Tutoriel : La régularisation des charges locatives

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Découvrez comment régulariser les charges locatives de vos locations avec notre logiciel de gestion locative

Régularisation des charges

Le logiciel calcule la régularisation des charges à appliquer, en comparant les provisions pour charges versées par le locataire et les charges réelles dépensées sur la période sélectionnée. Les charges sont imputées au locataire au prorata temporis, au jour près.

Pour faire une régularisation des charges :

1. Charges : renseignez les charges locatives au menu "Charges et frais", en faisant bien attention aux dates de début et de fin. Seules les charges dites "locatives" sont reprises dans la régularisation, c'est à dire les catégories :
   • Charges récupérables/locatives : entretien, consommations, TEOM, autres...
   • Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives (les provisions versées au syndic ne doivent pas être prises en compte)
   Pour les propriétaires d'immeuble, les charges d'immeuble sont ventilées en fonction des millièmes de chaque appartement déclaré au menu "Locaux - Immeubles".
2. Provisions pour charges : le logiciel utilise les provisions pour charges des loyers existants (menu "Loyers et paiements"). Au moment de la révision, il n'est donc pas nécessaire de renseigner les provisions versées par le locataire. Sauf si vous venez d'installer le logiciel : il faut alors créer rétroactivement les loyers pour l'année passée (voir le chapitre ci-dessous "Si vous venez d'installer le logiciel").
3. Au menu "Contrats", cliquer sur l'icône de la location à régulariser.
4. Modifier si nécessaire la période de régularisation, en cliquant sur "Modifier la période de régularisation". Par défaut, lorsque vous ajoutez un nouveau contrat, la date de dernière régularisation est la date d'entrée du locataire.
5. Cliquer sur "Valider la régularisation". Un courrier à l'attention du locataire vous sera alors automatiquement proposé.

Régularisation en faveur du propriétaire

(les provisions ne sont pas suffisantes, le locataire doit payer un complément)

• Un loyer "Régularisation des charges" est créé par le logiciel. Ce loyer permet de suivre le paiement du locataire.

Régularisation en faveur du locataire

(les provisions sont trop importantes par rapport aux dépenses réelles) :

• Le logiciel vous propose de choisir le mode d'affectation du trop perçu :
1. Affecter le trop perçu sur les loyers non payés : cochez un ou plusieurs loyers et validez. Le trop perçu apparaitra alors comme paiement sur le ou les loyers sélectionnés (avec pour origine de paiement "Régularisation").
2. Rembourser immédiatement le locataire : un loyer "Crédit suite régularisation des charges (remboursé)" est créé avec un montant à 0 pour garder une trace du remboursement.
3. Rembourser le locataire en même temps que le dépôt de garantie (si le locataire a donné son préavis) : un loyer "Crédit suite régularisation des charges" est créé avec le montant du trop perçu. Ce montant sera pris en compte en faveur du locataire dans le solde de tous comptes. Après avoir remboursé le locataire, supprimez le loyer "Crédit".
4. Conserver le trop perçu en vue des régularisations futures : un loyer "Crédit suite régularisation des charges" est créé avec le montant du trop perçu. Ce loyer sera automatiquement pris en compte lors de la prochaine régularisation.
• Dans tous les cas, un loyer "Régularisation des charges" est créé par le logiciel (avec montant négatif), afin de tracer la régularisation.

• Le courrier de régularisation est accessible via "loyer "Régularisation des charges" créé par le logiciel. Ce courrier est également accessible via le menu "Rapports - Historique des documents".

Pour la première régularisation

Il faut créer rétroactivement les loyers pour l'année passée. Pour simplifier, vous pouvez créer un loyer unique du 01/01/ au 31/12/, avec un montant du loyer nu x12 et provisions pour charges x 12. Pour ce faire, à l'onglet "Loyers et paiement" => "Ajouter un nouveau loyer", avec par exemple les valeurs suivantes :

- Local : à choisir dans la liste

- Locataire : à choisir dans la liste

- Loyer : "Loyer "

- Période du: 01/01/

- au: 31/12/

- Loyer hors charges: 6000 € (=loyer mensuel nu x12)

- Charges: 600€ (=charges mensuelles x 12)

- Échéance : 31/12/

- Paiement reçu du locataire: 6600 €

- Paiement reçu le : 31/12/

Pour annuler une régularisation

1. Au menu "Loyers et paiements" :
• Supprimer le loyer "Régularisation des charges" créé par le logiciel.
• Dans le cas d'un report en faveur du locataire sur un loyer, éditer le loyer et supprimer le paiement "Régularisation" (ou "Autre") en mettant le montant à zéro (par défaut, ce paiement est affecté à l'arriéré de loyer le plus ancien).
• Dans le cas d'un report en faveur du locataire conservé sous forme de "Crédit", supprimer le loyer "Crédit".
2. Au menu "Contrats" corriger la date de dernière régularisation.

Régularisation avec un syndic de copropriété

Un fois par an votre syndic vous envoie l'arrêté des comptes. Cet arrêté vous permet de faire la régularisation des charges. Au menu "Charges", ajoutez une charge de type "Syndic de copropriété : Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives" en vous basant sur la ligne "récupérable/locative" de l'arrêté. Pour les champs "Période du" ... "au", utilisez la date de début et la date de fin de l'exercice du syndic. A retenir : tant que vous n'avez pas reçu l'arrêté du syndic, vous ne pouvez pas faire la régularisation des charges.
Pour plus de précisions sur l'enregistrement des charges de syndic, voir le chapitre Provisions et arrêtés de syndic.

Ajuster les provisions pour charges suite à une régularisation

Si à l'issue de la régularisation, vous constatez que les provisions sont manifestement trop basses ou trop élevées, il est conseillé d'ajuster le montant des provisions. Au menu "Contrats", sélectionnez le contrat à modifier, puis ajustez le montant des provisions pour charges. Après avoir enregistré, le logiciel vous proposera de modifier les provisions des derniers loyers : cochez si nécessaire les loyers à modifier. N'oubliez pas de prévenir votre locataire de l'ajustement des provisions, en lui expliquant la démarche.

Cas des locataires n'ayant pas payé leurs loyers

(et donc leurs charges) :
Lors de la régularisation des charges, le logiciel considère que les charges ont été appelées. Le logiciel ne considère pas qu'elles ont été payées. Le différentiel de charges sera ajouté ou retiré aux montants déjà dus par le locataire.
Vous pouvez rappeler au locataire que la régularisation des charges ne dispense pas de payer les loyers dus, et envoyer un courrier de relance dans la foulée.