Gestion locative : Appel de loyer

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L'appel de loyer, aussi appelé « avis d'échéance », est un document optionnel envoyé mensuellement au locataire pour lui rappeler le montant et la date d'échéance de son loyer. Bien que non obligatoire, il contribue à un paiement régulier et limite les impayés.

Comment faire un appel de loyer ?

L'appel de loyer précise :

• L'adresse du bien en location
• Les coordonnées du locataire
• Le montant du loyer nu, des provisions de charges et des charges exceptionnelles éventuelles (TEOM…)
• La date d'échéance
• Les éventuels arriérés de loyer

Télécharger le modèle d'appel de loyer (Word)
Télécharger le modèle d'appel de loyer (PDF)

L'appel de loyer n'est pas obligatoire pour obtenir le paiement du loyer : cette obligation découle du contrat de location signé par le locataire. Son envoi est cependant une bonne pratique qui rappelle au locataire ses échéances et réduit les retards de paiement.

Quelle est la différence entre un avis d'échéance et un appel de loyer ?

Il n'y en a aucune. L'appel de loyer et l'avis d'échéance désignent le même document : il détaille les sommes que le locataire doit régler pour la période concernée.

Quand envoyer l'avis d'échéance ?

L'avis d'échéance s'envoie avant la date d'échéance. Par exemple, pour un loyer payable le 5 du mois, l'avis du mois de février est à envoyer fin janvier ou début février.

Appel de loyer en colocation

Selon le type de contrat :

• Bail commun : le bailleur émet un appel de loyer unique pour la totalité du loyer, adressé à l'ensemble des colocataires
• Baux séparés : le bailleur émet un appel de loyer individuel pour chaque colocataire, pour sa part respective

Appel de loyer et arriérés

Si le locataire est en retard sur les loyers précédents, faites figurer le montant des arriérés dans l'avis d'échéance :

1. Ajoutez une ligne « Rappel des arriérés de loyer : 500 € »
2. Indiquez le total à régler : « Montant total à payer : 1 200 € »

Cette mention claire facilite le suivi et rappelle formellement au locataire sa dette. Consultez notre dossier sur la régularisation des charges pour savoir comment gérer les provisions.

Terme à échoir / terme échu : quelle différence ?

Terme à échoir (cas général)

Le loyer est payable en début de mois, à l'avance : le loyer de mai est dû au plus tard le 1er mai (ou le 5 si le bail le précise). C'est le cas le plus courant pour les logements du parc privé.

Terme échu (logements sociaux)

Le loyer est réglé en fin de mois : le loyer de mai est dû au 31 mai. Ce mode de règlement concerne principalement les logements HLM.

Tableau des mentions : obligatoires vs recommandées

Mention	Statut
Nom et adresse du locataire	Recommandé
Adresse du logement loué	Recommandé
Montant du loyer nu	Recommandé
Montant des provisions de charges	Recommandé
Date d'échéance du paiement	Recommandé
Arriérés de loyer (si applicable)	Recommandé
Signature du bailleur	Optionnel

Automatiser l'envoi de l'appel de loyer

Envoyer manuellement un appel de loyer chaque mois peut rapidement devenir fastidieux, surtout si vous gérez plusieurs biens. Un logiciel de gestion locative permet de générer et d'envoyer automatiquement les avis d'échéance par email, avec les montants pré-remplis (loyer, charges, arriérés), à la date souhaitée. Cela limite les oublis et garantit un suivi rigoureux de vos encaissements.