La quittance de loyer est remise gratuitement par le propriétaire au locataire qui en fait la demande. Evidemment, il faut que le locataire ait payé son loyer ! En cas de paiement partiel, un simple reçu est délivré par le propriétaire. Faisons le point sur les différents cas de figure.
Quittance de loyer

Modèle de quittance de loyer à imprimer

Le locataire a payé l’intégralité du loyer et des charges : le propriétaire est alors tenu de remettre gratuitement une quittance au locataire qui le demande. Cette obligation découle de l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. Au-delà de l’obligation légale, l’envoi systématique d’une quittance dès que le loyer est réglé rassure le locataire et contribue à une bonne relation dans la durée.

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La quittance précise notamment le nom du locataire, l’adresse du logement, le montant du loyer et des charges, la période concernée, le montant et la date du paiement reçu. Il est conseillé de signer la quittance, certains organismes (la CAF par exemple) se montrant parfois tatillons sur des quittances non signées.

La quittance peut être transmise par email, si le locataire a donné son accord. A cet effet, le propriétaire peut ajouter une clause spécifique dans le bail, par exemple « Le locataire accepte que le bailleur procède à la transmission dématérialisée des quittances ».

La loi interdit la facturation de frais pour l’envoi : timbre, lettre, impression… Les frais d’envoi sont déductibles des revenus fonciers, mais ils entrent dans la catégorie « Autres frais de gestion » dont le montant est forfaitairement fixé à 20€ par local par l’administration fiscale. Ces frais ne sont donc pas déductibles pour leur montant réel.

Si le locataire effectue un paiement partiel (par exemple 200€ sur un loyer de 600€), le propriétaire délivre un reçu. C’est un document identique à la quittance, mais le terme « quittance » est remplacé par « reçu ».

Si le locataire n’a pas payé de loyer, ne délivrez jamais de quittance ! Une quittance envoyée par erreur peut être utilisée par un locataire indélicat pour ne pas régler son loyer.

Quittance de loyer en colocation

Il y a deux cas de figure, en fonction du contrat de colocation :
  • les colocataires ont signé un bail commun,
  • chaque colocataire a signé un bail séparé.

Bail commun pour tous les colocataires

C’est le cas le plus courant. Dans ce cas, le propriétaire délivre une quittance unique pour l’ensemble des colocataires, même si chaque colocataire a payé séparément.

Par exemple, si le montant total du loyer et des charges est de 1000€, que Monsieur A a payé 500€ et Monsieur B a payé 500€, il faut délivrer une quittance au nom de Monsieur A et Monsieur B pour un montant de 1000€, avec la date du dernier paiement reçu. Optionnellement, vous pouvez indiquer le détail des paiements reçu (date, montant, payeur, mode de règlement).

Cette quittance commune découle de la clause de solidarité du contrat de location : chaque colocataire étant solidairement responsable du paiement de la totalité du loyer, la quittance atteste que les colocataires dans leur ensemble ont rempli leur obligation de paiement.

Bail séparé pour chaque colocataire

Dans ce cas, le propriétaire délivre une quittance par colocataire, pour le montant de sa part du loyer. Chaque quittance est au nom du locataire avec la date et le montant du paiement. Pour éviter toute confusion, soyez précis dans la dénomination du bien loué, par exemple : chambre gauche, appartement 3…

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