Facturation électronique des loyers

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Dès septembre 2026, la réforme de la facturation électronique entre en vigueur progressivement en France. Elle impacte non seulement les entreprises mais aussi les propriétaires bailleurs ayant opté pour la TVA. Cette obligation vise à moderniser la gestion des transactions et à renforcer la transparence fiscale. Elle entraine de nouvelles obligations importantes pour les propriétaires.

Qu'est-ce que la réforme de la facturation électronique ?

La réforme impose l’utilisation de factures dématérialisées pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA.

Elle concerne :
✅ L’émission, la réception et le stockage des factures sous format électronique structuré.
✅ L’utilisation obligatoire d'une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l'État.
✅ Un contrôle fiscal facilité par l'administration grâce à la transmission des données en temps réel.

Qui est concerné parmi les propriétaires bailleurs ?

Tous les bailleurs ne sont pas touchés par cette réforme. Seuls ceux qui facturent des loyers soumis à la TVA doivent se conformer à la nouvelle réglementation, notamment :
🔹 Location de locaux commerciaux ou professionnels soumis à la TVA.
🔹 Location meublée avec services para-hôteliers (petit-déjeuner, ménage, accueil, etc.).
🔹 Location d’espaces de travail ou entrepôts avec option pour la TVA.

Dans ces cas, les loyers facturés aux locataires devront obligatoirement faire l’objet d’une facturation électronique conforme aux nouvelles normes.

Calendrier de mise en œuvre

Après de deux reports successifs de la réforme, le calendrier de mise en œuvre est le suivant :

📅 Septembre 2026 : Obligation de recevoir des factures électroniques (souscription obligatoire à une plateforme de dématérialisation partenaire PDP)

📅 Septembre 2027 : Obligation d’émettre des factures électroniques

Quels impacts pour les propriétaires bailleurs ?

La réforme est assez contraignante, elle implique :

🔹 Le choix obligatoire d'un prestataire, appelé Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : Dès fin 2025 et au plus tard en septembre 2026, le choix d'un prestataire pour recevoir les factures des fournisseurs est à faire parmi la centaine de prestataires déjà référencés par les impôts. Le choix est important, car c'est le même prestataire qui sera chargé d'envoyer les loyers avec TVA.

🔹 Une adaptation de l'outil de facturation et de gestion locative : Les propriétaires devront utiliser un logiciel compatible avec la facturation électronique. Il ne sera plus possible de faire ses quittances de loyer avec Word, Excel ou avec le bon vieux carnet de quittances.

🔹 Des coûts supplémentaires : Les solutions de facturation électronique sont en grande majorité payantes, le coût variant de 100 à 300 €/an pour quelques factures par mois. L'État s'était engagé à fournir une solution gratuite (le Portail Public de Facturation PPF), mais a finalement renoncé en octobre 2024. Quelques solutions gratuites sont annoncées, mais le modèle économique et la pérennité de ces solutions sont à surveiller.

💡 Bon à savoir : Les bailleurs non assujettis à la TVA (locations exonérées) ne sont pas concernés par cette obligation.

📄 Quelles sont les mentions obligatoires sur la facture de loyer avec TVA ?

Voici ce que doit contenir la facture :

1. Mentions générales
   • Nom / adresse du bailleur et du locataire
   • N° SIRET du bailleur
   • N° de TVA intracommunautaire du bailleur
   • Numéro de facture
   • Date de la facture
   • Période concernée par le loyer (ex. : juillet 2025)
2. Détails du loyer
   • Montant HT (hors taxe)
   • Taux de TVA applicable (généralement 20% en France)
   • Montant de la TVA
   • Montant TTC (toutes taxes comprises)
3. Mentions légales
   • “TVA due par le preneur” (si régime d’auto-liquidation s’applique)
   • Conditions de règlement (ex. : 30 jours, virement bancaire)
   • Pénalités de retard (taux + indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €)

🧾 Exemple de facture de loyer avec TVA

 

Comment transmettre une facture de loyer avec TVA ?

Dès septembre 2027, la transmission des factures avec TVA devra obligatoirement passer par une PDP agréée par l'Etat.

🔹 1. Préparer votre facture pour l'envoi

Pour qu'une facture soit transmise via un PDP, elle doit être au bon format :

• Factur-X : format hybride (PDF lisible + données XML intégrées) recommandé.
• UBL ou CII : formats 100 % structurés.

✅ Solution simple : utilisez un logiciel de facturation compatible PDP qui génère automatiquement la facture au bon format ou utilisez un service de facturation en ligne connecté à une PDP.

🔹 2. Étapes pour transmettre via un PDP

a. Choisissez votre PDP

• Vous devez être inscrit à une plateforme immatriculée comme PDP (ou passer par une OD (opérateur de dématérialisation) connecté à un PDP).
• Exemples de PDP potentiels  : (à vérifier une fois immatriculés)

b. Renseignez les données obligatoires

Chaque facture doit comporter des données minimales structurées :

• Identifiants du vendeur et de l’acheteur (SIREN)
• Montants HT, TVA, TTC
• Références (numéro de facture, date, etc.)
• Objet de la facture (ex : « Loyer bureau – juillet 2025 »)
• Type de bien ou service

c. Transmettez via votre PDP

• Vous pouvez déposer ou émettre la facture depuis votre outil de facturation connecté au PDP.
• Le PDP va :
  • Valider le format
  • Transmettre au PDP du client (ou au PPF si besoin)
  • Confirmer la réception

d. Suivez le statut

La plateforme vous permettra de suivre :

• la bonne réception par le client,
• les éventuels rejets (erreurs de format ou données manquantes).

🔹 3. Points de vigilance

• Assurez-vous que votre locataire est bien identifié par son SIREN/SIRET et a une plateforme de réception (PDP ou PPF).
• Les locations B2B sont concernées par la facturation électronique. Pour les particuliers, ce n’est pas obligatoire (encore).