Gestion locative : Quittance de loyer

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La quittance de loyer est remise gratuitement par le propriétaire au locataire qui en fait la demande — à condition que le loyer ait bien été réglé. En cas de paiement partiel, c'est un simple reçu qui est délivré. Voici tout ce que le propriétaire doit savoir.

Modèle de quittance de loyer : les obligations légales

Dès que le locataire a réglé l'intégralité du loyer et des charges, le propriétaire est tenu de lui remettre gratuitement une quittance de loyer s'il en fait la demande. Cette obligation découle de l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs.

Au-delà de l'obligation légale, envoyer systématiquement la quittance dès que le loyer est reçu rassure le locataire et contribue à une bonne relation dans la durée.

La quittance mentionne notamment : le nom du locataire, l'adresse du logement, le montant du loyer et des charges, la période concernée, ainsi que le montant et la date du paiement reçu. Il est fortement conseillé de la signer : certains organismes (la CAF par exemple) peuvent refuser une quittance non signée.

La quittance peut être transmise par email, avec l'accord du locataire. Il est recommandé d'insérer une clause dans le bail, par exemple : « Le locataire accepte la transmission dématérialisée des quittances par le bailleur ».

En cas de paiement partiel (par exemple 200 € sur un loyer de 600 €), le propriétaire délivre un reçu, document identique à la quittance mais intitulé « reçu » plutôt que « quittance ».

Quittance en colocation

Deux cas se présentent selon le type de contrat :

• Les colocataires ont signé un bail commun
• Chaque colocataire a signé un bail séparé

Bail commun

Le propriétaire délivre une quittance unique pour l'ensemble des colocataires, même si chacun a payé séparément. Par exemple, pour un loyer total de 1 000 € payé par deux colocataires à hauteur de 500 € chacun : une seule quittance au nom des deux colocataires pour 1 000 €, à la date du dernier paiement reçu.

Cela découle de la clause de solidarité du contrat de location : chaque colocataire étant solidairement responsable de la totalité du loyer, la quittance atteste que l'obligation collective est satisfaite.

Bail séparé par colocataire

Le propriétaire émet une quittance individuelle par colocataire, pour le montant de sa part respective. Soyez précis dans la désignation du bien (ex. : « chambre gauche », « appartement 3 »).

Que risque le propriétaire s'il refuse de délivrer une quittance ?

Le refus de remettre une quittance malgré la demande du locataire constitue une infraction aux dispositions de la loi du 6 juillet 1989. Le locataire peut saisir le juge des contentieux de la protection pour obtenir la délivrance forcée de la quittance, éventuellement assortie de dommages et intérêts. En pratique, ce type de litige est rare, mais il vaut mieux anticiper en envoyant systématiquement la quittance dès réception du loyer.

Quittance et déclaration fiscale

La quittance de loyer n'est pas à joindre à la déclaration fiscale annuelle, mais elle constitue une pièce justificative essentielle en cas de contrôle ou de litige. Conservez vos quittances pendant au moins 3 ans (délai de prescription des loyers et charges). Un logiciel de gestion locative permet de générer et d'archiver automatiquement les quittances pour chaque locataire.