Aide en ligne

Immobilier Loyer est un logiciel de gestion locative immobilière : suivi des loyers et des paiements, quittances, régularisation des charges, relances... Un outil simple et efficace pour gérer un patrimoine immobilier locatif de manière autonome : appartements, maisons, parkings, immeubles, locaux commerciaux et professionnels...

Ce logiciel s'adresse :

• aux particuliers "propriétaires bailleurs"
• aux SCI (Sociétés Civiles Immobilières)

L'option Gérance Pro s'adresse aux professionnels ayant une activité de gestion locative :

• gestionnaires de bien,
• agences immobilières,
• gestionnaires de résidences...

Le support et les renseignements pour l'utilisation du logiciel se font via le forum

Nous ne faisons pas de support téléphonique. Le support se fait par email et via le forum.

SUPSOFT
1988 route de Nice
06560 Valbonne
France
SIREN : 824 197 677

1. Supprimez l'exemple en cliquant sur le lien "Supprimer l'exemple" en haut de l'écran
2. Cliquez sur et complétez les détails de la location
3. Au menu "Loyers et paiements" : les loyers de l'année en cours ont été générés automatiquement. Renseignez les loyers déjà payés en cliquant sur l'icône
4. Au menu "Outils - Préférences", onglet "Bailleur/SCI" : complétez a minima nom, prénom, adresse, CP et ville

C'est tout ! Les loyers sont générés automatiquement tous les mois. Il vous reste à renseigner les loyers payés et à suivre les éventuels encours des locataires.

Bons loyers !

Le logiciel est avant tout destiné aux locations "longue durée". Néanmoins, Le logiciel permet :

• d’enregistrer les revenus des locations saisonnières
• de produire les quittances à l’attention des locataires

Le paramétrage pour les locations saisonnières est le suivant :

• Au menu "Locaux" cochez la case "Meublé" pour les locations concernées
• Au menu "Outils - Préférences - Réglages" cochez la case "Afficher le menu Locataire"
• Au menu "Locataires", créez un locataire générique nommé "Location Saisonnière"
• Ne créez pas de contrat, car cela déclencherait la génération automatique des loyers
• Pour chaque location, au menu "Loyers et paiements", créez un nouveau loyer avec par exemple :
• Locataire : Location Saisonnière
• Local : choisir dans la liste
• Loyer : Location saisonnière M. et Mme Dupont
• Période du : date de début de la location
• Au : date fin de la location
• Loyer : 500 €
• Charges : 50 €
• Paiement : 550€ reçu de Locataire le ...
• Message pour le locataire : coordonnées des clients
• Informations complémentaires : Règlement par chèque n°... le ...
• Vous pouvez alors éditer la quittance pour le locataire.

A noter :

• Pour une gestion complète de vos locations saisonnières, optez pour le logiciel "Location Saisonnière" proposé sur notre site. Ce logiciel offre un planning détaillé, la gestion des réservations et des contrats, la facturation et une variété de bilans financiers.
• Les revenus saisonniers seront présentés au menu "Rapports - Revenus et dépenses". Ne tenez pas compte des revenus comptabilisés au menu "Rapports - Déclaration fiscale", ces revenus ne concernent que les locations nues.

La page d'accueil dresse un tableau de bord de vos locations :

• Graphique des encaissements des 13 derniers mois : en cliquant sur le graphique, le détail des paiements est présenté.
• Graphique des encaissements des 10 dernières années.
  Encaissements = loyers perçus + charges/provisions perçues + autres recettes brutes (hors dépôt de garantie)
• Bloc-notes : notez ici les tâches en cours
• Rappels : voir le paragraphe détaillé ci-dessous

Le logiciel propose différents rappels, visibles à la page d'accueil du logiciel (menu "Tableau de bord") :

• Relance pour loyers impayés
• Révision du loyer (rappel activable jusqu'à 1 mois à l'avance)
• Régularisation des charges
• Échéance des baux
• Assurance locative
• Entretien de la chaudière, de la climatisation, ramonage...
• Rappels libres (personnalisés) : par exemple pour une visite périodique ou un rappel d'entretien annuel... Pour définir un rappel : au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages divers", commencez pas cocher "Rappels personnalisés" et enregistrez. Ensuite à la page d'accueil, onglet "__ rappels /__", cliquez sur "Ajouter un nouveau rappel" et complétez. Un rappel est signalé sur la page d'accueil lorsque la date du rappel est dépassée.

Cette fonctionnalité est uniquement proposée aux abonnements "Gestion Locative Facile" en ligne (à vérifier au menu "Outils - A propos").

Lors de la mise en location d'un bien, le logiciel vous aide à gérer les candidatures. A la page d'accueil du logiciel (menu "Tableau de bord"), à l'onglet "Candidatures", vous pouvez :

• Ajouter une candidature (bouton "Ajouter une candidature"), en renseignant les coordonnées des candidats locataires.
• Demander aux locataires de déposer un dossier de candidature complet. Chaque candidat va recevoir un email pour compléter un dossier en ligne : revenus, garants, justificatifs... Vous recevrez un email avec l'ensemble des justificatifs. La validation des dossiers est réalisée gratuitement par le Service Public d'Etat Dossier Facile.fr.
• Alternativement, le bouton "Fiche de renseignement vierge" génère une fiche de renseignement à envoyer par mail au locataire, avec la liste des pièces justificatives à fournir. Dans ce cas, il vous appartient de vérifier la cohérence des justificatifs.
• Après avoir sélectionné un candidat, en cliquant sur "Créer un contrat", un contrat est automatiquement ajouté au menu "Contrats", reprenant les coordonnées des locataires et des garants.

A savoir : conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD), les dossiers de candidature non retenus sont automatiquement supprimés au bout de 3 mois. Les dossiers de justificatifs des candidats retenus sont conservés.

Cette page permet de gérer les locaux que vous mettez en location.

Ajouter un local : Cliquer sur le bouton "Ajouter un Local", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Identification du Local : Identification du local en complément de l’adresse. Par exemple : appartement 3G, maison, garage n°5... Ce champ est obligatoire.
- Adresse : Adresse du local. Cette adresse est utilisée pour l'envoi des courriers, sauf si vous indiquez une adresse alternative pour le locataire du local en question (menu 'Locataires')
- Informations complémentaires : Précisions sur le local. Par exemple : superficie, année de construction, travaux à faire... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas communiquées dans les courriers.
- Entrer les informations pour l'édition des contrats de location : En cochant cette case, vous aurez accès à des champs supplémentaires qui seront utilisés par le générateur de bail : désignation des locaux, surface, dépendances, équipements communs. Ces champs ne sont utilisés que pour la génération des contrats.

Modifier : modifie les informations d'un local

Supprimer : met un local à la corbeille. A noter : le local reste présent dans l'historique des loyers et des charges.

Configuration avancée : au menu "Outils - Préférences", onglet "Réglages", plusieurs options sont proposées pour affiner les particularités de chaque local. Une fois ces options activées, vous pourrez pour chaque local :

• Activer/désactiver le rappel assurance
• Activer/désactiver le rappel chaudière
• Retirer un local des revenus fonciers (par exemple en cas de vente d'un appartement)
• Retirer le forfait de gestion des revenus fonciers pour un local en particulier
• Changer un local/locataire/contrat de propriétaire

Pour activer ce menu, cochez la case "Grouper les locaux par immeuble" au menu "Outils - Préférences - Réglages".

Cette page est destinée aux propriétaires de plusieurs locaux dans un même immeuble. Elle permet :

• De grouper les locaux par immeubles pour la déclaration des revenus fonciers et pour le rapport "Revenus et Dépenses".
• De renseigner les millièmes de chaque local (= clé de répartition), afin de ventiler les charges communes lors des régularisations de charges et de la déclaration des revenus fonciers.

Ajouter un immeuble : Cliquer sur le bouton "Ajouter un Immeuble", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Adresse de l'immeuble : Choisir une adresse parmi les adresses des locaux déclarés "Locaux - Locaux en location"
- Local x : Choisir un local à rattacher parmi les locaux déclarés au menu "Locaux - Locaux en location". Jusqu'à 60 locaux au maximum peuvent être rattachés à immeuble.
- Millièmes du local x : Millièmes à utiliser pour ventiler les charges communes de l’immeuble sur ce local.
- Informations complémentaires : Précisions sur l'immeuble. Par exemple : année de construction, travaux à faire... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas utilisées par le logiciel.

Chaque immeuble peut avoir un maximum de 60 locaux.

Modifier : modifie les informations d'un immeuble

Supprimer : supprime définitivement un immeuble. A noter : l'immeuble restera présent dans l'historique des charges.

• La somme des millièmes doit être égale à 1000.
  Pour chaque charge, le logiciel fera une règle de 3 pour ventiler la charge par local. Par exemple, pour une charge de 100€ et 200 millièmes pour un local, le logiciel attribuera 100€ x 200 / 1000 = 20€ au local en question. Si la somme des millièmes est inférieure à 1000, les charges ne seront répercutées que partiellement sur la déclaration fiscale et sur la régularisation des charges (par exemple si une partie de l’immeuble est réservée à l’usage du propriétaire).


• Vous êtes propriétaire de l'ensemble de l'immeuble.
  Attribuez les millièmes en fonction de la surface de chaque local pour arriver à 1000 millièmes pour l'immeuble. Par exemple si l'immeuble est composé de 5 appartements de 50m², soit une surface totale de 250m², chaque local aura 50m² / 250m² x 1000 = 200 millièmes.


• Vous êtes propriétaire seulement d'une partie de l'immeuble.
  Il ne faut pas utiliser les millièmes (tantièmes) de la copropriété. Il faut calculer vos propres millièmes de la manière suivante : si par exemple vous avez 2 appartements et que les tantièmes attribués par la copropriété sont de 200/6000 pour l'appartement 1 et de 300/6000 pour l'appartement 2 : les millièmes du logiciel seront 200/(200+300)x1000=400 pour l'appartement 1 et 300/(200+300)x1000=600 pour l'appartement 2. La somme fait 1000 millièmes.

Cette fonctionnalité est uniquement proposée aux abonnements "Gestion Locative Facile" (à vérifier au menu "Outils - A propos").

Il est possible d'ajouter des clés de répartition supplémentaires, par exemple pour répartir des charges d'ascenseur ou des charges qui ne concernent que certains locaux. Pour cela, au menu "Locaux - Immeubles", cliquez sur le bouton "Ajouter une clé de répartition" et renseigner les locaux concernés et les millièmes relatifs à chaque local (voir le paragraphe précédent pour le calcul des millièmes).

Quelle est la différence entre un "Immeuble" et une "Clé de répartition" ? Un immeuble permet de regrouper des locaux dans les rapports. Chaque immeuble a aussi sa clé de répartition des charges (en général, il s'agit de la clé de répartition principale, basée sur la surface de chaque local). Une clé de répartition permet de répartir certaines charges communes, en utilisant d'autres coefficients de répartition.

Par défaut lors de la régularisation des charges, les charges sont réparties en fonction des millièmes de chaque local, que le local soit occupé ou vacants. Ce qui veut dire qu'en cas de locaux vacants, une partie de cette charge n'est jamais récupérée. Alternativement, une charge peut être répartie uniquement sur les locaux occupés, c'est-à-dire que les millièmes seront ajustés afin d'ignorer les locaux vacants. Pour cela, au menu "Charges et frais", au champ "Répartition sur les locaux occupés/vacants", choisissez "Répartir sur les locaux occupés uniquement". Ce réglage est par exemple intéressant pour des consommations communes (éclairage, eau …) qui augmentent avec l'occupation de l'immeuble.

Bon à savoir : les charges non récupérées des locaux vacants entre deux locataires ouvrent droit à une déduction à la rubrique "Charges récupérables non récupérées au départ du locataire". Voir ce chapitre pour plus de détails.

Cette fonctionnalité est uniquement proposée aux abonnements "Gestion Locative Facile" (à vérifier au menu "Outils - A propos").

La fonctionnalité de relevé des compteurs permet de :

• Relever les index de différents groupes de compteurs : eau froide, eau chaude, chauffage, électricité…
• Facturer les consommations au locataire, en fonction de la différence entre les index des relevés. Les consommations sont soit facturées au moment de la régularisation des charges, soit en facturation immédiate, sous la forme d'un loyer exceptionnel.

La procédure pour le relevé des compteurs est la suivante :

1. Au menu "Locaux - Immeubles", cliquez sur le bouton "Relevé des compteurs"
2. Sélectionnez un groupe de compteurs existants ou créez un nouveau groupe de compteurs. Un groupe de compteurs rassemble des compteurs qui mesurent la même consommation (eau froide par exemple) pour un immeuble donné.
3. Un tableau permet de renseigner la date du relevé, la liste des compteurs relevé, le local concerné, le numéro du compteur et l'index relevé (colonne "Nouvel index"). L'index du précédent relevé est affiché (colonne "Ancien index").
4. A partir du deuxième relevé, après l'enregistrement du relevé, il est possible de créer des charges à facturer aux locataires : indiquez le prix unitaire des consommations (par exemple le prix de l'eau au m3 ou le prix du kWh), le libellé de la charge (ce libellé sera visible par le locataire, par exemple "Consommations d'eau froide") et le nom du fournisseur. Si vous choisissez la facturation à prendre sur les provisions, les consommations ne seront pas facturées immédiatement, mais lors de la régularisation des charges. Avec la facturation immédiate, un loyer exceptionnel à payer sous 7 jours sera créé pour chaque locataire concerné.

Remarques :

• Pour facturer les consommations, il faut au préalable calculer le prix unitaire que le fournisseur vous facture. Par exemple, si vous avez reçu une facture de la régie des eaux d'un montant de 4000 €, pour 1000 m3, le prix unitaire est de 4000 / 1000 = 4 €/m3.
• Il est possible de faire un relevé partiel, c'est-à-dire de ne relever que certains compteurs d'un groupe de compteurs. Par exemple, au départ d'un locataire, créez un nouveau relevé à la date de départ en ne relevant que le compteur du locataire sortant : une charge sera générée afin de permettre la régularisation de sortie.
• En choisissant la facturation immédiate, seuls les locataires présents pendant la période du relevé seront facturés. Aucun loyer exceptionnel ne sera créé pour un logement vacant.
• Il est possible d'utiliser une clé de répartition pour répartir une consommation en fonction de millièmes. Commencez par créer un immeuble ou une clé de répartition au menu "Locaux - Immeubles", puis affectez le relevé du compteur à l'immeuble ou à la clé de répartition.

Cette page permet de gérer vos locataires. Cette page est utile si vous louez plusieurs locaux à un même locataire (par exemple appartement et garage avec des contrats séparés). Remarque : le menu "Locataires" est actuellement masqué. Pour le faire apparaître, cochez la case "Afficher le menu Locataires" au menu "Outils - Préférences - Réglages".

Ajouter un locataire : Cliquer sur le bouton "Ajouter un Locataire", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Nom Prénom : Par exemple M. DUPOND Jean. Cette information est utilisée pour l’envoi des courriers. Pour les couples ou les colocataires, indiquez l’ensemble des preneurs tels qu’ils apparaissent sur le bail. Ce champ est obligatoire.
- Référence interne : Utilisez cette référence pour l'identification et le tri des locataires. Cette référence n'apparait pas sur les courriers. Ce champ doit être activé au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages avancés".
- Téléphone : Numéro de téléphone du locataire
- Email : Adresse email du locataire. Pour entrer plusieurs adresses email, séparer chaque adresse par une virgule.
- Adresse Postale : A compléter uniquement si l’adresse postale du locataire est différente de l’adresse de la location : par exemple pour un locataire qui vient de quitter un appartement ou pour une location de garage. Cette information est utilisée pour l’envoi des courriers. Si ce champ n’est pas renseigné, l’adresse de la location est utilisée pour l’envoi des courriers.
- Informations complémentaires : Précisions sur le locataire. Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas utilisées par le logiciel.

Modifier : modifie les informations d'un locataire

Supprimer : met un locataire à la corbeille. A noter : le locataire restera présent dans l'historique des loyers et dans les revenus fonciers.

Loyers du locataire : affiche l'ensemble des loyers pour un locataire, payés ou en attente de paiement.

Compte locataire : génère un courrier récapitulatif des paiements et des arriérés de loyer.

Lettre de relance : génère une lettre de relance avec l'encours d'un locataire, avec le détail des loyers en retard. Les loyers en attente (dont l'échéance n'est pas encore dépassée) n'apparaissent pas dans la lettre de relance.

Lettre de mise en demeure avec accusé de réception : génère une lettre de mise en demeure, avec le détail des loyers en retard. Les loyers en attente (dont l'échéance n'est pas encore dépassée) n'apparaissent pas dans la lettre de mise en demeure.

Sortie d'un locataire : le logiciel masque automatiquement les locataires sortis. Ces derniers disparaitront des listes de locataires, mais resteront présents dans l'historique des loyers et des revenus fonciers. Au menu "Outils - Préférences - Réglages", vous pouvez masquer ou afficher les locataires sortis. Alternativement, vous pouvez mettre le locataire à la corbeille : l'historique des paiements et des loyers sera conservé par le logiciel.

Tri des listes déroulantes : au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages avancés", le tri des listes de locataires se fait au choix : par ordre alphabétique, par référence interne ou par ordre de création.
Astuce pour trier les listes par nom de famille : par exemple pour le locataire "M. et Mme Jean DUPOND", choisissez "DUPOND" comme référence interne et appliquez le tri par référence interne.

Cette page permet de gérer les dépenses engendrées par les locaux en location. Ces dépenses sont utilisées par le logiciel pour calculer les revenus fonciers et les régularisations.

Ajouter une charge : Cliquer sur le bouton "Ajouter une Nouvelle Charge", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Libellé : Brève description de la dépense. Sur le bilan de régularisation de charges, seule cette description apparaît (le nom du fournisseur n’apparaît pas).
- Fournisseur : Sélectionner un Fournisseur / Entrepreneur dans la liste des fournisseurs existants. Pour renseigner un nouveau fournisseur, compléter la ligne Nouveau Fournisseur / Entrepreneur. Cliquer sur "Gérer" (à gauche de la liste des fournisseurs) pour modifier ou supprimer un fournisseur de la liste.
- Nouveau Fournisseur / Entrepreneur : Nom du fournisseur ou de l’entrepreneur. Pour les dépenses déductibles de réparation, d’entretien et d’amélioration, renseigner le nom et l’adresse de l’entrepreneur. De même pour les intérêts d’emprunt, renseigner le nom et l’adresse de l’organisme prêteur. Pour les autres dépenses, seul le nom est nécessaire.
- Local : Sélectionner le local auquel se rapporte la dépense. S’il s’agit d’une dépense commune pour un immeuble, sélectionner l’immeuble auquel se rapporte de la dépense (immeuble à déclarer préalablement, onglet ’Locaux -> Immeubles’) : la dépense sera répartie en fonction des millièmes de chaque local de l’immeuble. Ce champ est obligatoire.
- Type de charge : Sélectionner un type de charge dans la liste proposée. Le type de charge permet au logiciel de réaliser des traitements automatiques, par exemple la régularisation des charges locatives ou les déclarations de revenus fonciers 2044 ou 2072. Ce champ est obligatoire.
- Montant TTC : Montant TTC de la dépense.
- Date d’acquittement : Date à laquelle vous avez réglé la dépense. Par exemple, pour une facture d’électricité relative à l’année passée, mais que vous avez réglée cette année, indiquez la date de règlement de l’année en cours.

Charges récupérables/locatives (prorata temporis):
- Période du : Cette ligne ne concerne que les charges récupérables/locatives. Indiquez le début de la période à laquelle se rapporte la dépense. Cette information est utilisée pour le calcul de régularisation des charges locatives.
- au : Cette ligne ne concerne que les charges récupérables/locatives. Indiquez la fin de la période à laquelle se rapporte la dépense. Cette information est utilisée pour le calcul de régularisation des charges locatives.

- Informations complémentaires : Précisions sur la charge. Par exemple : mode de règlement, numéro de chèque utilisé pour le paiement...

Modifier : modifie les informations d'une charge.

Dupliquer : duplique une charge. Icône à utiliser pour les charges récurrentes (électricité, eau...). Il faut ensuite modifier la charge dupliquée, par exemple en changeant le montant ou la date d’acquittement.

Supprimer : met une charge à la corbeille.

Remarque sur les charges d'immeuble (cas d'un propriétaire d'immeuble entier) :
- Les charges d'immeuble sont réparties sur les locaux selon les millièmes déclarés au menu 'Locaux->Immeubles'

Remarque sur les charges d'ascenseur :
- Le logiciel ne propose pas de clé de répartition pour les charges d'ascenseur. Il faut répartir manuellement les charges sur chaque local, en créant une charge d'ascenseur par local.

Cette page récapitule les paiements reçus (locataires, CAF...). Plusieurs filtres sont disponibles :

• Par locataire : sélectionnez un locataire dans la liste déroulante pour avoir en un coup d'oeil la date et le montant des versements. Les versements du locataire et de la CAF sont différenciés. La répartition d'un paiement sur plusieurs loyers est détaillée dans la colonne "Affectation du paiement". Un lien vers le "compte locataire" est proposé : ce lien génère un courrier à l'attention du locataire avec l'historique des loyers et paiements reçus / en retard.
• Par propriétaire : en choisissant "Locataire : Tous", l'ensemble des paiements reçus par le propriétaire est présenté. Les versements des locataires et de la CAF sont différenciés.
• Par année/mois : une liste déroulante permet de choisir l'année (1er janvier au 31 décembre), le mois du rapport ou la totalité des années disponibles dans le logiciel.
• Par mode de règlement : voir ci-dessous.

Mode de règlement (chèque, virement, espèces...) Fonctionnalité de l'option Gérance Pro et de l'option SCI.
Pour déterminer les encaissements par mode de règlement :

• Au menu "Outils - Préférences - Réglages" : cochez "Modes de règlement", précisez les modes de règlement attendus et enregistrez.
• Au menu "Loyers et paiements" : pour chaque paiement, indiquez le mode de règlement dans la liste déroulante sur la droite.
• Au menu "Rapports - Paiements" : le mode de règlement est reporté dans la colonne "Paiement" ; une liste déroulante permet de faire un bilan par mode de règlement.

Remarques :

• Le bouton Exporter génère un fichier exploitable sous Excel ou Open Office Calc.
• Les recettes de type ANAH, indemnités d'assurance apparaissent dans la catégorie "Recette".
• Sur la gauche du tableau, l'icône permet de modifier les paiements directement depuis cette page.
• Le tri par colonne est modifiable en cliquant sur le titre de chaque colonne. Sous le titre, un filtre permet d'affiner vos recherches.

Les calculs proposés par le logiciel ont pour objectif de vous aider à vérifier votre déclaration de revenus fonciers. Il vous appartient d'en vérifier l'exactitude. Ces calculs ne remplacent aucunement un avis fiscal ou une assistance professionnelle. Aucune responsabilité n’est acceptée par l'Editeur du logiciel.

• Location nue, régime normal : utilisez le menu "Rapports - Déclaration fiscale".
  Les calculs s'appuient sur le régime "réel" des déclarations françaises 2044 (particuliers) et 2072 (SCI à l'IR). Le logiciel utilise les encaissements des loyers nus hors charges (menu "Loyers et paiements") et les dépenses déductibles (menu "Charges et frais"). Pour plus de détails, voir les précisions sur les calculs. Les calculs se basent sur une situation standard, et doivent être adaptés pour les situations particulières.
  
  Bon à savoir :
  • Local vendu : si un local a été vendu ou retiré de la location, le logiciel peut retirer le local des revenus fonciers. Pour ce faire, au menu "Outils - Préférences" onglet "Réglages" paragraphe "Réglages divers", cocher "Locaux vendus / Forfait fiscal", puis au menu "Locaux" indiquer l'année de vente au champ "Local vendu (année de vente)".
  • Déduction du forfait fiscal "Autres frais de gestion" : ce forfait est automatiquement appliqué aux locations nues. Il est possible de désactiver ce forfait local par local : au menu "Outils - Préférences" onglet "Réglages" paragraphe "Réglages divers", cochez l'option "Locaux vendus / Forfait fiscal", puis pour chaque local concerné, au menu "Locaux" réglez le champ "Forfait fiscal 'Autres frais de gestion'" sur "Ne pas inclure".
  • Déductions spécifiques : Robien, Borloo, Besson, Cosse, Scellier, Pinel, Duflot
  • Rattacher une charge à un exercice fiscal


• Location nue, régime micro-foncier : utilisez le menu "Rapports - Déclaration fiscale", mais ne déclarez que la ligne "Recettes : Loyers bruts encaissés (sans charges locatives)". L'administration fiscale procèdera à l'abattement forfaitaire.
  
  
• Location meublée, régime micro-BIC : utilisez le menu "Rapports - Déclaration fiscale", partie "Revenus meublés" : additionnez les lignes loyers bruts encaissés + charges / provisions locatives encaissées. L'administration fiscale procèdera à l'abattement forfaitaire. Au menu "Locaux", pensez à cocher la case "Meublé" pour que les meublés n'apparaissent pas dans la déclaration des locations nues.
  
  
• Locations nues en nom propre (déclaration 2044) et une SCI (déclaration 2072) : pensez à reporter la quote-part de vos revenus de la SCI sur la déclaration 2044.
  
  
• Autres régimes (meublé/BIC au réel, société à l'IS...) : un logiciel de comptabilité doit être utilisé en parallèle pour les déclarations fiscales.

Cette page récapitule l'ensemble des revenus et des dépenses. Un résumé par catégorie est présenté dans le premier tableau. Le deuxième tableau donne le détail des revenus et des dépenses. Plusieurs filtres sont disponibles :

• Par local : sélectionnez un local dans la liste déroulante pour avoir le bilan relatif à ce bien.
• Par propriétaire : en choisissant "Local : Tous", l'ensemble des revenus et des dépenses pour le propriétaire est présenté.
• Par année : une liste déroulante permet de choisir l'année du rapport (1er janvier au 31 décembre) ou la totalité des années disponibles dans le logiciel.

Remarques :

• Le bouton Exporter génère un fichier exploitable sous Excel ou Open Office Calc.
• Il n'est pas possible de modifier les paiements ou les charges directement depuis cette page : allez au menu "Loyers et paiements" ou "Charges et frais" pour faire des modifications.
• Le tri par colonne est modifiable en cliquant sur le titre de chaque colonne. Sous le titre, un filtre permet d'affiner vos recherches.

Ce rapport détaille les locataires présents à une date donnée. Les principaux points des contrats sont rappelés : date d'entrée, date de sortie, loyer nu, charges, dépôt de garantie.
Ce rapport est utile pour remplir les demandes d'information envoyées annuellement par le fisc pour la taxe d'habitation. Au préalable, pensez à indiquer les lieux et dates de naissance des locataires au champ "Informations complémentaires" au menu "Contrats" (ce champ est repris dans le rapport).

A savoir : le loyer nu et les charges sont affichés à leur valeur actuelle, c'est à dire à la date de génération du rapport. Le dépôt de garantie est affiché hors éventuelles retenues.

Le logiciel supporte les locations soumises à la TVA. La TVA est activable/désactivable contrat par contrat.

Pour activer la prise en charge de la TVA, au menu "Outils - Préférences", onglet "Réglages", paragraphe "TVA" (en bas de la page) :

• Cochez la case "Bailleur soumis à la TVA".
• Vérifiez le taux de TVA à utiliser.
• Si nécessaire, cochez la case "TVA sur les provisions de charge" : la TVA sera alors calculée sur la base du loyer nu + provisions de charge.

Au menu "Contrat", quand vous ajoutez un nouveau contrat :

• Vous pouvez choisir de soumettre individuellement une location à la TVA (champ "Soumis à la TVA").
• Le logiciel calcule alors automatiquement le montant total du loyer avec la TVA, en fonction du taux de TVA déclaré dans les préférences.

Au menu "Contrat", quand vous modifiez un contrat existant :

• Si vous corrigez manuellement un contrat existant, le logiciel recalcule le montant de la TVA.
• Après avoir mis à jour le montant du loyer et de la TVA, le logiciel vous propose de mettre à jour le montant des derniers loyers. Cochez les loyers à mettre à jour dans le tableau proposé.

Au menu "Loyers et paiement" :

• Les loyers sont générés sur la base des montants déclarés pour chaque contrat.
• Les quittances et avis de loyer détaillent la TVA et le taux de TVA en plus du loyer nu et des charges.
• Si vous modifiez manuellement un loyer, le logiciel recalcule le montant de la TVA.

Au menu "Charges et frais" :

• le montant HT et la TVA sont dissociés pour chaque charge.
• Il est important de bien renseigner les deux montants. Le bilan des revenus fonciers se base sur le montant HT des charges (pour les locations soumis à TVA). La fonction de régularisation des charges utilise les montants HT et la TVA.

Régularisation des charges :

Lors de la régularisation des charges, un bilan des charges HT, TVA et TTC est fait. Le locataire dispose alors d'une décomposition des charges avec la TVA.

Indexation du loyer :

L'indexation du loyer augmente le loyer nu et la TVA. La TVA est recalculée sur la base du loyer et du taux de TVA déclaré au menu Préférences.

Bilan des revenus fonciers :

• Au menu "Outils - Préférences", onglet "Réglages", chapitre "Réglages avancés", décochez la case "Revenus fonciers : Affecter les paiements d'abord sur les charges puis sur le loyer nu" : en cas de règlement partiel d'un loyer, le paiement sera affecté proportionnellement sur le loyer nu, les charges et la TVA.
• Pour les locations soumises à TVA, les revenus fonciers sont calculés sur la base du montant HT des loyers nus et sur la base du montant HT des charges déductibles.
• Pour les locations non soumises à TVA, les revenus fonciers sont calculés sur la base du montant HT des loyers nus et sur la base du montant TTC des charges déductibles.

Déclaration de TVA :

Si vous êtes soumis à la TVA, l'administration fiscale impose la tenue d'une comptabilité "commerciale". La déclaration de TVA (TVA collectée et TVA déductible) doit être issue de cette comptabilité. Notre logiciel n'est pas un logiciel de comptabilité, il ne propose donc pas les calculs pour la déclaration de TVA. Mais vous pouvez comparer le montant de la TVA collectée avec l'export du menu "Loyers et paiements" et de la TVA déductible avec l'export au menu "Charges et frais". Les exports sont exploitables avec un tableur (Excel, Open Office).

NF 525 :

Notre logiciel n'est pas sécurisé selon la NF 525 "anti-fraude TVA". Donc si vous êtes soumis à la TVA, que vous avez des locataires particuliers et que vous ne bénéficiez pas de la tolérance administrative, notre logiciel n'est pas adapté. La tolérance administrative dispense "les assujettis dont l'intégralité des paiements est réalisée avec l'intermédiation directe d’un établissement de crédit, auprès duquel l’administration peut exercer son droit de communication". Par exemple, si vous recevez uniquement des règlements par virement et prélèvement avec une banque française, la tolérance s'applique.

Le logiciel est parfaitement adapté à la gestion des SCI "familiales" :

• La gestion locative est au coeur du logiciel.
• Le logiciel prépare les calculs pour la déclaration fiscale 2072.
• L’option "Gestion SCI" couvre les obligations comptables des SCI à l’IR.

En résumé, le logiciel s'adresse à la grande majorité des SCI familiales, soumises à l'imposition sur le revenu.

Les associés et leurs parts respectives sont à renseigner au menu "Outils - Préférences - Associés / Indivisaires". Les parts de chaque associé sont utilisées pour calculer la quote-part de chacun au menu "Rapports - Déclaration fiscale".

Notez que certains points ne sont pas gérés par le logiciel :

• Gestion des assemblées générales
• Comptabilité dite "commerciale" (obligation pour les SCI à l'IS, les SCI soumises à la TVA, les SCI de grande taille).

L’option "Gestion SCI" répond aux obligations comptables des SCI à l'IR :

• Suivi de la trésorerie
  Au menu "SCI - Trésorerie / Banque", un rapport présente l’ensemble des encaissements et des décaissements de la SCI, le mode de règlement de chaque mouvement, ainsi que le solde de la trésorerie.
  
  
• Suivi des comptes courants d'associés
  Au menu "SCI - Comptes Associés", les sommes versées ou remboursées à chaque associé de la SCI sont tracées, ainsi que l'affectation des bénéfices de la SCI aux associés.
  
  
• Résultat fiscal 2072
  Au menu "SCI - Résultat fiscal 2072", les calculs pour la déclaration 2072 sont détaillés. Cette déclaration est obligatoire une fois par an auprès du service des impôts.
  
  
• Résultat comptable
  Au menu "SCI - Résultat comptable", un premier tableau présente le résultat comptable, un deuxième tableau détaille les mouvements pris en compte pour le calcul du résultat comptable. Le résultat comptable est une obligation légale pour les SCI. Il sert à l'affectation des bénéfices aux associés. Le bénéfice ou le déficit issu du résultat comptable doit être présenté lors de l'assemblée générale annuelle.

L'option Gestion SCI ne convient pas aux SCI ayant une obligation de comptabilité "commerciale" : SCI à l'IS, SCI soumises à la TVA, SCI de grande taille.

Activation de l’option Gestion SCI

Pour mettre en place l’option, les étapes à suivre sont les suivantes :

1. Souscrire à l’option : cliquez pour souscrire.
   
2. Au menu "Outils - Préférences - Bailleur/SCI", vérifiez que la case "Gestion SCI" est cochée. Le menu "SCI" est ajouté.
3. Au menu "Outils - Préférences - Associés / Indivisaires", renseignez les associés et leurs parts respectives.
4. Au menu "SCI - Trésorerie / Banque", à la ligne "Solde initial" en bas du tableau, indiquez le solde en début d’exercice. Ce solde sera le point de départ pour la trésorerie.
   • Création de SCI : laissez le solde initial à zéro.
   • SCI déjà existante : le solde est à prendre sur le relevé bancaire de la SCI au 31/12 de l’année précédente.
5. Au menu "SCI - Comptes Associés", renseignez le solde initial de chaque associé.
   • Création de SCI : laissez le solde initial à zéro.
   • SCI déjà existante : indiquez solde de l'associé à la fin du précédent exercice(en règle générale, le solde est créditeur).

Ensuite, le principe de fonctionnement est très simple :

• Les encaissements de loyer sont à renseigner au menu "Loyers et paiements".
• Les dépenses liées aux biens sont à ajouter au menu "Charges et frais".
• Les apports (hors capital) et les remboursements des associés sont à ajouter au menu "SCI - Comptes Associés".
• Au menu "SCI - Trésorerie / Banque", les opérations sont automatiquement ajoutées par le logiciel, le solde de trésorerie est calculé.

Le menu "SCI - Trésorerie / Banque" permet :

• De visualiser le solde de la trésorerie.
• De lister, d’imprimer et d’exporter l’ensemble des encaissements et des décaissements de la SCI, avec le mode de règlement. Vous pouvez ainsi pointer d’éventuelles différences par rapport aux relevés bancaires de la SCI.
• D’ajouter manuellement des opérations spécifiques en trésorerie, par exemple : les apports en capital, le versement d’un prêt par la banque, les frais généraux non déductibles au réel, les frais bancaires non déductibles au réel…

A savoir :

• La date à utiliser comme référence est la date qui apparait sur le relevé bancaire. Par exemple, pour un chèque que vous recevez le 10 du mois et qui apparait sur le relevé le 20 du mois, la date de paiement à indiquer au menu "Loyers et paiements" est le 20 du mois. Les vérifications et le pointage seront grandement facilités si vous suivez ce principe pour l’ensemble des revenus et des dépenses.
• Les mouvements de trésorerie sont automatiquement générés par le logiciel à partir des pages "Contrats" (dépôts de garantie), "Loyers et paiements" (encaissements des loyers), "Charges et frais" (dépenses liées aux biens), "SCI - Comptes Associés" (apports et remboursements des associés).

Ecritures sans impact sur la trésorerie

Certaines écritures ne génèrent aucun flux de trésorerie, par exemple : une retenue sur le dépôt de garantie, l’arrêté des comptes du syndic… Ces écritures sont listées dans le deuxième tableau en bas de la page "SCI - Trésorerie / Banque".

Pour forcer une écriture à apparaître dans la trésorerie, changez le champ "Mode de règlement" et indiquez un mode de règlement valide : virement, chèque, carte bancaire…

A l’inverse, pour sortir une écriture de la trésorerie, changez le champ "Mode de règlement" et choisissez "Aucun règlement".

Solde annuel de trésorerie

En fin d’année, le logiciel ajoute une ligne "Solde au 31 décembre" (menu "SCI - Trésorerie / Banque"). Cette ligne permet :

• De renseigner le "Solde du relevé bancaire" : il s'agit du solde pris sur le relevé bancaire de la SCI au 31 décembre. Ce solde est le point de départ de la trésorerie pour l'année suivante.
• De pointer d’éventuelles différences par rapport au "Solde calculé par le logiciel" : Ce solde est calculé par le logiciel avec les données de l'année écoulée. Les deux soldes doivent normalement être identiques. Plusieurs raisons peuvent expliquer un écart entre les soldes : par exemple la suppression accidentelle d'un loyer ou d'un contrat, une opération oubliée, une erreur de date...

Caisse : encaissement et paiements en espèces

Le logiciel ne gère pas un solde de caisse séparé pour les espèces : le solde de trésorerie comprend le solde en espèces et le solde bancaire.

Pour un loyer payé en espèces, le logiciel considère que la remise en banque en banque est immédiate, c'est-à-dire que la date du paiement par le locataire est la même date que la remise en banque.

Optionnellement, pour une gestion de caisse rigoureuse, vous pouvez procéder de la manière suivante :

• Pour une remise d’espèces en banque :
  1. Au menu "Loyers et paiements", renseignez la date de paiement en espèces par le locataire
  2. Au menu "SCI - Trésorerie / Banque", ajoutez une opération libellée "Remise en banque", avec comme type d’opération "Autre décaissements", comme mode de règlement "Espèces", le montant et la date de la remise en banque
  3. Au menu "SCI - Trésorerie / Banque", ajoutez une autre opération libellée "Remise en banque", avec comme type d’opération "Autre encaissements", comme mode de règlement "Virement", le montant et la date de la remise en banque
• Pour un retrait d’espèces
  1. Au menu "SCI - Trésorerie / Banque", ajoutez une opération libellée "Retrait d’espèces", avec comme type d’opération "Autre décaissements", comme mode de règlement "Virement", le montant et la date du retrait
  2. Au menu "SCI - Trésorerie / Banque", ajoutez une autre opération libellée "Retrait d’espèces", avec comme type d’opération "Autre encaissements", comme mode de règlement "Espèces", le montant et la date du retrait
• En fin d’année, pensez à ajouter le montant de la caisse au "Solde du relevé bancaire".

Plusieurs comptes bancaires

Par défaut, toutes les opérations sont assignées à un compte bancaire unique. Pour ajouter d'autres comptes, au menu "Outils - Import Bancaire" cliquez sur "Gérer la liste des comptes" et entrez le nom des différents comptes, par exemple "Banque 1" et "Banque 2", puis enregistrez.

Ensuite, pour retrouver rapidement les opérations réalisées sur "Banque 1" : au menu "SCI - Trésorerie / Banque" entrez "Banque 1" (sans les guillemets) dans le filtre en haut de la colonne "Règlement".

Un virement entre comptes de la SCI est à décomposer en deux mouvements :

1. Au menu "SCI - Trésorerie / Banque", ajoutez une opération libellée "Virement entre comptes", avec comme type d’opération "Autre décaissements", comme mode de règlement "Banque 1 Virement", le montant et la date du virement
2. Au menu "SCI - Trésorerie / Banque", ajoutez une autre opération libellée "Virement entre comptes", avec comme type d’opération "Autre encaissements", comme mode de règlement "Banque 2 Virement", le montant et la date du virement

En fin d’année, le "Solde du relevé bancaire" est à renseigner pour tous les comptes au 31 décembre (voir plus haut le paragraphe "Solde annuel de trésorerie").

Le menu "SCI - Comptes Associés" présente :

• les apports en compte courant des associés (liquidités apportées par les associés à la SCI, en dehors des apports en capital),
• les versements (remboursements) aux associés,
• l’affectation des bénéfices de la SCI aux associés,
• le solde des comptes courants (c'est-à-dire la dette de la SCI envers chaque associé).

A savoir :

• En règle générale, un solde de compte courant est "créditeur" : la SCI doit de l’argent à l’associé. L’inverse peut arriver ponctuellement, si la SCI a versé des avances sur bénéfice.
• Pour faciliter la lecture des comptes d'associés pour les néophytes, le signe du solde et des opérations est inversé par défaut : un montant positif est un crédit. Ce réglage est modifiable au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages divers" à la ligne "Comptes d'associés : Inverser le signe du solde et des opérations".
• Les bénéfices de la SCI sont affectés aux comptes courants, avant d'être éventuellement versés à l'associé, en fonction de la trésorerie disponible ou des projets de la SCI.
• Les comptes courants sont une source de financement intéressante pour la SCI : un apport d’associé en compte courant ne nécessite pas de modification des statuts.
• Au cours de l’assemblée générale, le gérant communique le solde du compte courant de chaque associé.

Le menu "SCI - Résultat fiscal 2072" détaille les calculs pour la déclaration 2072, qui est à déposer annuellement au service des impôts (SCI à l’impôt sur le revenu).

Pour chaque location, le logiciel détaille les revenus fonciers :

• Loyers hors charges encaissés dans l’année (loyer nu sans les charges/provisions)
• Charges déductibles et intérêts d’emprunt acquittés dans l’année
• Revenus fonciers taxables (= loyers - charges)

Voir ce chapitre pour plus de détails.

Le menu "SCI - Résultat comptable" présente le bénéfice ou le déficit de la SCI, c'est à dire les recettes diminuées des charges (1er tableau). Le logiciel détaille l’ensemble des écritures prises en compte pour le calcul du résultat comptable (2eme tableau). Les écritures sans impact sur le résultat comptable sont aussi listées (3eme tableau).

L’affectation des charges au résultat comptable est automatique. Il est possible de forcer une charge à apparaitre ou à disparaitre du résultat comptable.

• Pour ajouter charge, au champ "Résultat comptable", choisissez "Inclure cette charge"
• Pour retirer une charge, au champ "Résultat comptable", choisissez "Ne pas inclure cette charge"

Le résultat comptable est différent du résultat fiscal. Les principales différences sont les présentées dans le tableau suivant.

Résultat comptable (SCI à l’IR)	Résultat fiscal 2072 (SCI à l’IR)
Les revenus sont basés sur loyers charges incluses.	Seuls les loyers nus hors charges sont pris en compte.
Toutes les charges réelles acquittées sont prises en compte : charges récupérables, déductibles et non déductibles (voir le chapitre "SCI - Frais et charges associés à un bien").	Seuls les charges déductibles et les intérêts d’emprunt sont pris en compte.
Le résultat comptable n’est pas déclarable aux impôts.	La déclaration 2072 est à remettre annuellement aux impôts.

A savoir :

• Le résultat comptable est une obligation comptable pour toutes les SCI.
• Le résultat comptable est utilisé pour l'affectation des bénéfices aux associés. Le gérant communique le résultat comptable lors de l'AG.
• Le résultat comptable n'est pas déclarable aux impôts.

Ce tableau résume les opérations courantes de gestion d’une SCI et la manière de les entrer dans le logiciel.

Opération	Page à utiliser	Commentaire
Encaissement d'un loyer	Loyers et paiements	La date de paiement est la date qui apparait sur le relevé bancaire de la SCI. Pour les paiements en espèce, voir le chapitre "SCI - Trésorerie / Banque - Caisse : encaissement et paiements en espèces".
Remboursement d’un trop perçu à un locataire Remboursement d’un avoir	Loyers et paiements	Editez un loyer déjà payé, et ajoutez un paiement avec un montant négatif, avec la date du remboursement. Ne supprimez pas un éventuel "avoir" créé par le logiciel, éditez-le et ajoutez un paiement négatif lors du remboursement.
Dépôt de garantie : versement et restitution	Contrats	Pensez à compléter la date de versement et la date de restitution du dépôt de garantie.
Dépôt de garantie : retenues	Contrats	Il existe 3 types de retenues : retenue pour impayés, retenue pour dégradation locative, retenue pour charges de syndic. Ces retenues n’ont pas d’impact sur la trésorerie, car le dépôt de garantie a déjà été encaissé sur le compte de la SCI.
Dépense liée à un bien	Charges et frais	Voir les différents types de charges au chapitre suivant
Frais de notaire	Charges et frais	Utilisez le type de charge "Charge non déductible : Autres"
Remboursement d’un emprunt	Charges et frais	Le paiement est à séparer en deux : - pour la part capital utiliser "Charge non déductible : Capital d'emprunt (amortissement)" - pour la part intérêt utiliser "Intérêts d’emprunt (inc. assurances et frais)" Les intérêt seront automatiquement pris en compte pour les calculs de la déclaration des revenus fonciers 2072 (menu "Rapports - Déclaration fiscale"). Pour gagner du temps, vous pouvez aussi passer une écriture mensuelle au menu "SCI - Trésorerie/Banque" de type "Autres frais non déductible" à chaque paiement, puis passer une écriture de régularisation en fin d'année en séparant le capital et les intérêt au menu "Charges et frais".
Amortissement comptable	Charges et frais	L’amortissement comptable n’est en général pas utilisé par les SCI à l’IR. Il est toutefois possible d’utiliser le type "Charge non déductible : Capital d'emprunt (amortissement)" en mettant le champ "Mode de règlement" à "Aucun règlement" et le champ "Résultat comptable" à "Inclure cette charge" pour réaliser un amortissement comptable.
Dépense non liée à un bien	SCI - Trésorerie / Banque	Par exemple les frais généraux non déductibles au réel
Frais de création de SCI Frais généraux Frais bancaires	SCI - Trésorerie / Banque	Il s’agit de dépenses non déductibles au réel, sans impact sur le résultat fiscal, mais avec un impact sur le résultat comptable.
Apport en capital Libération de capital	SCI - Trésorerie / Banque	Ce mouvement n'a pas d'impact sur le Compte Courant d'Associé.
Apport d’associé (liquidité) Remboursement d’associé	SCI - Comptes Associés	Ce mouvement est pris en compte dans le solde de l'associé.
Dépense réglée directement par un associé	SCI - Comptes Associés et Trésorerie ou Charges	Il faut décomposer en deux mouvements : 1- Au menu "SCI - Compte d'associés", ajoutez un apport d'associé réglé en espèces, même si l'associé a réglé avec sa carte personnelle. 2- Au menu "Charges et frais" (s'il s'agit d'une dépense liée à un bien) ou au menu "SCI - Trésorerie" (s'il s'agit de frais généraux), ajoutez une charge réglée en espèces.
Affectation du bénéfice annuel	SCI - Comptes Associés	En fonction des décisions prises en AG, le gérant peut : - Affecter le bénéfice aux associés, sans versement immédiat - Affecter le bénéfice et le verser immédiatement si la trésorerie le permet
Virement entre comptes	SCI - Trésorerie / Banque	Voir le chapitre "SCI - Trésorerie / Banque - Plusieurs comptes bancaires"
Remise d’espèces en banque	SCI - Trésorerie / Banque	Voir le chapitre "SCI - Trésorerie / Banque - Caisse : encaissement et paiements en espèces"

Le choix du type de charge est important, car ce choix détermine si une charge est incluse ou non dans la trésorerie et/ou le résultat foncier et/ou le résultat comptable.

Le tableau ci-dessous détaille l’affectation par défaut des différents types de charges.

Type de charge	Affectation au résultat fiscal	Impact sur la trésorerie	Affectation au résultat comptable
Charge récupérable/locative : Entretien de l’immeuble et des équipements	Non	Oui	Oui
Charge récupérable/locative : Consommations communes	Non	Oui	Oui
Charge récupérable/locative : Consommations personnelles	Non	Oui	Oui
Charge récupérable/locative : Taxe d’enlèvement des ordures ménagères	Non	Oui	Oui
Charge récupérable/locative : Autres	Non	Oui	Oui
Charge déductible : Frais d’administration et de gestion	Oui	Oui	Oui
Charge déductible : Primes d’assurance	Oui	Oui	Oui
Charge déductible : Dépenses de réparation, d’entretien et d’amélioration	Oui	Oui	Oui
Charge déductible : Charges récupérables non récupérées au départ du locataire	Oui	Non	Non
Charge déductible : Indemnités d’éviction, frais de relogement	Oui	Oui	Oui
Charge déductible : Taxes foncières (hors TEOM), taxes annexes	Oui	Oui	Oui
Charge déductible : Régimes particuliers, déductions spécifiques	Oui	Non	Non
Charge non déductible : Capital d'emprunt (amortissement)	Non	Oui	Non
Charge non déductible : Autres	Non	Oui	Oui
Intérêts d’emprunt (inc. assurances et frais)	Oui	Oui	Oui
Syndic de copropriété : Provisions pour charges	Oui	Oui	Oui
Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives	Non	Non	Non
Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges déductibles	Oui	Non	Non
Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges non déductibles	Non	Non	Non
Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Remboursement reçu du syndic	Oui	Oui	Oui
Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Versement complémentaire au syndic	Oui	Oui	Oui
Syndic de copropriété : Avances, provisions et cotisations travaux (non déductible)	Non	Oui	Oui
Syndic de copropriété : Gros travaux déductibles	Oui	Non	Non

Pour chaque charge, il est possible de changer l’affectation au cas par cas :

• Résultat fiscal 2072 (revenus fonciers) :
  • Pour déduire une charge, choisir un type "Déductible"
  • Pour ne pas déduire une charge, choisir un type "Récupérable" ou "Non déductible"
• Trésorerie
  • Pour inclure une charge, au champ "Mode de règlement", indiquez un mode de règlement valide : virement, chèque, carte…
  • Pour ne pas inclure une charge, au champ "Mode de règlement", choisissez "Aucun règlement"
• Résultat comptable
  • Pour déduire une charge, au champ "Résultat comptable", choisissez "Inclure cette charge"
  • Pour ne pas déduire une charge, au champ "Résultat comptable", choisissez "Ne pas inclure cette charge"

Les courriers générés automatiquement par le logiciel sont personnalisables selon plusieurs axes :

• Edition du courrier avant envoi
• Impression des coordonnées bancaires
• Ajout d’une signature scannée
• Ajout d’un logo
• Taille de la police de caractères
• Enveloppes à fenêtre
• Papier à en-tête
• PDF
• Modification des modèles de courrier

La personnalisation s’applique à l’ensemble des courriers produits par le logiciel : quittances, avis, relances, ...
A noter : chaque courrier envoyé ou imprimé est archivé au menu "Rapports - Historique des documents".

Edition du courrier avant envoi :

• Chaque courrier généré par le logiciel apparait dans une fenêtre d’édition. Vous pouvez donc modifier manuellement le courrier avant de l’envoyer, en tapant les corrections directement dans la fenêtre.
• Si vous voulez changer le modèle du courrier pour modifier définitivement le texte, voir le paragraphe "Modification des modèles de courrier" ci-dessous.

Impression des coordonnées bancaires :

• Au menu "Outils - Préférences", onglet "Courriers", cochez "Afficher le RIB".
• AU menu "Outils - Préférences", onglet "Bailleur/SCI" indiquez vos coordonnées bancaires au format SEPA (IBAN et BIC).
• Les coordonnées bancaires sont imprimées en entête des courriers, sous le nom du bailleur.
• Cas particulier : si vous utilisez plusieurs comptes bancaires pour un même bailleur, il est conseillé de ne pas renseigner vos coordonnées bancaires dans le logiciel. En effet, le logiciel ne permet pas d'associer un compte par logement. Le plus simple est de remettre un RIB au locataire lors de la signature du bail.
• A noter : les coordonnées bancaires ne sont pas imprimées pour les courriers suivants : demande d'attestation, avis d'emménagement / de déménagement, attestation de location, courrier libre.

Ajout d’une signature scannée :

• Au menu "Outils - Préférences", onglet "Logo / Signature", sélectionnez un scan de votre signature. Ce scan sera automatiquement ajouté à tous les courriers.
• Si vous changez d’ordinateur, il faudra recharger le scan de votre signature après avoir rechargé l’archive de sauvegarde.

Ajout d’un logo :

• Au menu "Outils - Préférences", onglet "Logo / Signature", sélectionnez votre logo. Le logo sera automatiquement ajouté à tous les courriers, dans le pavé d’en-tête.
• Si vous changez d’ordinateur, il faudra recharger votre logo après avoir rechargé l’archive de sauvegarde.

Taille de la police de caractères :

• Au menu "Outils - Préférences", onglet "Courriers", vous avez le choix entre 3 tailles de police de caractères : petit - moyen - grand. Ce réglage impacte l’affichage à l’écran et l’impression des courriers, mais n’a pas d’effet sur les PDF ou l’envoi par mail.
• Pour des raisons d’ergonomie, certaines parties des courriers resteront toujours en petits caractères, quel que soit le réglage choisi.

Enveloppes à fenêtre :

• Au menu "Outils - Préférences", onglet "Courriers", le positionnement du pavé "Destinataire" est ajustable. Utilisez les différents réglages (H1, H2, D) pour ajuster l'adresse du destinataire sur la fenêtre des enveloppes.

Papier à en-tête :

• Au menu "Outils - Préférences", onglet "Courriers", cochez la case "Masquer le pavé Bailleur" pour utiliser du papier à en-tête.

PDF :

• Chaque courrier peut être généré au format PDF, en cliquant sur le bouton "PDF". Enregistrez le document PDF dans vos documents, puis vous pouvez envoyer ce document par courrier électronique ou le garder pour vos archives.

Modification du sujet du courrier/mail :

• Au menu "Outils - Préférences", onglet "Courriers", cochez "Sujet courrier/mail" : le sujet sera modifiable au dessus de la fenêtre d'édition de chaque courrier.
• Le sujet du courrier est utilisé :
  - Pour le sujet des mails envoyés au locataire.
  - Dans le tableau d'historique des courriers envoyés (menu "Rapports - Historique documents").

Adresse de la CAF et des impôts :

• Pour pré-renseigner certaines adresses utilisées lors de la génération des courriers, au menu "Outils - Préférences", onglet "Réglages", cochez la case "Courriers personnalisés", puis enregistrez. Un nouvel onglet "Adresses" apparait, renseignez l'adresse de la CAF et des impôts, puis enregistrez.

Modification des modèles de courrier :

• Pour modifier les modèles de texte des courriers, au menu "Outils - Préférences", onglet "Réglages", cochez la case "Courriers personnalisés", puis enregistrez. De nouveaux onglets apparaitront dans les préférences.
• Modifiez alors le texte dans les différents onglets, puis cliquez sur "Enregistrer" pour conserver les modifications.
• Pour récupérer le texte original, supprimez tout le texte de la case et enregistrez. Les cases de texte ne peuvent pas être vides.

Courrier	Personnalisation possible du modèle
Quittance	3 modèles au choix et le message en bas de la quittance
Avis de loyer	3 modèles au choix et le message en bas de l'avis
Reçu dépôt de garantie	Message en bas du reçu
Relance pour impayés	Tout le texte
Mise en demeure pour impayés	Tout le texte
Appel à la caution solidaire	Non
Attestation de location	Non
Révision de loyer	Tout le texte
Régularisation des charges	Tout le texte
Compte locatif / solde de tout compte	Non
Confirmation de réception du préavis	Non
Avis d'emménagement pour le fisc	Non (sauf adresse des impôts)
Avis de déménagement pour la CAF	Non (sauf adresse de la CAF)
Demandes d’attestations	Non

Bon à savoir : il est possible d'éditer tous les courriers avant impression ou envoi, même si le modèle n'est pas modifiable.

L'option Gérance Pro a été conçue pour les professionnels de la gestion locative : gestionnaires de bien, agences immobilières, gestionnaires de résidences... La gestion au quotidien est automatisée : comptes de gestion, honoraires, quittancement, relances, indexations... Toutes les fonctionnalités du logiciel Immobilier Loyer sont disponibles et des fonctionnalités spécifiques sont apportées pour les professionnels :

• Tableau de bord global
• Comptes rendus de gestion (aussi appelés rapports de gérance )
• Calcul automatique des honoraires de gestion
• Calcul automatique des cotisations pour l'assurance loyers impayés
• Balance des fonds mandants et pointe de gestion

Le tableau de bord de la page d'accueil résume votre activité de gestion :

• Nombre de biens en gérance, nombre de locataires, de propriétaires
• Graphiques avec la totalité des encaissements
• Tâches à faire : comptes de gestion à envoyer, locataires à relancer, révisions, régularisations...
• Alertes d'échéance de bail, attestations manquantes

A tout moment, vous pouvez retourner au tableau de bord global en sélectionnant "--Tous--" dans le menu déroulant des propriétaires.

Le logiciel génère les comptes-rendus de gestion destinés au propriétaire. Les comptes-rendus de gestion présentent :

• le bilan de gestion sur la période et la part revenant au propriétaire
• le détail des honoraires de gestion
• le détail des cotisations pour l'assurance loyers impayés (si souscrite par le propriétaire)
• le détail des encaissements et quittancements
• les éventuelles charges réglées par l'agence et refacturées au propriétaire
• les éventuels loyers impayés

1. Au menu "Compte de gestion", cliquez sur le bouton "Générer le compte-rendu".
2. Un résumé du compte-rendu est présenté. Modifiez si nécessaire le montant du versement au propriétaire et le mode de règlement, puis validez le compte-rendu.
3. Le logiciel génère le compte-rendu sous forme d'un courrier à envoyer au propriétaire, avec le détail pour chaque lot.
4. Le courrier peut être envoyé directement par mail ou imprimé pour un envoi postal.

• Au menu "Compte de gestion", supprimez le compte-rendu en haut du tableau en cliquant sur l'icône "Supprimer". Le dernier compte-rendu sera ainsi annulé. Vous pouvez ensuite générer à nouveau le compte-rendu.

• Au menu "Compte de gestion", un tableau récapitule l'historique des comptes-rendus et des acomptes pour le propriétaire sélectionné. En cliquant sur l'icône "Voir le compte-rendu", le courrier envoyé au propriétaire est affiché.
• Si vous modifiez manuellement les valeurs d'un compte-rendu de gestion, vous risquez d'introduire des incohérences. Il est préférable de supprimer un compte-rendu, puis de le générer à nouveau.

• La ligne "solde initial" (en bas du tableau) est à positionner à la date de signature du mandat. Le solde initial est à laisser à 0, sauf en cas de changement de logiciel où le solde initial est le montant dû au propriétaire à la date de transfert (hors éventuels dépôts de garantie conservés).
• Le "solde actuel" (en vert ou en rouge en haut de l'écran) donne la vision courante du compte du propriétaire, qui correspond au montant que l'agence doit au propriétaire (hors éventuels dépôts de garantie conservés par l'agence). Si vous générez un compte-rendu, le solde ne sera pas forcément égal au "solde actuel". Par exemple un solde actuel au 15 mars est de 1000€, correspondant à un paiement de 500€ le 08 février et un autre paiement de 500€ le 08 mars. En générant un compte de gestion du 01 février au 28 février, le solde sera de 500€ car le paiement du 08 mars n'est pas encore pris en compte.
• Les lignes "solde au 01/01/20xx" sont ajoutées automatiquement par le logiciel : le solde au premier janvier est alors figé. C'est un peu comme un solde "à nouveau" après une clôture d'exercice. Ces lignes de solde protègent d'une éventuelle suppression accidentelle d'un loyer ancien ou d'une charge ancienne, car dans ce cas, le solde "actuel" du propriétaire ne sera pas modifié. Si vous entrez ou modifiez volontairement des opérations sur les années passées, il faut supprimer le (ou les) solde(s) au premier janvier afin que le solde actuel soit mis à jour. Si le logiciel indique un point d'exclamation en orange à côté du solde, cela veut dire qu'une modification rétroactive a été faite. Si la modification est involontaire, conservez le solde. Si c'est volontaire, supprimez la ligne de solde afin que le solde "actuel" soit mis à jour.

• Le menu déroulant "Périodicité des comptes-rendus" permet de choisir la périodicité du compte-rendu pour chaque propriétaire (périodicité mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). En cliquant sur "Modifier la période", vous pouvez définir une période spécifique pour la génération d'un compte rendu. Dans ce cas, prenez garde à ce que les comptes-rendus ne se chevauchent pas et qu'il n'y ait pas de "trous".
• Le bouton "Générer le compte-rendu" n'apparaît qu'à la fin de la période de gestion. Vous pouvez forcer la génération du compte-rendu, par exemple pour clore un mandat de manière anticipée.
• Le détail de toutes les opérations sur le compte de gestion d'un propriétaire est proposé au menu "Rapports - Balance des mandants", en cliquant sur "Exporter" à droite de la ligne du solde de chaque propriétaire.

Au menu "Compte de gestion", le bouton "Verser un acompte au propriétaire" permet de verser une avance à un propriétaire :

• Indiquez la date du versement et le montant, puis cliquez sur le bouton "Ajouter". Un courrier d'avis de versement est alors proposé en cliquant sur l'icône "Avis de versement".
• Le ou les acomptes seront automatiquement déduits du prochain compte-rendu de gestion. Important : si vous renseignez un acompte de manière rétroactive, cet acompte ne modifiera pas les comptes-rendu déjà générés. Il faut d'abord supprimer le ou les comptes-rendus impactés, ajouter l'acompte avec la date rétroactive, puis générer à nouveau le ou les comptes-rendus.

Au menu "Compte de gestion", le bouton "Règlement reçu du propriétaire" est à utiliser lorsqu'un propriétaire vous fait un versement, par exemple en prévision de travaux ou pour le règlement d'honoraires.

Les honoraires de gestion sont automatiquement calculés par le logiciel au fil de l'eau. Pour chaque local une charge mensuelle d'honoraires est créée au menu "Charges et frais". Le mode de calcul est défini pour chaque contrat selon plusieurs critères :

• Assiette de calcul des honoraires (au choix) :
1. Encaissements (montant mensuel des encaissements reçus du locataire ou de la CAF)
2. Appels loyer nu + charges (quittancement total soit montant mensuel des appels des loyers nu + provisions de charges + charges exceptionnelles)
3. Appels loyer nu (quittancement du montant mensuel des appels des loyers nu uniquement)
4. Honoraires forfaitaires (montant forfaitaire mensuel par bien)
5. Pas d'honoraires
• Pourcentage des honoraires de gestion : pourcentage TTC appliqué sur l'assiette de calcul. Si l'agence n'est pas soumise à la TVA, utilisez le montant HT. Pour les honoraires forfaires, un montant mensuel est facturé pour chaque bien en gestion.
• Calcul mensuel des honoraires pour chaque local en gestion. Les honoraires basés sur les encaissements sont ajoutés aux honoraires du mois d'encaissement, les honoraires basés sur le quittancement sont ajoutés aux honoraires du mois de l'appel.
• Facturation automatique en fin de mois des honoraires sur le compte de gestion du propriétaire. Par exemple les honoraires d'octobre sont prélevés sur le compte de gestion le 30 octobre.

Par défaut, l'assiette de calcul et le pourcentage de gestion sont définis au menu "Outils - Préférences - Gérance". Ces critères sont personnalisables pour chaque contrat au menu "Contrats".

Modifier une charge d'honoraires :

• Les charges d'honoraires sont mises à jour au fur et à mesure par le logiciel. Par exemple, si vous modifiez un paiement existant, les honoraires seront automatiquement recalculés. A noter que seuls les honoraires des 3 derniers mois sont recalculés.
• Si vous modifiez manuellement une charge d'honoraires, par exemple pour une remise exceptionnelle, veillez à cocher la case "Figer les honoraires". Vos modifications seront conservées.
• Si vous modifiez une charge d'honoraires déjà facturée, la mise à jour du compte-rendu de gestion n'est pas automatique. Il faut supprimer le compte-rendu de gestion, puis le générer à nouveau.

Cas particuliers :

• Régularisations : une régularisation des charges en faveur du locataire diminue le montant des encaissements (donc des honoraires calculés sur les encaissements) ; une régularisation en faveur du propriétaire augmente le montant des encaissements (donc des honoraires calculés sur les encaissements) ; les régularisations ne sont pas prises en compte dans l'assiette du quittancement.
• Charges exceptionnelles : les charges exceptionnelles peuvent être prises en compte pour le calcul des honoraires (option "Inclure les charges exceptionnelles" dans les préférences de gérance).

Avoir sur honoraires de gestion :

• Pour ajouter un avoir, au menu "Charges et frais" ajoutez une charge de la manière suivante :
• Libellé : "Avoir sur honoraires de gestion"
• Local : Choisir dans la liste
• Type de charge : Charge déductible - Frais d’administration et de gestion
• Montant : Montant négatif TTC de l'avoir
• Date d'acquittement : Date à laquelle vous souhaitez appliquer l'avoir
• Facturation au propriétaire : Oui
• Figer les honoraires : Cochez
• L'avoir sera pris en compte dans le prochain compte-rendu de gestion (en fonction de la date d'acquittement renseignée)
• Pour répartir un avoir sur plusieurs mois, dupliquez la charge précédemment créée et ajustez le montant de l'avoir pour chaque mois.

Bon à savoir : un rapport mensuel des honoraires est proposé au menu "Rapports - Honoraires". Ce rapport inclut les honoraires de gestion et de location.

Le logiciel gère les cotisations pour les assurances loyers impayés.

Au démarrage d'une activité de gestion locative, il est fréquent de faire une souscription séparée pour chaque nouveau contrat assuré. En général, une cotisation annuelle est versée pour chaque contrat, à la date de souscription, puis à la date anniversaire. Dans ce cas, la procédure est la suivante :

• Au menu "Contrats", laissez le champ " Assurance loyers impayés" à 0 (voir le paragraphe suivant)
• Au menu "Charges et frais", ajoutez une charge libellée "Cotisation annuelle GLI", de type "Charge déductible : Primes d'assurance" et au champ "Facturation au propriétaire" choisir "Oui" : la cotisation sera automatiquement retirée du compte de gestion du propriétaire

Si vous avez souscrit un contrat "groupe", vous déclarez mensuellement à l'assureur les locations couvertes par la GLI. La procédure est la suivante :

• Au menu "Contrats", mettez pourcentage à facturer au propriétaire au champ " Assurance loyers impayés". Ce pourcentage inclut vos éventuels frais de gestion de la GLI. L'assiette de calcul est le montant mensuel du loyer nu + charges.
• Tous les mois, une charge d'assurance est automatiquement ajoutée au menu "Charges et frais" pour tous les contrats concernés. Ces charges sont automatiquement déduites des comptes de gestion des propriétaires. Les écritures suivantes ne sont pas prises en compte dans le calcul des cotisations : les régularisations des charges, les charges exceptionnelles et les retenues sur le dépôt de garantie.
• Un rapport à l'attention de l'assureur est disponible au menu "Rapports - Primes GLI". Ce rapport récapitule les primes mensuelles à reverser à l'assureur, hors frais de gestion. A noter : chaque assureur a un format spécifique pour les bordereaux GLI, il sera sans doute nécessaire d'adapter le bordereau en fonction de l'assureur.
• Si les primes mensuelles sont réglées à l'assureur avec le compte "Gestion" de l'agence, pour chaque virement des cotisations à l'assureur, au menu "Outils - Banque", ajoutez une opération de type "Décaissement divers" avec le montant versé.

Remarques :

• En cas de sinistre, pour renseigner les indemnités reçues de l'assurance : créez un nouveau loyer pour le local concerné et entrez le montant de l'indemnité avec un paiement de type "Recette". Evitez de renseigner l'indemnité sur les loyers en retard, car cela faussera le compte du locataire, qui reste toujours redevable des impayés.
• Si le propriétaire n'a pas souscrit d'assurance, au menu "Contrats" laissez simplement le champ "Assurance loyers impayés" à 0.

Le logiciel calcule et facture les honoraires de location du locataire et du propriétaire. Le calcul des honoraires est basé sur la formule : Honoraires = Surface x Plafond au m². Le logiciel utilise la surface de la location (au menu "Locaux" cochez la case "Entrer les informations pour l'édition des contrats de location", entrez la surface et enregistrez) et les plafonds définis au menu "Outils - Préférences" onglet "Gérance" (somme des plafonds d'honoraires pour la visite, le dossier et le bail et pour l'état des lieux).

Pour facturer des honoraires, à la page d'accueil du logiciel, au dessus du tableau de bord, cliquez sur le bouton "Ajouter des honoraires de location". Une fenêtre s'ouvre avec une liste déroulante de locataires, choisissez le locataire concerné par les honoraires. Le logiciel calcule alors les honoraires : modifiez si nécessaire les montants à facturer, puis cliquez sur le bouton "Facturer".

• Pour les honoraires à régler par le locataire : au menu "Loyers et paiements", les "frais d'agence" sont facturés sur le compte du locataire, sous la forme d'un loyer "Honoraires de location" avec une charge exceptionnelle. Vous pouvez générer un avis d'échéance (icône "Appel de loyer") et un reçu de paiement (icône "Quittance de loyer") après avoir renseigné le règlement du locataire.
  Remarque : pour modifiez le montant des honoraires, cliquez sur le loyer d'honoraires et modifiez le montant de la charge exceptionnelle. Mais ne changez pas le libellé du loyer qui doit toujours commencer par "Honoraires de location".


• Pour les honoraires à régler par le propriétaire : au menu "Charges et frais", une charge d'honoraires est créée par le logiciel avec le libellé "Honoraires de location + Nom du locataire". Cette charge est automatiquement déduite du compte de gestion du propriétaire.
  Remarque : pour modifier le montant des honoraires, cliquez sur la charge d'honoraires, modifiez le montant et enregistrez.

Un rapport mensuel des honoraires est proposé au menu "Rapports - Honoraires". Ce rapport inclut les honoraires de gestion et de location.

• Entrée du locataire : l'enregistrement d'un dépôt de garantie est automatique lorsque vous créez un nouveau contrat et que vous indiquez le montant du dépôt de garantie. Si aucune date de versement n'est précisée, le logiciel considère que le dépôt de garantie est versé à l'entrée du locataire. Un reçu pour le locataire est disponible au menu "Contrats".


• Sortie du locataire :
• Au menu "Contrats" (icône "Sortie du locataire"), après avoir indiqué la date de sortie du locataire, indiquez les éventuelles retenues sur de dépôt de garantie.
• Il est important de renseigner la date effective de restitution du dépôt de garantie, afin que ce versement soit intégré dans le compte de gestion. Même si une retenue est faite sur l'intégralité du dépôt de garantie, il faut indiquer la date de restitution qui sera alors la date de transfert au propriétaire.


• Versement au propriétaire : au menu "Outils - Préférences - Gérance" choisissez si le dépôt de garantie est "Conservé par l'agence" ou "Versé au propriétaire". Ce réglage est modifiable pour chaque contrat. Si l'agence conserve le dépôt de garantie, le dépôt de garantie ne sera pas versé sur le solde de gestion du propriétaire et ne sera pas réclamé au propriétaire à la sortie du locataire.


• Cas particuliers :
• Versement direct au propriétaire : si le locataire verse directement le dépôt de garantie au propriétaire sans passer par l'agence : au menu "Contrats", au champ "Dépôt de garantie" sélectionnez le mode de règlement "Règlement direct propriétaire" et au champ "Conservation du dépôt de garantie" sélectionnez "Versé au propriétaire". A la sortie, si le propriétaire rembourse directement le locataire sans passer par l'agence, au champ "Restitution dépôt de garantie" sélectionnez le mode de règlement "Règlement direct propriétaire".
• Reprise d'un mandat : si l'agence reprend un mandat d'une autre agence, au champ "Dépôt de garantie" :
  - si le DG est conservé par l'agence, indiquez la date de transfert des DG sur le compte bancaire,
  - si le DG a été versé au propriétaire, indiquez la date d'entrée du locataire.
• Changement de logiciel : indiquez les dates réelles de versement, en précisant si le DG est conservé par l'agence.


• Rapport : Dépôts de garantie : Au menu "Rapports - Balance des mandants", en cliquant sur le lien bleu "Rapport dépôts de garantie", la liste des dépôts de garantie détenus est présentée, en distinguant ceux qui sont détenus par l'agence et ceux qui sont remis au propriétaire.

Les principales recommandations pour bien saisir les opérations sont :

• Date de règlement : indiquez toujours la date qui apparait sur votre relevé bancaire (par exemple un virement reçu le 30 juin pour le loyer de juillet doit être entré au 30 juin, un versement à un propriétaire que vous initiez le 30 juin, mais qui apparait sur votre compte bancaire le 01 juillet doit être entré au 01 juillet).
• Mode de règlement : pour faciliter vos vérifications, indiquez le mode de règlement (chèque, virement, …). N'utilisez "Aucun règlement", "Versement direct propriétaire" ou "Honoraires" que pour les cas spécifiques indiqués dans le tableau récapitulatif ci-dessous.
• Dépôt de garantie : au menu "Contrats", veillez à systématiquement indiquer la date de versement et restitution du dépôt de garantie. Même si une retenue est faite sur l'intégralité du dépôt de garantie, il faut indiquer la date de restitution qui sera alors la date de transfert au propriétaire. Si aucune date de versement n'est indiquée, le logiciel considère que le dépôt est versé à la date d'entrée. Si aucune date de restitution n'est indiquée, le logiciel considère que le dépôt n'est pas restitué. Au champ "Conservation du dépôt de garantie" indiquez si le dépôt de garantie est conservé par l'agence ou versé au propriétaire.
• Oublis et correctifs : en cas d'erreur ou d'omission, si vous entrez ou modifiez rétroactivement un encaissement ou un décaissement alors que le compte de gestion a déjà été généré sur la période en question, le compte de gestion ne sera pas modifié rétroactivement. Il est conseillé de supprimer le compte de gestion, et de le générer à nouveau, en reprenant le montant qui a déjà été versé au propriétaire.

Le tableau ci-dessous résume la saisie des opérations courantes, et l'impact sur les différents menus :

• Reprise de comptabilité
Si vous êtes déjà en activité et que vous changez de logiciel, il est conseillé de faire une reprise de la comptabilité des mandants en commençant au 1^er janvier de l'année en cours :
• Le solde bancaire du compte de gestion est à indiquer au menu "Outils - Banque", à la ligne "Solde initial" au 1^er
• Le solde des bailleurs est à indiquer au menu "Compte de gestion", à la ligne "Solde initial" au 1^er janvier (à faire pour chaque bailleur, par défaut le solde est à 0). Le solde est à indiquer hors dépôt de garantie.
• Pour les locataires présents au 1^er janvier :
  • Au menu "Contrats" : entrez les locataires avec leur date d'entrée réelle (donc avant le 1^er janvier). Seuls les loyers de l'année en cours seront générés. Pensez à indiquez le montant du dépôt de garantie, la date réelle de versement du dépôt (donc avant le 1^er janvier) et si c'est le propriétaire ou l'agence qui conserve le dépôt.
  • Pour un solde négatif au 1^er janvier, un loyer d'arriérés est à ajouter.
  • Pour un solde positif au 1^er janvier, il suffit d'ajouter un paiement sur n'importe quel loyer, de la valeur du solde avec une date de paiement au 31 décembre de l'année précédente.


• Mandat pris en gestion avec un locataire déjà en place
Commencez par entrer le contrat en suivant la procédure de reprise d'un locataire en place. Ensuite, pour le dépôt de garantie :
• Si le propriétaire conserve le dépôt de garantie : au menu "Contrats", au champ "Dépôt de garantie" sélectionnez le mode de règlement "Règlement direct propriétaire" et au champ "Conservation du dépôt de garantie" sélectionnez "Versé au propriétaire".
• Si le propriétaire verse le dépôt de garantie à l'agence : positionnez la date de versement de dépôt de garantie à la date où le propriétaire vous fait le versement, et au champ "Conservation du dépôt de garantie" sélectionnez "Conservé par l'agence".


• Résiliation du mandat de gestion
• Si la fin du mandat de gestion coïncide avec le départ d'un locataire, suivez la procédure de sortie d'un locataire et choisissez le sort du dépôt de garantie.
• Si le locataire reste en place à l'issue du mandat de gestion, suivez la procédure de sortie d'un locataire à la date de fin du mandat. Si le dépôt de garantie est détenu par l'agence, afin que ce montant soit restitué au propriétaire, au menu "Contrats", renseignez une "Retenue pour dégradations" pour la totalité du montant du dépôt et au champ "Restitution dépôt de garantie" indiquez la date de fin du mandat : le compte de gestion du propriétaire sera alors crédité de la totalité du dépôt de garantie.


• Charge non récupérable réglée directement par le locataire
• Il peut arriver qu'un locataire règle une dépense pour le compte du propriétaire, par exemple pour des petits travaux en urgence ou pour un achat de petite valeur. Dans ce cas, il faut rentrer 2 opérations dans le logiciel :
• Au menu "Loyers et paiements", ajoutez un paiement du montant de la dépense (par exemple 100€) avec comme mode de règlement "Règlement direct propriétaire", et précisez au champ "Message avis/quittance" : "Prise en compte des 100€ réglés pour la dépense xyz".
• Au menu "Charges et frais", ajoutez une charge déductible d'un montant de 100€, avec "Facturation au propriétaire" à "Non" et avec comme mode de règlement "Règlement direct propriétaire".
• En procédant ainsi, les honoraires ne seront pas impactés. Et le montant réglé par le locataire sera déduit de son compte locatif.


• Mode de règlement "Aucun règlement"
• Ce mode de règlement correspond à des situations particulières, où il n'y a pas eu de mouvement sur le compte bancaire, par exemple pour le règlement d'un loyer suite à une retenue sur le dépôt de garantie, ou pour une saisie de décompte du syndic.
• "Aucun règlement" impacte : le compte du locataire, le rapport des paiements, le rapport des revenus et dépenses, le rapport déclaration fiscale, le compte de gestion, la balance des mandants, la pointe de gestion, le grand livre, la balance générale.
• "Aucun règlement" n'impacte pas : la banque, le rapprochement bancaire.


• Mode de règlement "Règlement direct propriétaire"
• Ce mode de règlement est à utiliser lors qu'un encaissement est réalisé directement par le propriétaire ou qu'une dépense est réglée directement par le propriétaire.
• Un "règlement direct propriétaire" impacte : le compte du locataire, le rapport des paiements, le rapport des revenus et dépenses, le rapport déclaration fiscale.
• Un "règlement direct propriétaire" n'impacte pas : le compte de gestion, la balance des mandants, la pointe de gestion, la banque, le rapprochement bancaire, le grand livre, la balance générale.

Ces rapports sont uniquement disponibles avec l'abonnement "Gestion Locative Facile". Votre abonnement du logiciel est à vérifier au menu "Outils - A propos".

Le logiciel propose deux rapports pour vos déclarations aux caisses de garantie. Ces rapports représentent le cumul des sommes dues aux propriétaires et les dépôts de garantie conservés par l'agence, c'est-à-dire les fonds qui n'appartiennent pas à l'agence.

La balance des fonds mandants (menu "Rapports - Balance des mandants") présente le solde de chaque propriétaire en fin de mois, en séparant les soles créditeurs, les soldes débiteurs et les dépôts de garantie détenus par l'agence. Pour compléter l'attestation des fonds mandants demandée par votre caisse de garantie, sélectionnez le mois de décembre de l'année passée, puis relevez la ligne "Total Mandants Propriétaires", colonne "Crédit (DG inclus)". Ce montant inclut les dépôts de garantie détenus par l'agence.

La pointe de gestion (menu "Rapports - Pointe de gestion"), aussi appelée pointe de trésorerie mandants ou attestation mensuelle de pointe, correspond au cumul maximum des sommes dues aux propriétaires et des dépôts de garantie conservés par l'agence. La date à laquelle le maximum a été atteint est indiquée.

Pour que les calculs soient justes, vérifiez que :

• Les comptes de gestion de tous les propriétaires (actifs et archivés) sont à jour. Les versements aux propriétaires sont renseignés. Pour les propriétaires archivés, le solde de gestion final doit être à 0 et tous les contrats terminés.
• Les dates des règlements des locataires et des versements aux propriétaires correspondent à ce qui apparait sur votre relevé bancaire.
• Au menu "Contrats", les dates de versement et de restitution des dépôts de garantie sont renseignées.
• Vous avez indiqué si l'agence conserve ou non les dépôts de garantie.

Quelles sont les opérations prises en compte pour les calculs ?

• Les honoraires et les dépenses facturés aux propriétaires sont déduits de la balance et de la pointe.
• Pour la pointe, seuls les soldes créditeurs sont pris en compte.
• Les propriétaires "archivés" sont inclus dans le calcul.
• Les propriétaires gérés "en nom propre" ne sont pas inclus dans le calcul.
• Les dépôts de garantie conservés par l'agence sont compris dans solde.

Comment expliquer une différence entre le solde du compte de gestion (menu "Compte de gestion") et solde des mandants (menu "Rapports - Balance des mandants") ?

• Dépôt de garantie : les dépôts de garantie conservé par l'agence ne sont pas inclus sur le compte de gestion, mais peuvent être inclus dans la balance des mandants en fonction de vos réglages. Par défaut, le balance des mandants propriétaires n'inclut pas les dépôts de garantie. Ce comportement est paramétrable au menu "Outils - Préférences", onglet "Gérance", en cochant l'option "Balance des mandants prop. Inclure les DG conservés par l'agence".
• Opération dans le futur : un encaissement (paiement d'un loyer) ou un décaissement (règlement d'une charge) dans le futur est inclus sur le compte de gestion, mais pas dans la balance des mandats.
• Avoirs locataire : si vous avez désactivé la prise en compte des avoirs dans le compte de gestion, les avoirs des locataires ne sont pas inclus dans le compte de gestion, mais sont toujours inclus dans la balance des mandants (car ces avoirs sont sur le compte bancaire de gestion).

Comment expliquer une différence entre la pointe de gestion (menu "Rapports - Balance des mandants") et le compte "Mandants propriétaires créditeurs" du grand livre (export du menu "Rapports - Balance des mandants") ?

• Pour le calcul de la pointe de gestion, les honoraires sur encaissements sont déduits dès le jour de l'encaissement, alors que sur le grand livre ces honoraires sont déduits au dernier jour du mois.
• Pour le calcul de la pointe de gestion, le statut créditeur ou débiteur d'un mandant est pris au jour le jour, tandis que pour le grand livre, c'est le statut créditeur ou débiteur au 31/12 qui est pris en compte.

Ces exports sont proposés au menu "Rapports - Balance des mandants" avec l'option Gérance Pro de l'abonnement "Gestion Locative Facile". Les exports sont proposés au format CSV, qui est compatible avec Excel ou Open Office.

Au préalable, complétez le solde bancaire au menu "Outils - Banque" (voir le chapitre Banque).

Le plan comptable correspond à une activité de gestion locative, et utilise les comptes suivants :

• 165 : Dépôts de garantie détenus par l'agence
• 181 : Anomalies relevées par le logiciel sur le compte de gestion. Le plus souvent, il s'agit d'opérations qui ont été ajoutées après coup sur une période de gestion clôturée (c’est-à-dire une période où le compte rendu de gestion est déjà généré). Il faut vérifier le compte de ces propriétaires pour voir d'où vient l'erreur. Il peut aussi s'agir d'une date de versement/restitution du DG manquante, d'un mouvement avec un mode de règlement "Aucun règlement", du solde bancaire non complété en fin d'exercice...
• 186 : Dépenses non affectées aux mandants (frais bancaires, autres dépenses...).
• 411 : Mandants propriétaires, avec séparation des comptes créditeurs 411200 et des comptes débiteurs 411210
• 418 : En début d'exercice, une écriture automatique "A nouveaux" sur le compte "418200 Honoraires à établir" vient équilibrer la balance au 01/01 et une OD au 01/01 est ajoutée vers le compte 706120 pour transférer les honoraires non versés.
• 545 : Banque(s), comptes 545220 à 545224
• 706 : Le compte "706120 Honoraires de gestion et de location" est crédité des honoraires TTC et des cotisations "GLI groupe". Ce compte est débité/crédité des versements vers/depuis le compte de l'agence.

Pour chaque propriétaire, un extrait de compte est proposé. Cet extrait de compte détaille toutes les opérations de l'année par propriétaire.

Remarque : ces exports ne sont pas adaptés aux SCI, le plan comptable à utiliser pour les SCI étant différent.

• Ajouter un propriétaire : à la page d'accueil du logiciel ("Tableau de bord"), cliquez sur le bouton "Ajouter un propriétaire", puis renseignez les informations relatives au propriétaire et enregistrez. Vous pourrez ensuite modifier ces informations en sélectionnant le propriétaire à l'aide de la liste déroulante en haut de l'écran, puis en allant au menu "Outils - Préférences", onglet "Bailleur/SCI".
• Archiver un propriétaire : un propriétaire archivé est présent dans le logiciel, mais n'apparait pas dans la liste des propriétaires. Les propriétaires archivés ne sont pas pris en compte dans les rappels du tableau de bord (sauf sur les graphiques d'encaissement).
  - Pour archiver un propriétaire : sélectionnez le propriétaire, puis au menu "Outils - Préférences", onglet "Bailleur", cliquez sur "Archiver ce propriétaire".
  - Pour afficher les propriétaires archivés : au menu "Outils - Préférences", onglet "Gérance", cochez "Afficher les propriétaires archivés", puis enregistrez.
  - Pour "désarchiver" un propriétaire : au menu "Outils - Corbeille", cliquez sur "Corbeille propriétaires" (lien bleu en bas de l'écran), la liste des propriétaires supprimés et archivés s'affiche, choisissez le propriétaire à désarchiver.
• Supprimer un propriétaire : un propriétaire supprimé est placé dans la corbeille, son historique de gestion n'est plus accessible et ce propriétaire n'est plus pris en compte dans les différents rapports. Pour supprimer un propriétaire : sélectionnez le propriétaire, puis au menu "Outils - Préférences", onglet "Bailleur", cliquez sur "Supprimer ce propriétaire".


• Tri de la liste des propriétaires : au menu "Outils - Préférences", onglet "Gérance" plusieurs options sont proposées pour le tri des propriétaires : par ordre alphabétique, par référence interne ou par ordre de création.
  - Astuce pour trier les propriétaires par nom de famille : choisissez le tri par référence interne, et par exemple pour le propriétaire "M. et Mme Jean DUPOND" indiquez "DUPOND" au champ "Référence interne" au menu "Outils - Préférences", onglet "Bailleur".


• Changer un local/locataire/contrat de propriétaire : au menu "Outils - Préférences", onglet "Réglages - Réglages avancés" cliquez sur "Changer un local/locataire/contrat de propriétaire". Un tableau permet de choisir un nouveau propriétaire pour chaque local. Toutes les données associées à ce local (locataires, contrats, loyers, charges) seront transférées.

L'option Gérance Pro est prévue pour les administrateurs de bien, ayant signé des mandats de gestion avec leurs clients propriétaires. Le logiciel peut également gérer des biens "en nom propre", c'est-à-dire des biens sans mandat de gestion qui n'utilisent donc pas le compte "gestion" de l'agence (par exemple pour les biens personnels du gérant). Ces propriétaires n'entrent pas dans la comptabilité de l'agence.

Au menu "Outils - Préférences", onglet "Bailleur/SCI", cochez la case "Gestion en nom propre" pour les propriétaires gérés sans mandat. Ce mode de gestion entraine les changements suivants :

• Les coordonnées du bailleur sont utilisées pour tous les courriers, les contrats, les quittances…
• Les mouvements de ce propriétaire (encaissements de loyer, versements…) ne sont pas pris en compte dans la balance des mandants, la pointe de gestion, le grand livre, la balance générale…
• L'import et le rapprochement bancaires sont possibles, mais ne concernent que ce propriétaire (pas d'impact sur le compte "gestion" de l'agence).

Le menu "Outils - Banque" est proposé avec l'option Gérance Pro de l'abonnement "Gestion Locative Facile".

Ce menu donne une vue globale des encaissements et des décaissements sur le compte de gestion : toutes les opérations connues du logiciel sont répertoriées, c'est-à-dire vos saisies manuelles et les opérations issues de l'import et de la synchronisation bancaire. Ce menu indique aussi le solde bancaire calculé par le logiciel : normalement, ce solde calculé doit être égal au solde de votre relevé bancaire.

Le menu Banque permet aussi d'ajouter des mouvements qui ne sont pas liés à un propriétaire en particulier, notamment :

• Les versements d'honoraires sur le compte principal
• Les frais bancaires sur le compte de gestion

Solde initial : lors de la mise en place du logiciel, pour indiquer le solde de départ du compte bancaire, modifiez la ligne "Solde initial", choisissez la date du solde (en général le 1^er janvier de l'année où vous commencez à utiliser le logiciel) et le montant indiqué sur votre relevé bancaire à cette date.
Solde de fin d'année : tous les ans, indiquez le solde du compte bancaire au 31 décembre. En bas du tableau des mouvements, modifiez la ligne "Solde au 31/12" puis entrez le montant indiqué sur votre relevé bancaire en fin d'année.

Le logiciel utilise le solde initial et le solde de fin de d'année comme point de départ pour le calcul du solde bancaire.

Bon à savoir :

• Rapprochement bancaire : pour vérifier la cohérence entre les opérations du logiciel et vos relevés bancaires, utilisez le menu "Outils - Rapprochement bancaire".
• Plusieurs comptes bancaires : si vous utilisez plusieurs comptes bancaires, commencez par définir les comptes au menu "Outils - Import bancaire". Le menu "Banque" présente une vue agrégée de tous vos comptes : toutes les opérations sont rassemblées, et le solde bancaire correspond au solde calculé de tous vos comptes. Pour isoler les opérations d'un compte en particulier, tapez le nom du compte dans la case juste en dessous du titre de la colonne "Mode de règlement".
• Le menu Banque ne doit pas être utilisé pour renseigner des opérations liées aux propriétaires et aux locataires. Pour rappel : les encaissements de loyer sont à renseigner au menu "Loyers et paiements", les dépenses liées aux lots sont à ajouter au menu "Charges et frais", les versements aux propriétaires sont à ajouter au menu "Compte de gestion".
• Ecritures sans impact sur la trésorerie : le deuxième tableau du menu "Outils - Banque" liste les opérations qui n'apparaissent pas sur votre compte bancaire (par exemple les honoraires de gestion qui sont facturés mensuellement au propriétaire via le comte de gestion).

Le menu "Outils - Rapprochement bancaire" est proposé avec l'option Gérance Pro de l'abonnement "Gestion Locative Facile".

Le rapprochement bancaire est un contrôle de concordance entre les opérations du logiciel et vos relevés bancaires. En d'autres termes, il s'agit d'associer chaque opération présente dans le logiciel avec un mouvement du relevé bancaire. Il est conseillé de faire un rapprochement au moins une fois par mois, avant de générer les comptes-rendus de gestion. Vous pourrez ainsi détecter d'éventuels écarts au fil de l'eau.

Pour faire un rapprochement, suivez les étapes suivantes :

1. Au menu "Outils - Import bancaire", commencez par importer ou synchroniser les opérations du mois. Cette étape est optionnelle, car le logiciel permet de faire un pointage "manuel". Mais pour gagner du temps et pour faciliter le rapprochement, il est fortement conseillé de commencer par un import ou de paramétrer une synchronisation bancaire.
2. Au menu "Outils - Rapprochement bancaire" :
   1. Cliquez sur le bouton "Nouveau rapprochement", puis entrez la période pour le rapprochement (en général un mois calendaire comme vos relevés bancaires), et le solde initial et final indiqué sur votre relevé bancaire.
   2. Dans le tableau "Opérations présentes dans le logiciel", toutes les opérations du logiciel ayant un impact sur la trésorerie sont listées pour la période définie (pour information, ce sont les mêmes opérations qu'au menu "Outils - Banque").
   3. A la colonne "Libellé logiciel / Pointage relevé bancaire", sélectionnez le mouvement bancaire à pointer dans la liste déroulante "--Pointer--", en fonction de la concordance du montant, de la date et des libellés. L'opération du logiciel est alors rapprochée (pointée, associée) au mouvement du relevé bancaire.
   4. Et ainsi de suite pour toutes les lignes du tableau.
   5. S'il manque une opération dans le logiciel, par exemple un règlement que vous avez oublié d'entrer dans le logiciel, enregistrez le rapprochement en cours, entrez le règlement au menu "Loyers et paiements", puis reprenez le rapprochement.
   6. Une fois que vous avez pointé toutes les opérations possibles, il faut expliquer les éventuels écarts au champ "Commentaire sur les écarts" : par exemple, une remise de chèque qui n'apparait pas encore sur le relevé bancaire. Pour vous aider, cochez la case "Masquer les opérations pointées".
   7. Enfin, en cliquant sur PDF, un état de rapprochement bancaire est proposé. Cet état reprend l'ensemble des données relatives au pointage que vous avez réalisé. Cliquez sur "Enregistrer" afin de conserver cet état qui pourra être demandé par votre caisse de garantie.

Cas particuliers :

• Opérations groupées : un mouvement bancaire peut correspondre à plusieurs opérations dans le logiciel. Par exemple, si la CAF verse les allocations de plusieurs locataires en un seul virement, il faudra sélectionner plusieurs fois la ligne CAF du relevé bancaire.
• Pointage manuel : le pointage manuel est à utiliser si vous n'avez pas importé le relevé bancaire. Dans ce cas, il faut imprimer votre relevé bancaire, marquer les opérations rapprochées sur le relevé et dans le logiciel choisir "Pointage manuel". Le pointage manuel peut aussi être utilisé pour grouper certaines opérations que vous ne pouvez pas pointer directement : vous devez alors vérifier que les montants correspondent et expliquer chaque pointage manuel au champ "Commentaire sur les écarts".
• Opérations ajoutées à partir de l'import bancaire : si vous ajoutez un paiement ou une charge directement depuis la page d'import bancaire, cette opération sera déjà pointée.
• Opérations non concernées par le rapprochement : seules les opérations qui apparaissent sur le relevé bancaire sont à rapprocher (par exemple paiement d'un loyer par un locataire, versement à un propriétaire…). Les autres opérations n'ont pas à apparaitre sur le rapprochement (par exemple, les honoraires de gestion facturés au propriétaire via le compte de gestion ne sont pas à rapprocher).

Au menu "Outils - Rapprochement bancaire", au paragraphe "Historique des rapprochements", tous les rapprochements déjà réalisés sont listés. Vous pouvez les consulter et générer un état de rapprochement au format PDF pour chaque rapprochement.

Si le paragraphe "Historique des rapprochements" n'apparait pas, cliquez sur "Afficher l'historique des rapprochements".

Lorsque vous entrez une opération dans le logiciel (menu "Loyers et paiements", menu "Charges et frais", menu "Compte de gestion", menu "Banque"), la date à utiliser comme référence est la date qui apparait sur le relevé bancaire. Par exemple, pour un chèque que vous recevez le 10 du mois et qui apparait sur le relevé le 20 du mois, la date de paiement à indiquer au menu "Loyers et paiements" est le 20 du mois. Les vérifications et le rapprochement bancaire (pointage) seront grandement facilités si vous suivez ce principe pour l’ensemble des revenus et des dépenses.

Les préférences de gérance sont définies au menu "Outils - Préférences - Gérance".

Coordonnées de l'agence : les coordonnées de l'agence sont utilisées pour les courriers à destination des locataires et des propriétaires. Ces coordonnées sont aussi utilisées pour la génération des baux. Les numéros de RCS et TVA sont à indiquer au champ "Infos légales".
Pour faire apparaitre les coordonnées du propriétaire au lieu de celles de l'agence, cochez "Gestion en nom propre" aux préférences "Bailleur/SCI".

Préférences de gestion :

• Honoraires de gestion : pourcentage TTC par défaut pour calculer les honoraires de gestion. Ce pourcentage est personnalisable pour chaque contrat au menu "Contrats". Pour les honoraires forfaitaires, indiquez le montant mensuel TTC des honoraires par bien en gestion.
• Base de calcul des honoraires : assiette utilisée par défaut pour calculer les honoraires de gestion. Cette assiette est personnalisable pour chaque contrat au menu "Contrats". Voir le chapitre "Honoraires de gestion" pour plus de détails sur le calcul des honoraires de gestion.
• Libellé des honoraires : libellé utilisé pour la création des charges d'honoraires. Si vous choisissez "Honoraires de gestion", les honoraires affichés dans les comptes-rendus de gestion seront par exemple : "Honoraires de gestion janvier 2024".
• Libellé de l'assurance loyers impayés : libellé utilisé pour la création des charges d'assurance.
• Taux de TVA : taux de TVA pour les honoraires de gestion et l'assurance loyers impayés. Si l'agence n'est pas soumise à la TVA indiquez 0.
• Périodicité des comptes-rendus : périodicité par défaut pour les comptes-rendus de gestion. La périodicité est mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. La périodicité est personnalisable pour chaque propriétaire au menu "Compte de gestion".
• Dépôt de garantie : choisissez "Conservé par l'agence" ou "Versé au propriétaire". Ce réglage est commun pour tous les propriétaires. Si l'agence conserve le dépôt de garantie, le dépôt de garantie ne sera pas versé sur le solde de gestion du propriétaire et ne sera pas réclamé au propriétaire à la sortie du locataire. A noter que le logiciel prend en compte les éventuelles retenues sur le dépôt de garantie (à renseigner au menu "Contrats" icône "Sortie du locataire").
• Recalculer les honoraires : recalcul de tous les honoraires pour le propriétaire sélectionné.

Si vous venez d'installer le logiciel, les loyers de l'année en cours ont été créés automatiquement. Vous pouvez également renseigner les paiements des années passées. Pour gagner du temps, créez un loyer unique du 01/01/2023 au 31/12/2023, avec un montant du loyer nu x12 et provisions pour charges x 12. Pour ce faire, au menu "Loyers et paiements" cliquez sur "Ajouter un loyer", avec par exemple les valeurs suivantes :
- Local : à choisir dans la liste
- Locataire : à choisir dans la liste
- Loyer : "Loyer 2023"
- Période du: 01/01/2023
- au: 31/12/2023
- Loyer hors charges: 6000 € (=loyer mensuel nu x12)
- Charges: 600€ (=charges mensuelles x 12)
- Échéance : 31/12/2023
- Paiement reçu du locataire: 6600 €
- Paiement reçu le : 31/12/2023

Ce chapitre décrit la procédure à suivre lorsque un logement précédemment loué nu et passé en location meublée.

Afin de bien séparer les revenus des locations nues et des locations meublées, il est conseillé de créer un nouveau local "meublé" au menu "Locaux" lorsque vous basculez en meublé. Pensez à cocher la case "Meublé" pour ce nouveau local. Le nouveau contrat de location meublé est à associer à ce nouveau local.

Et ensuite, marquez l'ancien appartement "nu" comme vendu l'année du passage en meublé. Cela permet de garder l'historique fiscal, tout en séparant les revenus et les dépenses des locations nues et meublées.

Sur le graphique de la page d'accueil, certains loyers n'apparaissent pas aux bonnes dates ? Les sommes ne vous paraissent pas cohérentes ? Cliquez sur le graphique, le logiciel détaillera alors les paiements par mois ou par année. Si vous détectez une erreur, corrigez les dates de paiement pour les loyers en question, en passant par le menu "Loyers et paiements".

Par défaut, le logiciel utilise la date du jour comme date de paiement. Donc si vous avez enregistré le paiement de loyers anciens et que vous n'avez pas mis à jour la date de paiement, un décalage peut apparaitre. La date de paiement du loyer est importante, car elle conditionne son année d'imposition.

• Changer un local/locataire/contrat de propriétaire
1. Au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages avancés", cliquez sur "Affectation : Changer un local/locataire/contrat de propriétaire".
2. Un tableau permet de transférer un local d'un propriétaire à un autre. Toutes les données associées à ce local (locataires, contrats, loyers, charges) seront transférées.
3. Certains locaux ne peuvent pas être transférés :
   - Les locaux associés à un immeuble : commencez par retirer le local de l'immeuble en question, avant de faire le transfert.
   - Les locaux loués à un locataire ayant plusieurs contrats (par exemple un locataire louant un appartement et un garage avec des contrats séparés)..


• Changer le local affecté à un locataire
  Si vous avez rattaché le contrat d'un locataire au mauvais local :
1. Au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages avancés", cochez "Affectations : Pour modifier les locaux/locataires dans les contrats/loyers" et enregistrez.
2. Au menu "Contrats", changez le local enregistrez.
3. Au menu "Loyers et paiement", faites le même changement pour tous les loyers déjà générés.
4. Les nouveaux loyers prendront en compte le nouveau local.
5. Après avoir fait les corrections et afin d'éviter une fausse manipulation dans le futur, il est conseillé de décocher l'option dans les réglages avancés.

Pour facturer des frais de retard au locataire, dans le cadre d'un bail commercial ou professionnel, la procédure est la suivante :

1. Exemple : le locataire est en retard des mois de juillet et d'août. La clause pénale prévoit une pénalité 10% du montant des impayés.
2. Modifiez le loyer de septembre, augmentez le montant du loyer nu de 20% (2 mois x 10%). Au champ "Message pour le locataire (appel et quittance)", indiquez "Majoration de ...€ du loyer nu de septembre en application de la clause pénale..." et précisez le détail du calcul.
3. Envoyez l'appel de loyer au locataire, éventuellement suivi de la lettre de relance.

Remarque : Le bail doit nécessairement contenir une clause pénale décrivant le montant des frais à payer par le locataire. Pour un bail d'habitation, il est interdit de facturer des frais de retard.

Au menu "Outils - Préférences - Réglages", indiquez la devise au champ "Devise". Par exemple : €, $, SFr, CFA, CFP... Cette devise sera utilisée pour le propriétaire sélectionné. A savoir : le logiciel n'est pas prévu pour gérer des propriétaires avec des devises différentes.

Pour ne pas afficher les centimes, au menu "Outils - Préférences - Réglages - Réglages avancés" cochez "Ne pas afficher les centimes".

La numérotation des avis et des quittances est activable au menu "Outils - Préférences" onglet "Quittance / Appel", en cochant "Afficher un numéro d'appel / de quittance".

Les avis et les quittances ont un formalisme identique à celui des factures. A ce titre, la numérotation est séquentielle par propriétaire (et non par locataire). Le numéro est généré lors de la visualisation, de l'impression ou de l'envoi par mail de l'avis ou de la quittance. L'avis et la quittance d'un même loyer portent le même numéro. Tant qu'il n'y a pas eu de visualisation ou d'impression (appel ou quittance), les loyers n'ont pas de numéro et ne participent pas à l'incrémentation du compteur des quittances.

Au menu "Outils - Préférences" onglet "Quittance / Appel", vous pouvez cocher les options suivantes :

• Modification manuelle des numéros : affiche le numéro d'avis/quittance au menu "Loyers et paiements" et permet de modifier le numéro.
• Numérotation par locataire : chaque locataire a sa propre séquence de numéros (1, 2, 3...). L'activation de cette option n'est pas rétroactive sur les quittances existantes.
• Génération systématique d'un numéro : création d'un numéro même si l'avis ou la quittance n'ont pas été générés. Le numéro est créé lors de la génération automatique des loyers ou après l'ajout manuel d'un loyer.

En mode gérance professionnelle, la numérotation est séquentielle au niveau de l'agence (et non par propriétaire), sauf pour les propriétaires gérés en nom propre qui bénéficient de leur propre numérotation séquentielle.

L'intitulé "Quittance" ou "Avis d'échéance" peut être remplacé par "Facture". Au menu "Outils - Préférences", onglet "Quittance / Appel", cochez la case "Remplacer Avis d'échéance / Quittance par Facture". Les avis et les quittances seront alors intitulés "Facture", l'avis faisant office de facture à payer, la quittance faisant office de facture acquittée. Ce réglage est valable pour tous les propriétaires. Il est possible de personnaliser ce réglage au niveau de chaque contrat, après avoir activé les factures dans les préférences, au champ "Facture/ Quittance" du contrat de votre choix.

Par défaut, la date de facturation est la date initiale de génération du document (c'est à ce moment que le numéro de facture est généré). Alternativement, le premier jour du loyer ou la date du jour peuvent être utilisés.

Pour respecter la continuité des numéros de facture et ne pas avoir de "trous" dans la numérotation, faites attention à ne pas supprimer de loyer après la génération du numéro de facture.

N'oubliez pas de mettre à jour le message générique à la fin de l'avis et de la quittance, pour respecter le formalisme des factures : délai de paiement, conditions d'escompte, taux des pénalités de retard, mentions particulières... Les informations légales sur votre société sont à renseigner au menu "Outils - Préférences", onglet "Bailleur/SCI".

Le menu "Outils - Import Bancaire" est proposé avec l'abonnement "Gestion Locative Facile" (votre abonnement est à vérifier au menu "Outils - A propos"). Pour afficher le menu Import Bancaire, dans les préférences à l'onglet "Réglage", paragraphe "Réglages avancés", cochez "Import Bancaire".

L'import et la synchronisation bancaires automatisent la saisie des paiements et des charges à partir de vos relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées pour récupérer vos mouvements bancaires :

• La synchronisation bancaire : le logiciel se connecte directement à votre banque et récupère les mouvements. Cette méthode nécessite d'utiliser le logiciel en ligne.
• L'import bancaire : vous commencez par télécharger un relevé de compte sur le site internet de votre banque, puis vous importez ce relevé dans le logiciel.

A partir des mouvements bancaires, le logiciel vous propose d'ajouter des paiements aux locataires et d'ajouter des dépenses, en limitant les saisies et les risques d'erreur.

1. Vérifiez que votre banque est dans la liste des banques supportées (banques respectant l'obligation "Open Banking" de la DSP2)
2. Au menu "Outils - Import Bancaire", cliquez sur le lien bleu "Gérer la synchronisation" en haut de l'écran
3. Cliquez sur le bouton "Commencer"
4. Sélectionnez votre banque dans la liste
5. Sur le site de votre banque, entrez le numéro de votre compte bancaire et le mot de passe
6. Validez la connexion via l'app de votre banque ou un code SMS

Votre compte sera automatiquement synchronisé dans le logiciel pendant 90 jours, tous les jours vers 7h du matin. A bout de 90 jours, pour des raisons de sécurité, il faut recommencer la procédure d'authentification.

A savoir : certaines banques permettent de synchroniser les relevés de cartes bancaires, ce qui est pratique pour l'ajout des dépenses, surtout pour les cartes à débit différé.

1. Téléchargement du relevé : sur le site de votre banque, téléchargez un relevé de compte. Le format à choisir est Quicken ou Money (.qif ou .ofx).
2. Import du relevé : dans le logiciel, au menu "Outils - Import Bancaire", au paragraphe "Importer un nouveau relevé bancaire", sélectionnez le fichier que vous avez téléchargé à l'étape précédente et cliquez sur le bouton "Importer". Si la période du relevé importé recoupe la période du précédent import, le logiciel n'importera que les nouvelles opérations. Les mouvements bancaires importés sont alors affichés à l'écran.

A savoir :

• Carte à débit différé : si vous utilisez une carte bancaire à débit différé, les mouvements peuvent apparaitre 2 fois dans l'export de votre banque, une fois à la date de règlement par carte, une autre fois de manière agrégée à la ligne "Relevé carte débit différé". Dans ce cas, il ne faut pas tenir compte de la ligne débit différé.
• Format QIF/OFX : il est conseillé d'utiliser toujours le même format d'import, car si vous changez de format, cela risque de créer des mouvements en doublon.

Le logiciel permet d'associer chaque encaissement avec un locataire. Par exemple, si une ligne du relevé est "VIR SEPA Durand, 01/06/2024, 500€", dans la liste déroulante "Choisir un locataire", choisissez "M. Pierre Durand" parmi vos locataires, puis cliquez sur le bouton "Valider l'ajout des paiements". Un paiement d'un montant correspondant sera alors ajouté sur le compte du locataire, comme si vous aviez entré manuellement ce paiement au menu "Loyers et paiements". Au prochain import, si le logiciel repère à nouveau une opération avec le même intitulé " VIR SEPA Durand" ou un intitulé similaire comme "Durand", cette opération sera automatiquement associée au locataire, sans que vous ayez à le sélectionner à nouveau.

Si vous utilisez la synchronisation bancaire, les paiements "associés à un locataire" peuvent être ajoutés sans intervention de votre part. Pour cela, au menu "Outils - Import bancaire", cliquez sur "Gérer la synchronisation" et cochez "Ajouter automatiquement les paiements".

Pour chaque décaissement, le logiciel propose de créer une nouvelle charge. Par exemple si une ligne du relevé est "VIR Assurance, 01/06/2024, 200€", dans la liste déroulante "Choisir une dépense", sélectionnez "Dépense pour un local". Une fenêtre s'ouvre alors et permet d'ajouter la dépense comme au menu "Charges et frais" : l'intitulé, le montant et la date de la dépense sont pré-remplis, il vous reste à choisir le type de charge et le local concerné, puis à enregistrer.

• L'import bancaire permet l'ajout rapide des paiements des locataires et des charges. Certaines opérations ne peuvent pas être ajoutées automatiquement : paiement de la CAF (en général la CAF regroupe les paiements de plusieurs locataires, il faut se référer au décompte de la CAF pour connaitre le détail par locataire), restitution du dépôt de garantie...
• Gestion de plusieurs propriétaires/SCI : commencez par sélectionner le bon propriétaire avant de lancer l'import. Si vous utilisez l'option Gérance Pro, la sélection du propriétaire n'a pas d'importance, car l'import concerne le compte de l'agence, donc tous les propriétaires.
• Plusieurs comptes bancaires : cliquez sur "Gérer la liste des comptes" et entrez le nom des différents comptes. Avant chaque import, choisissez le compte concerné par l'import à l'aide de la liste déroulante des comptes qui est en haut de l'écran.
• Il faut choisir entre l'import bancaire et la synchronisation bancaire. Il est déconseillé d'utiliser les 2 méthodes en parallèle, car cela risque de créer des mouvements en doublon dans vos relevés.

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Espace en ligne pour les locataires (extranet)

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Etat des lieux numérique (smartphone/tablette)
Cette fonctionnalité est proposée uniquement pour le logiciel en ligne avec l'abonnement "Gestion Locative Facile" (votre abonnement est à vérifier au menu "Outils - A propos").

Une application est proposée pour vos smartphones et tablettes. L'application permet d'utiliser votre compte "Gestion Locative Facile" en ligne et de faire rapidement vos états des lieux, avec prise de photos et signature électronique :
App Gestion Locative Facile pour Android (Play Store)
App Gestion Locative Facile pour iPhone/iPad (App Store)

Après avoir installé l'application, entrez votre adresse email et votre mot de passe pour vous connecter à votre compte.

En cliquant sur le menu "Outils - Etats des lieux", vous accédez aux états des lieux. L'état des lieux a été complètement refondu par rapport à l'ancien état des lieux du menu "Contrats". Les fonctionnalités proposées sont les suivantes :

• Création rapide d'un état des lieux à partir de la liste des contrats.
• Création rapide d'un état des lieux à partir d'un état des lieux précédent.
• Ajout de photo directement depuis la caméra du smartphone.
• Annotation des photos (par exemple pour entourer une tâche, ajouter une flèche…)
• Prévisualisation.
• Signature électronique de l'état des lieux.
• Archivage automatique de l'état des lieux sur votre compte en ligne après signature.

A noter :

• Deux types de signatures sont proposés à la fin de l'état de lieux : la signature électronique et la signature "au doigt". La signature électronique a une valeur légale forte : elle est conseillée pour un état des lieux de sortie litigieux. En cas de conflit une signature électronique est facilement reconnue par un tribunal. La signature "au doigt" a une valeur légale faible : elle est conseillée pour un état des lieux d'entrée ou pour un état des lieux de sortie sans dégradations.
• Il est conseillé de limiter à 50 photos, pour que le document ne soit pas trop volumineux. La signature électronique ne fonctionne pas pour les documents trop volumineux.
• Les états des lieux proposés par l'app sont différents des états des lieux du menu "Contrats".

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FAQ Technique

Sommaire :

1. Logiciel à télécharger / Logiciel en ligne / Application tablettes et smartphones
2. Gestion de votre compte (logiciel en ligne)
3. Envoi des courriers par email
4. Envois/impressions groupés (en masse)
5. Export de vos données vers Excel
6. Export de vos données vers un logiciel de comptabilité
7. Archivage des documents (pièces jointes)
8. Corbeille
9. RGPD - Traitement des données personnelles

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Logiciel à télécharger / Logiciel en ligne / Application tablettes et smartphones

Le logiciel est proposé en plusieurs versions :
Logiciel en ligne
Avec la version en ligne, vous accédez à vos données depuis vos ordinateurs, tablettes (iPad et Android) et smartphones (iPhone et Android), via un navigateur internet et votre mot de passe. Il n'y a aucune "app" à télécharger.

La version en ligne est utilisable en simultané par plusieurs utilisateurs. C'est la solution idéale pour travailler à plusieurs sur vos locations. Le logiciel en ligne est identique au logiciel à télécharger, mais il est hébergé sur notre serveur sécurisé.

Pour utiliser la version en ligne, c'est très simple : ouvrez un compte en ligne.

Si vous utilisez déjà le logiciel en téléchargement, vous pouvez transférer vos données, contactez-nous.

Application tablettes et smartphones
Une application est proposée pour vos smartphones et tablettes. L'application permet d'utiliser votre compte "Gestion Locative Facile" en ligne et de faire rapidement vos états des lieux, avec prise de photos et signature électronique.

App Gestion Locative Facile pour Android (Play Store)
App Gestion Locative Facile pour iPhone/iPad (App Store)

Après avoir installé l'application, entrez votre adresse email et votre mot de passe pour vous connecter à votre compte.

Logiciel à télécharger
Le logiciel est installé sur votre ordinateur, Windows ou Macintosh. Vous pouvez travailler sans accès à internet.

Pour utiliser la version à télécharger, téléchargez le logiciel, lancez l'installation et suivez les instructions.

A savoir : il faut choisir entre le logiciel en ligne et le logiciel en téléchargement. Il n'est pas possible d'utiliser les 2 logiciels en parallèle, il n'y a pas de synchronisation des données entre le logiciel en ligne et le logiciel en téléchargement.

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Gestion de votre compte (logiciel en ligne)
Ce chapitre présente les différentes possibilités offertes pour la gestion de votre compte "Gestion Locative Facile" en ligne :

• Création du compte : cliquez sur ce lien pour créer un compte "découverte" gratuit 30 jours et sans engagement, afin de voir si le logiciel vous convient. A l'issue de la période de 30 jours, il faut souscrire un abonnement pour continuer à utiliser le logiciel. A défaut, le compte est automatiquement supprimé après 90 jours. Vous pouvez aussi supprimer votre compte au menu "Outils - A propos", en cliquant sur "Supprimer définitivement votre compte" en bas de la page.


• Connexion au compte : cliquez sur ce lien pour vous connecter à votre compte.


• Changement de l'adresse mail :
  • Connectez-vous au logiciel
  • Au menu "Outils - A propos", cliquez sur le bouton "Changer" au champ "EMail" et indiquez votre nouvelle adresse mail de connexion au logiciel. Par mesure de sécurité, un courrier électronique sera envoyé à votre nouvelle adresse mail, avec un lien de validation.
  • Au menu "Outils - Préférences", onglet "Bailleur/SCI", changez indiquez l'adresse mail à utiliser pour l'envoi des courriers électroniques.


• Changement du mot de passe : connectez-vous au logiciel, puis au menu "Outils - A propos", cliquez sur le bouton "Changer" au champ "Mot de passe". Par mesure de sécurité, il faut saisir l'ancien mot de passe et le nouveau mot de passe.


• Mot de passe oublié : sur la page de connexion, cliquez sur "Mot de passe oublié" ou sur ce lien , et renseignez votre adresse mail. Un courrier électronique vous sera envoyé avec un lien pour réinitialiser votre mot de passe.


• Ajout d'utilisateurs : il est possible d'ajouter des utilisateurs sur votre compte, si par exemple vous travaillez à plusieurs sur le logiciel. Pour ajouter un utilisateur, au menu "Outils - A propos", cliquez sur le bouton "Ajouter un utilisateur" et indiquez le nom et l'email de la personne à ajouter. Un email sera envoyé pour inviter la personne à créer son mot de passe de connexion au compte. Les utilisateurs ajoutés ont la possibilité de voir et de modifier toutes les données du logiciel (accès total en lecture et en écriture). Vous pouvez supprimer ces utilisateurs à tout moment au menu "Outils - A propos". Seul le titulaire du compte a la possibilité de gérer les utilisateurs.


• Suppression du compte : à l'issue de votre abonnement et à défaut de réabonnement, le compte est automatiquement supprimé au bout d'un an. Vous pouvez aussi supprimer votre compte à tout moment au menu "Outils - A propos", en cliquant sur "Supprimer définitivement votre compte" en bas de la page et en confirmant. Seul le titulaire du compte a la possibilité de demander la suppression.

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Envoi des courriers par email (abonnement annuel nécessaire)

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Envois/impressions groupés (en masse)

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Export de vos données vers Excel

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Export de vos données vers un logiciel de comptabilité

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Archivage des documents (pièces jointes)

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Corbeille

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RGPD - Traitement des données personnelles


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FAQ Logiciel en téléchargement

Sommaire :

1. Mise à jour automatique
2. Mise à jour manuelle du logiciel (PC Windows)
3. Transférer le logiciel vers un nouveau PC
4. Transférer les pièces jointes
5. Mise à jour manuelle du logiciel (Macintosh)
6. Transférer le logiciel vers un nouveau MAC
7. Passer de PC à Mac et vice versa
8. Sauvegarder vos données
9. Archive de sauvegarde illisible / format SQL
10. Sauvegarde internet / Récupérer une sauvegarde internet
11. Que faire en cas de crash définitif de votre PC ou disque dur ?
12. Les indices INSEE ne se mettent pas à jour
13. Une connexion internet est-elle nécessaire pour utiliser le logiciel ?
14. Zoomer ou dézoomer (taille de l'affichage à l'écran)
15. Utiliser le logiciel sur plusieurs ordinateurs

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Mise à jour automatique

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Mise à jour manuelle du logiciel (PC Windows)

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Mise à jour manuelle du logiciel (Macintosh)

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Transférer le logiciel vers un nouveau PC

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Transférer les pièces jointes

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Transférer le logiciel vers un nouveau MAC

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Passer de PC à Mac et vice versa

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Sauvegarder vos données

Archive de sauvegarde illisible / format SQL

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Sauvegarde internet / Récupérer une sauvegarde internet

Cette fonctionnalité ne concerne que le logiciel "en téléchargement". Pour le logiciel en ligne, vos données sont automatiquement sauvegardées sur plusieurs serveurs.

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Que faire en cas de crash définitif de votre ordinateur ou disque dur ?

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Les indices INSEE ne se mettent pas à jour

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Une connexion internet est-elle nécessaire pour utiliser le logiciel ?

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Zoomer ou dézoomer (taille de l'affichage à l'écran)

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Utiliser le logiciel sur plusieurs postes