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Modèles de courriers & Archivage des documents
Courriers pré-remplis
Archivage des documents
Espace en ligne pour les locataires
Modèles de courriers pré-remplis
Des courriers prêts à envoyer sont proposés pour les différentes phases de la location :
- Avis d'emménagement pour le fisc
- Demande de justificatif pour l'assurance, pour l'entretien de la chaudière
- Vérification du détecteur de fumée
- Attestation de location
- Appel à la caution solidaire
- Confirmation de réception du préavis
- Avis de déménagement pour la CAF
- Attestation de fin de bail
- Reçu pour le dépôt de garantie
- Courrier libre, pour vos besoins spécifiques
Chaque modèle se complète automatiquement avec les informations déjà saisies dans le logiciel (coordonnées du bailleur et du locataire, adresse du local, montant du loyer...), ce qui évite de ressaisir les mêmes informations à chaque courrier.
Archivage des documents
Les courriers et les documents liés à la location (bail, état des lieux, factures, photos…) sont archivés dans le logiciel.
Vous retrouvez rapidement les documents nécessaires à votre gestion.
Chaque courrier envoyé ou imprimé est automatiquement conservé, avec la possibilité de retrouver et de renvoyer un courrier déjà généré, sans avoir à le recréer entièrement : un vrai gain de temps le jour où il faut reconstituer rapidement l'historique des échanges avec un locataire, par exemple en cas de litige.
La personnalisation des courriers est complète : ajout de votre logo et d'une signature scannée, coordonnées bancaires au format SEPA pour les modèles qui l'exigent, choix de la taille de police, mise en page compatible enveloppe à fenêtre ou papier à en-tête, et export au format PDF. Vous pouvez aussi modifier le texte par défaut de chaque modèle pour l'adapter à vos besoins.
Espace en ligne pour les locataires
Un espace en ligne permet au locataire de consulter son compte locatif, et de récupérer les courriers à son attention.
Cet espace limite les échanges de mails pour de simples demandes de documents (quittance, courriers, solde locatif) : le locataire retrouve directement ce dont il a besoin, ce qui vous fait gagner du temps au quotidien.
Questions fréquentes
Oui, le texte des modèles peut être personnalisé : relance, mise en demeure, révision, régularisation des charges, rappel assurance, rappel entretien chaudière..
Tous les courriers envoyés ou imprimés sont archivés automatiquement et classés par locataire et par date, ce qui évite de devoir fouiller ses emails ou ses classeurs papier pour retrouver un document précis.
Oui, l'espace en ligne pour les locataires permet à chacun de consulter son compte locatif et de télécharger les courriers qui lui sont destinés, sans passer systématiquement par un échange d'email.
Oui, le logo et une signature scannée peuvent être ajoutés une seule fois dans les préférences, puis ils apparaissent automatiquement sur l'ensemble des courriers, quittances et appels de loyer générés.
Le modèle "Appel à la caution solidaire" reprend automatiquement le détail des loyers impayés et les coordonnées du garant renseignées dans l'acte de cautionnement, pour l'informer de la situation avant une procédure plus formelle.
Le "courrier libre" permet de rédiger n'importe quel texte tout en conservant automatiquement la mise en page, le logo et les coordonnées habituellement utilisés sur vos autres courriers.
Oui, avec le compte en ligne, l'archivage des courriers et des documents reste accessible depuis n'importe quel appareil connecté à votre compte, sans dépendre d'un seul ordinateur.
Oui, l'historique des documents conserve l'ensemble des courriers générés depuis la création du contrat, sans limite de durée, ce qui facilite la constitution d'un dossier complet en cas de litige.
Les modèles sont fournis à titre d'exemple pour faciliter votre gestion locative, mais ne remplacent aucunement un avis juridique ou une assistance professionnelle pour les situations sensibles.
