sur le titre des colonnes. Un clic trie dans l'ordre alphabétique, un deuxième clic trie dans l'ordre inverse.

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Utiliser le logiciel sur plusieurs ordinateurs
Le logiciel peut être installé et utilisé sur plusieurs ordinateurs, par exemple si vous avez un ordinateur de bureau et un portable, ou un PC et un Mac. Pour ce cas de figure, quelques points importants sont à noter:
  • Le logiciel doit être installé et à la même version sur les deux ordinateurs (version à vérifier au menu "Outils - A propos" sur chaque ordinateur).
  • Les données ne sont pas automatiquement synchronisées entre les deux ordinateurs. Par exemple si vous enregistrez un paiement sur un ordinateur, cet enregistrement ne sera pas automatiquement répercuté sur l'autre ordinateur.
  • Pour mettre à jour vos données d'un ordinateur vers un autre : utilisez une clé USB pour transférer manuellement les données entre les deux ordinateurs. 1- Sur le premier ordinateur, créez une archive de sauvegarde au menu "Outils - Archive de sauvegarde" en choisissant d'enregistrer l'archive sur votre clé USB, puis 2- Mettez votre clé USB sur l'autre ordinateur, et rechargez l'archive de la clé USB en passant par le menu "Outils - Archive de sauvegarde".

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Utiliser le logiciel en réseau local (accès depuis plusieurs ordinateurs)
Le logiciel peut être utilisé en réseau local, par exemple dans une même maison ou dans un même bureau :
  • Il suffit d'installer le logiciel sur un seul ordinateur, qui jouera le rôle de serveur.
  • Cet ordinateur doit être allumé pour que les autres ordinateurs aient accès au logiciel.
  • L'accès depuis les autres ordinateurs se fait grâce à un navigateur Web (Chrome, Internet Explorer, Firefox...).
  • Il n'est donc pas nécessaire d'installer le logiciel sur tous les ordinateurs.
  • La procédure n'est pas très compliquée, mais faites-vous éventuellement aider par quelqu'un ayant des notions en réseaux informatiques.
Procédure à réaliser sur l'ordinateur "serveur" :
1- Editez le fichier C:\Program Files (x86)\ImmobilierLoyer\rocherdigital\apache\conf\httpd.conf et remplacez la ligne
Listen localhost:7373
par
Listen 7373
2- Redémarrez le logiciel.
3- Modifiez le pare-feu du "serveur" pour autoriser les communications sur le port 7373 (Apache)

Vous pouvez alors consulter le logiciel depuis tous les ordinateurs sur votre réseau local, en utilisant le lien suivant dans la barre d'adresse de votre navigateur (en remplaçant adresse-ip-du-pc-serveur !) :
http://adresse-ip-du-pc-serveur:7373

Pour connaitre l'adresse-ip-du-pc-serveur, vous pouvez utiliser la commande IPCONFIG dans une fenêtre "DOS" sur le PC serveur. L'adresse ressemble à : 192.168.0.10

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