Tutoriel : Gérance Pro : le compte de gestion

Le logiciel génère les comptes-rendus de gestion destinés au propriétaire. Les comptes-rendus de gestion présentent :

• le bilan de gestion sur la période et la part revenant au propriétaire
• le détail des honoraires de gestion
• le détail des cotisations pour l'assurance loyers impayés (si souscrite par le propriétaire)
• le détail des encaissements et quittancements
• les éventuelles charges réglées par l'agence et refacturées au propriétaire
• les éventuels loyers impayés

Pour générer un compte-rendu de gestion :

1. Au menu "Compte de gestion", cliquez sur le bouton "Générer le compte-rendu".
2. Un résumé du compte-rendu est présenté. Modifiez si nécessaire le montant du versement au propriétaire et le mode de règlement, puis validez le compte-rendu.
3. Le logiciel génère le compte-rendu sous forme d'un courrier à envoyer au propriétaire, avec le détail pour chaque lot.
4. Le courrier peut être envoyé directement par mail ou imprimé pour un envoi postal.

Pour annuler un compte-rendu :

• Au menu "Compte de gestion", supprimez le compte-rendu en haut du tableau en cliquant sur l'icône "Supprimer". Le dernier compte-rendu sera ainsi annulé. Vous pouvez ensuite générer à nouveau le compte-rendu.

Historique :

• Au menu "Compte de gestion", un tableau récapitule l'historique des comptes-rendus et des acomptes pour le propriétaire sélectionné. En cliquant sur l'icône "Voir le compte-rendu", le courrier envoyé au propriétaire est affiché.
• Si vous modifiez manuellement les valeurs d'un compte-rendu de gestion, vous risquez d'introduire des incohérences. Il est préférable de supprimer un compte-rendu, puis de le générer à nouveau.

Bon à savoir :

• Le "solde actuel" donne la vision courante du compte du propriétaire. Si vous générez un compte-rendu, le solde ne sera pas forcément égal au "solde actuel". Par exemple un solde actuel au 15 mars est de 1000€, correspondant à un paiement de 500€ le 08 février et un autre paiement de 500€ le 08 mars. En générant un compte de gestion du 01 février au 28 février, le solde sera de 500€ car le paiement du 08 mars n'est pas pris encore en compte.
• Le menu déroulant "Périodicité des comptes-rendus" permet de choisir la périodicité du compte-rendu pour chaque propriétaire (périodicité mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). En cliquant sur "Modifier la période", vous pouvez définir une période spécifique pour la génération d'un compte rendu. Dans ce cas, prenez garde à ce que les comptes-rendus ne se chevauchent pas et qu'il n'y ait pas de "trous".
• Le bouton "Générer le compte-rendu" n'apparaît qu'à la fin de la période de gestion. Vous pouvez forcer la génération du compte-rendu, par exemple pour clore un mandat de manière anticipée.
• Le détail de toutes les opérations sur le compte de gestion d'un propriétaire est proposé au menu "Rapports - Balance des mandants", en cliquant sur "Exporter" à droite de la ligne du solde de chaque propriétaire.

Au menu "Compte de gestion", le bouton "Verser un acompte au propriétaire" permet de verser une avance à un propriétaire :

• Indiquez la date du versement et le montant, puis cliquez sur le bouton "Ajouter". Un courrier d'avis de versement est alors proposé en cliquant sur l'icône "Avis de versement".
• Le ou les acomptes seront automatiquement déduits du prochain compte-rendu de gestion. Important : si vous renseignez un acompte de manière rétroactive, cet acompte ne modifiera pas les comptes-rendu déjà générés. Il faut d'abord supprimer le ou les comptes-rendus impactés, ajouter l'acompte avec la date rétroactive, puis générer à nouveau le ou les comptes-rendus.

Au menu "Compte de gestion", le bouton "Règlement reçu du propriétaire" est à utiliser lorsqu'un propriétaire vous fait un versement, par exemple en prévision de travaux ou pour le règlement d'honoraires.