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Régularisation des charges & Charges exceptionnelles
Régularisation des charges locatives
Facturation des charges exceptionnelles
Rélevé des compteurs
Régularisation des charges
La régularisation des charges est une obligation annuelle du bailleur. Le logiciel fait les calculs, en comparant les provisions appelées et les charges locatives réelles, avec un prorata sur la période de régularisation.
A l'issue de la régularisation, un courrier est généré à l'attention du locataire, avec le détail des calculs.
Seules les charges saisies dans les catégories "récupérables" ou "locatives" entrent dans le calcul, au prorata temporis au jour près pour tenir compte d'une arrivée ou d'un départ en cours de période. Pour un immeuble comportant plusieurs locaux, les charges communes sont ventilées automatiquement selon les millièmes renseignés pour chaque local.
En cas de trop-perçu sur les provisions, 3 options sont proposées : affecter le solde sur un loyer impayé, le rembourser immédiatement au locataire, ou le conserver en crédit pour la régularisation suivante.
Charges exceptionnelles
Il est possible de facturer directement une charge exceptionnelle à un locataire, en totalité ou au prorata.
Par exemple, à réception de la Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères, le montant de la taxe sera réparti entre les différents locataires.
À réception de l'avis de taxe foncière, le logiciel sépare automatiquement la part non récupérable (la taxe foncière elle-même, déductible de vos revenus fonciers) de la part récupérable auprès du locataire (la TEOM), pour éviter toute confusion entre les deux lors de la déclaration fiscale.
Bon à savoir : les charges récupérables non récupérées au départ d'un locataire, par exemple sur un local resté vacant entre deux locations, ouvrent droit à une déduction spécifique lors de la déclaration des revenus fonciers.
Relevé des compteurs (eau…)
La facturation des consommations est facilitée par le logiciel, grâce à une gestion des relevés des compteurs intégrée.
Vous relevez les index (eau froide, eau chaude, chauffage, électricité...) local par local, et le logiciel calcule automatiquement la consommation à partir de la différence avec le relevé précédent, multipliée par le prix unitaire du fournisseur (par exemple 4 €/m³ pour une facture de régie des eaux de 4 000 € pour 1 000 m³).
Deux modes de facturation sont proposés : la facturation est soit intégrée à la prochaine régularisation des charges, soit facturée immédiatement sous forme de loyer exceptionnel à régler sous 7 jours. Il est également possible de faire un relevé partiel, par exemple pour ne relever que le compteur d'un locataire sortant à la date de son départ.
Questions fréquentes
Seules les charges classées "récupérables" ou "locatives" (entretien des parties communes, consommations, TEOM...) entrent dans le calcul de régularisation ; les charges déductibles (taxe foncière, travaux...) restent à la charge du bailleur.
Elles sont ventilées automatiquement entre les locaux en fonction des millièmes de chaque appartement, ce qui garantit une répartition juste et évite les calculs manuels, source d'erreurs et de contestations entre locataires d'un même immeuble.
Vous pouvez rembourser le locataire immédiatement, affecter la somme sur un loyer impayé, ou la conserver en crédit pour la régularisation de l'année suivante.
La taxe foncière elle-même reste à la charge du propriétaire, mais la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), qui figure sur le même avis, est récupérable et peut être répartie entre les locataires.
Oui, dès lors que le locataire verse des provisions pour charges, le bailleur doit régulariser annuellement en comparant ces provisions aux charges locatives réellement supportées.
Oui, une charge exceptionnelle (comme la TEOM à réception de l'avis de taxe foncière) peut être facturée immédiatement au locataire, en totalité ou au prorata, dès sa réception.
Oui, le courrier généré à l'issue de la régularisation présente le détail des provisions appelées, des charges réelles retenues et du solde final, pour que le locataire puisse vérifier le calcul.
