Tutoriel : Saisir son premier contrat de location

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Découvrez comment saisir votre premier contrat de location, et commencer à gérer vos locataires avec notre logiciel de gestion locative

Prise en main rapide

Menu Contrats

Cette page permet de gérer vos contrats de location.



Ajouter un contrat : Cliquer sur le bouton "Ajouter un Nouveau Contrat", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Locataire : Renseigner les informations sur le locataire.
- Local : Choisir un local dans la liste des locaux déclarés au menu "Locaux". Ce champ est obligatoire.
- Loyer nu : Indiquer le loyer hors charges. Cette valeur est utilisée pour la génération automatique des loyers.
- Provisions de charges : Indiquer les provisions de charges. Cette valeur est utilisée pour la génération automatique des loyers.
- Périodicité du loyer : Indiquer la périodicité du loyer et des charges : loyer mensuel, bi-mensuel, trimestriel, semestriel, annuel...
- Indice de révision : Indiquer l'indice à appliquer pour la révision du loyer. Par défaut, l'IRL est appliqué (location à usage de résidence principale). Pour les locations à usage commercial, professionnel et les garages, l'ILC, l'ILAT ou l'ICC s'appliquent.
- Dépôt de garantie : Indiquer le dépôt de garantie versé par le locataire. Il vous appartient de mettre à jour cette valeur, par exemple si vous réalisez une saisie sur le dépôt de garantie en cas de loyer impayé.
- Date d'entrée : Indiquer la date du début du contrat de location. Les loyers de l'année en cours sont générés automatiquement. En cas d’entrée en cours de mois, le logiciel génère le premier loyer au prorata temporis.
- Date de sortie : Indiquer la date de fin du préavis : ne renseigner ce champ que lorsque le locataire a donné son préavis. Le logiciel utilise cette date pour mettre automatiquement fin au contrat de location (arrêt de la génération automatique des loyers). En cas de sortie en cours de mois, le logiciel génère le dernier loyer au prorata temporis.
- Informations complémentaires : Précisions sur le contrat. Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas utilisées par le logiciel.

Ajout rapide d'un contrat : crée un contrat de bail dans le logiciel, ainsi que le local et le locataire associés

Loyer nu et charges

Ce chapitre présente les possibilités de gestion du loyer nu et des charges :

• Loyer
  Le loyer se décompose en loyer nu (hors charges) et en charges locatives. Dans les appels et les quittances de loyer, le montant du loyer nu et le montant des charges/provisions de charges sont détaillés.
  
  En cas d'arrivée ou de départ en cours de mois, le logiciel applique un prorata temporis sur la valeur du loyer nu et des charges.

• Provisions de charges
  Les provisions de charges sont une avance versée par le locataire en prévision des charges locatives réglées par le propriétaire. Annuellement, une régularisation vient compenser la différence entre ces provisions et les charges locatives effectivement supportées par le propriétaire.
  
  Par défaut, le logiciel considère que les charges sont des provisions de charges (champ "Charges"). Les paragraphes suivants détaillent les autres possibilités.
  
  Bon à savoir : charges locatives et les provisions de charges n’entrent pas dans les revenus fonciers, seuls les loyers nus sont pris en compte.

• Changer le montant du loyer et des charges
  Pour modifier le montant du loyer et des charges, au menu "Contrats" cliquez sur le contrat en question et modifiez le montant. Le nouveau montant sera appliqué pour les loyers à venir, c'est à dire les loyers qui ne sont pas encore générés. Après avoir enregistré la modification, le logiciel vous propose de mettre à jour le montant des loyers déjà générés : sélectionnez les loyers concernés et validez.

• Charge exceptionnelle
  Une charge exceptionnelle est une charge ponctuelle, qui n’est pas incluse dans les provisions. Par exemple, un propriétaire peut décider de ne pas demander de provisions de charges, et récupérer une fois l’an la Taxe des Ordures Ménagères. Voir pour plus de détails le chapitre sur les charges exceptionnelles.

• Forfait de charges
  Le forfait de charges est réputé couvrir l’ensemble des charges locatives. Le forfait de charges ne donne pas lieu à une régularisation annuelle, même s’il s’avère après coup que les charges ont été sous ou surestimées.
  
  Pour entrer un contrat avec des charges forfaitaires : au menu "Contrats", éditez le contrat, supprimez la date de "Dernière régularisation des charges" (croix rouge à droite du petit calendrier) et cochez la case "Forfait de charges". Les rappels pour la régularisation seront désactivés. Les appels et les quittances de loyer indiqueront "Forfait de charges".

• Plusieurs lignes de charges
  Il est possible de séparer les charges sur plusieurs lignes dans les appels et les quittances, par exemple pour séparer les provisions pour charges de copropriété et les provisions pour TEOM. Ce réglage permet aussi de faire des régularisations séparées par type de charge. Voir pour plus de détails le chapitre Plusieurs lignes de charges.

• Libellé du loyer nu et des charges
  Par défaut dans les appels et les quittances de loyer, le loyer nu apparait comme "Loyer nu" et les charges apparaissent comme "Charges / Provisions de Charges". Ces libellés sont modifiables contrat par contrat, loyer par loyer. Pour cela, au menu "Outils - Préférences - Quittance / Appel", cochez "Personnalisation du libellé du loyer et des charges" et enregistrez. Les libellés sont modifiables au menu "Contrats" et au menu "Loyers et paiements".

Dépôt de garantie (caution)

• Entrée du locataire :
• L'enregistrement du dépôt de garantie est automatique lorsque vous créez un nouveau contrat et que vous indiquez le montant au champ "Dépôt de garantie" (menu "Contrats").
• Un reçu pour le locataire est disponible au menu "Contrats", en cliquant sur l'icône "Bail, état des lieux, modèles de courrier", puis "Reçu dépôt de garantie".
• Le dépôt de garantie n'est pas un revenu imposable, il n'apparait donc pas au menu "Rapports - Déclaration fiscale". Il ne faut pas créer un loyer spécifique pour cet encaissement, cela fausserait vos revenus fonciers.
• Sortie du locataire :
• Au menu "Contrats", icône "Sortie du locataire", après avoir indiqué la date de sortie du locataire, indiquez les éventuelles retenues sur le dépôt de garantie.
• Si aucune retenue n'est indiquée, le logiciel considère que le dépôt de garantie a été restitué intégralement à la date de sortie du locataire.

Bon à savoir : un récapitulatif des dépôts de garantie est proposé au menu "Rapports - Occupation". Sur le rapport, les dépôts de garantie sont affichés hors éventuelles retenues.

Jour d'échéance

Pour chaque contrat de location, les loyers sont générés automatiquement deux semaines à l'avance. Par défaut, les loyers sont générés ’terme à échoir’, avec pour échéance le 01 du mois. Par exemple, le loyer du 01 au 31 mai sera généré le 17 avril, et il sera à payer au plus tard le 01 mai.

Pour changer le jour d'échéance par défaut, ou pour un loyer à terme échu :

• Au menu "Outils - Préférences", onglet "Réglages", cochez la case "Jour d'échéance"
• Au menu "Contrat", ajustez le champ "Jour d'échéance"
• Pour un loyer à terme échu, choisir "Terme échu" en bas de la liste déroulante.
• Lorsque vous percevez directement les paiements de la CAF, choisir "Echu +5j (CAF)" tout en en bas de la liste déroulante : le locataire ne sera alors relancé qu'après réception du paiement de la CAF.

Remarque : le nouveau réglage prend effet pour les loyers à venir, c'est à dire les loyers qui ne sont pas encore générés. Si nécessaire, pensez à modifier le jour d'échéance des loyers déjà générés au menu "Loyers et paiements".