Tutoriel : Gérance Pro : le rapprochement bancaire

Le menu "Outils - Rapprochement bancaire" est proposé avec l'option Gérance Pro de l'abonnement "Gestion Locative Facile".

Le rapprochement bancaire est un contrôle de concordance entre les opérations du logiciel et vos relevés bancaires. En d'autres termes, il s'agit d'associer chaque opération présente dans le logiciel avec un mouvement du relevé bancaire. Il est conseillé de faire un rapprochement au moins une fois par mois, avant de générer les comptes-rendus de gestion. Vous pourrez ainsi détecter d'éventuels écarts au fil de l'eau.

Pour faire un rapprochement, suivez les étapes suivantes :

1. Au menu "Outils - Import bancaire", commencez par importer les opérations du mois. Cette étape est optionnelle, car le logiciel permet de faire un pointage "manuel". Mais pour gagner du temps et pour faciliter le rapprochement, il est fortement conseillé de commencer par un import.
2. Au menu "Outils - Rapprochement bancaire" :
   1. Cliquez sur le bouton "Nouveau rapprochement", puis entrez la période pour le rapprochement (en général un mois calendaire comme vos relevés bancaires), et le solde initial et final indiqué sur votre relevé bancaire.
   2. Dans le tableau "Opérations présentes dans le logiciel", toutes les opérations du logiciel ayant un impact sur la trésorerie sont listées pour la période définie (pour information, ce sont les mêmes opérations qu'au menu "Outils - Banque").
   3. A la colonne "Libellé logiciel / Pointage relevé bancaire", sélectionnez le mouvement bancaire à pointer dans la liste déroulante "--Pointer--", en fonction de la concordance du montant, de la date et des libellés. L'opération du logiciel est alors rapprochée (pointée, associée) au mouvement du relevé bancaire.
   4. Et ainsi de suite pour toutes les lignes du tableau.
   5. S'il manque une opération dans le logiciel, par exemple un règlement que vous avez oublié d'entrer dans le logiciel, enregistrez le rapprochement en cours, entrez le règlement au menu "Loyers et paiements", puis reprenez le rapprochement.
   6. Une fois que vous avez pointé toutes les opérations possibles, il faut expliquer les éventuels écarts au champ "Commentaire sur les écarts" : par exemple, une remise de chèque qui n'apparait pas encore sur le relevé bancaire. Pour vous aider, cochez la case "Masquer les opérations pointées".
   7. Enfin, en cliquant sur PDF, un état de rapprochement bancaire est proposé. Cet état reprend l'ensemble des données relatives au pointage que vous avez réalisé. Cliquez sur "Enregistrer" afin de conserver cet état qui pourra être demandé par votre caisse de garantie.

Cas particuliers pour le rapprochement bancaire

• Opérations groupées : un mouvement bancaire peut correspondre à plusieurs opérations dans le logiciel. Par exemple, si la CAF verse les allocations de plusieurs locataires en un seul virement, il faudra sélectionner plusieurs fois la ligne CAF du relevé bancaire.
• Pointage manuel : le pointage manuel est à utiliser si vous n'avez pas importé le relevé bancaire. Dans ce cas, il faut imprimer votre relevé bancaire, marquer les opérations rapprochées sur le relevé et dans le logiciel choisir "Pointage manuel". Le pointage manuel peut aussi être utilisé pour grouper certaines opérations que vous ne pouvez pas pointer directement : vous devez alors vérifier que les montants correspondent et expliquer chaque pointage manuel au champ "Commentaire sur les écarts".
• Opérations ajoutées à partir de l'import bancaire : si vous ajoutez un paiement ou une charge directement depuis la page d'import bancaire, cette opération sera déjà pointée.
• Opérations non concernées par le rapprochement : seules les opérations qui apparaissent sur le relevé bancaire sont à rapprocher (par exemple paiement d'un loyer par un locataire, versement à un propriétaire…). Les autres opérations n'ont pas à apparaitre sur le rapprochement (par exemple, les honoraires de gestion facturés au propriétaire via le compte de gestion ne sont pas à rapprocher).

Historique des rapprochements bancaires

Au menu "Outils - Rapprochement bancaire", au paragraphe "Historique des rapprochements", tous les rapprochements déjà réalisés sont listés. Vous pouvez les consulter et générer un état de rapprochement au format PDF pour chaque rapprochement.

Si le paragraphe "Historique des rapprochements" n'apparait pas, cliquez sur "Afficher l'historique des rapprochements".

L'importance de la date des opérations

Lorsque vous entrez une opération dans le logiciel (menu "Loyers et paiements", menu "Charges et frais", menu "Compte de gestion", menu "Banque"), la date à utiliser comme référence est la date qui apparait sur le relevé bancaire. Par exemple, pour un chèque que vous recevez le 10 du mois et qui apparait sur le relevé le 20 du mois, la date de paiement à indiquer au menu "Loyers et paiements" est le 20 du mois. Les vérifications et le rapprochement bancaire (pointage) seront grandement facilités si vous suivez ce principe pour l’ensemble des revenus et des dépenses.