Une fois par an, le propriétaire établit une régularisation des charges locatives, en comparant les charges réelles et les provisions appelées. Les charges récupérables incluent la part locative de l’arrêté annuel du syndic, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), les charges communes d’immeuble eau, électricité... Si les provisions versées par le locataire sont trop importantes, le propriétaire rembourse l’excédent. Dans le cas contraire, le locataire doit régler le complément de charges.
Régularisation des charges
 

Calculer votre régularisation en 1 minute

Complétez les provisions versées par le locataire et les charges payées par le propriétaire :

Provisions pour charges mensuelles : €/mois
Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères :
(sur l'avis de taxe foncière)
€ (sur 1 an)
Charges locatives de copropriété :
(sur le décompte du syndic)
€ (sur 1 an)
Consommations personnelles :
(eau, chauffage...)
€ (sur 1 an)
 

Quand faut-il faire la régularisation ?

La loi impose a minima une régularisation annuelle. Le propriétaire prend l’initiative de faire la régularisation des charges.

Si le logement est en copropriété, il est conseillé de faire la régularisation à réception de l’arrêté des comptes du syndic. En effet, l’arrêté des comptes décompose la part "locative" (c'est-à-dire récupérable auprès du locataire) des autres charges. Le document du syndic est donc essentiel pour faire un calcul exact.

Si le logement n’est pas en copropriété, le plus simple est de faire la régularisation chaque année en janvier. Cela permet de se caler sur la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui est facturée annuellement en septembre pour l’année en cours.

Un mois avant la régularisation, la loi impose au propriétaire l’envoi d’un décompte des charges par poste (eau, chauffage, électricité, entretien, taxes…). En immeuble collectif, les modalités de répartition des charges et les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sont précisées.

Forfait de charges

Dans le cas des locations meublées et des les colocations, le bail peut prévoir un forfait de charges. Dans ce cas, il n’y a pas de régularisation à faire. Le bailleur ou le locataire ne peuvent pas réclamer un éventuel différentiel en cas de provisions sous évaluées ou sur évaluées. La loi impose toutefois que le forfait soit cohérent avec les charges réelles.

Comment régulariser les charges locatives ?

La régularisation des charges détaille d'une part un décompte des charges locatives, qui ont été réglées en direct par le propriétaire. Les charges locatives les plus courantes sont :
  • La taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), qui se trouve sur l'avis de taxe foncière. Cette taxe est comptabilisée du 01 janvier au 31 décembre de l'année d'imposition.
  • Les consommations du locataire incluses dans les provisions : consommations d'eau, chauffage collectif, eau chaude collective...
  • La partie "locative" de l'arrêté des comptes du syndic pour les logements en copropriété.
Pour plus de détails, voir la liste des charges récupérables.

D'autre part la régularisation, liste les provisions de charges appelées sur la même période.

La régularisation correspond à la différence entre les charges réelles et les provisions. Si les provisions ont été trop importantes, la différence est attribuée au locataire. Sinon, le locataire doit verser le complément.

Le courrier de régularisation des charges

Le décompte des charges récupérables réellement engagées par le propriétaire et des provisions versées est précisé dans un courrier à envoyer au locataire.

Télécharger le courrier de régularisation des charges Word
Télécharger le courrier de régularisation des charges PDF

Si le locataire a versé trop de provisions : le bailleur peut soit rembourser le locataire, soit créditer le compte du locataire de l’excédent, en paiement des loyers et des charges à venir.

Si le locataire n’a pas versé assez de provisions : un versement complémentaire est à réclamer au locataire. Dans ce cas, il est aussi conseillé d’ajuster les provisions mensuelles de charges, afin d’éviter un rattrapage annuel trop important.

Exemple de courrier de régularisation
VILLE, le ... /... / ... ,

Objet : Régularisation annuelle des charges locatives

Madame, Monsieur,

Vous trouverez ci-après le bilan des charges réelles et des provisions de charges appelées sur la période du 01/01/20… au 31/12/20… pour l’appartement que vous occupez au 01 rue EXEMPLE 10 000 VILLE.

--- Cas 1 : le locataire a versé trop de provisions ---
Les provisions appelées ont été supérieures aux charges réelles constatées sur la période. Le report en votre faveur a été affecté au paiement du loyer suivant :
- Paiement de … € affecté sur : …

--- Cas 2 : le locataire n’a pas versé assez de provisions ---
Les provisions appelées ne sont pas suffisantes par rapport aux charges réelles constatées sur la période. En conséquence, un complément de charges d'un montant de … € est à verser sous quinze jours.
--------

Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Détail des calculs de la régularisation
Bilan de la régularisation des charges sur la période du 01/01/20... au 31/12/20...
Charges locatives réelles 500,00 €
Provisions sur charges appelées 600,00 €
Report en faveur du locataire 100,00 €
 
Détail des charges sur la période
Libellé Type Montant total
sur la période
Période du au
Taxe Ordures Ménagères  Taxe 300,00 € 01/01/20... 31/12/20...
Entretien des parties communes  Charges communes 200,00 € 01/01/20... 31/12/20...
Total 500,00 €
 
Détail des provisions sur charges appelées sur la période
Libellé Provisions
sur la période
Période du au
Loyer janvier 20...  50,00 € 01/01/20... 31/01/20...
Loyer février 20...  50,00 € 01/02/20... 28/02/20...
Loyer mars 20...  50,00 € 01/03/20... 31/03/20...
Loyer avril 20...  50,00 € 01/04/20... 30/04/20...
Loyer mai 20...  50,00 € 01/05/20... 31/05/20...
Loyer juin 20...  50,00 € 01/06/20... 30/06/20...
Loyer juillet 20...  50,00 € 01/07/20... 31/07/20...
Loyer août 20...  50,00 € 01/08/20... 31/08/20...
Loyer septembre 20...  50,00 € 01/09/20... 30/09/20...
Loyer octobre 20...  50,00 € 01/10/20... 31/10/20...
Loyer novembre 20...  50,00 € 01/11/20... 30/11/20...
Loyer décembre 20...  50,00 € 01/12/20... 31/12/20...
Total 600,00 €

Les justificatifs à produire au locataire

Le propriétaire n’a pas à produire de justificatifs, sauf si le locataire en fait la demande, dans un délai 6 mois. Dans ce cas, le propriétaire met les dispositifs à disposition du locataire :
  • Décompte du syndic
  • Avis de taxe foncière avec taxe des ordures ménagères
  • Factures …
En cas de doute, la liste des charges récupérables est définie par le décret n°87-713 du 26 août 1987.

Notre conseil : lors de l’envoi de régularisation des charges, joignez un scan ou une copie des justificatifs, même si le locataire n’en a pas fait la demande. Cette pratique participe aux bonnes relations avec le locataire.

Que faire si la régularisation annuelle n'a pas été faite ?

La loi impose de faire une régularisation annuelle, mais ne prévoit pas de sanction si cette obligation n'est pas respectée.

En cas d'omission, le propriétaire peut procéder à une régularisation des charges sur les 3 dernières années au maximum. Il y a prescription au-delà de 3 ans en matière de loyers et de charges. Dans ce cas, si un complément de charge est à verser par le locataire, le locataire peut demander à étaler le règlement sur 12 mois.

Est-il obligatoire de demander des provisions de charges ?

Non. Si les charges sont faibles, il n'est pas nécessaire de demander le versement de provisions mensuelles. C'est typiquement le cas d'une maison en location où la seule charge récupérable est la Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères, qui s'élève à une centaine d'euros par an.

Dans ce cas de figure, les charges réelles sont réglées par le locataire au fil de l'eau, aucune régularisation des charges n'est à faire. Lorsque le propriétaire règle une charge pour le compte du locataire, il transmet au locataire une copie du justificatif pour étayer sa demande de remboursement.

Dans le contrat de location il faut de préciser que les charges seront réglées ponctuellement, en indiquant par exemple :

" En plus du loyer, le locataire rembourse au bailleur sa quote-part de charges récupérables. Ces charges sont définies par le décret n°87-713. Ces charges ne donnent pas lieu au versement d’une provision mensuelle, mais ces charges seront acquittées de manière ponctuelle par le locataire à la demande du bailleur, sur justificatif des dépenses engagées."

22 commentaires SUR

  • Elisabeth BESTAGNO 24 novembre RÉPONDRE

    Dans le cadre d'un bail dérogatoire d 3 ans établi entre un particulier propriétaire bailleur et un autoentrepreneur, un forfait de charges a été surévalué. Est en cause la baisse de la valeur locative de locaux professionnels mentionnée sur la feuille d'imposition à la Taxe Foncière. Le calcul avait été fait selon l'imposition de la Taxe Foncière de l'année N-1 précédente. Or celle-ci ayant considérablement baissé en année N,2020, le forfait de charges est manifestement trop élevé.
    1) Peut-on régulariser ce forfait de charges en fin d'année (bien que non admis en général), selon une jurisprudence constatée.
    2) Peut-on pour l'année N+1 réévaluer le forfait de charges à la baisse ? Faut-il un avenant ou un simple courrier notifié en main propre suffit-il ?

  • POTIER 24 novembre RÉPONDRE

    Depuis la loi Pinel de 2014, il n'est plus possible de prévoir des charges forfaitaires dans un bail commercial. Mais un bail dérogatoire n'est pas soumis à la loi Pinel, le principe des charges forfaitaires peut s'appliquer. Dans ce cas, il n'est donc contractuellement pas possible de faire une régularisation. Mais rien n'empêche les parties de s'entendre sur un avenant modifiant le forfait de charge, même rétroactivement.

  • Delphine P 24 janvier RÉPONDRE

    Bonjour, débutante dans la location je me questionne.
    Nous voulons faire le choix de laisser le locataire régler toutes les charges directement, celui-ci nous versera uniquement un loyer hors charges. C'est possible ? du coup ce document ne sera pas utile ?
    Merci beaucoup?

  • Joseph 25 janvier RÉPONDRE

    Le versement de provisions n'est pas obligatoire, surtout si les charges locatives sont faibles. Dans ce cas, il n'y a pas de régularisation annuelle des charges, le locataire vous rembourse les charges au coup par coup. Mais mieux vaut donner au locataire une idée du montant des charges annuelles, à titre d'information.

  • Laurence 18 avril RÉPONDRE

    Bonjour, dans une résidence de 30 copropriétaires 4 bâtiments , où je suis la seule bailleur, j'ai un problème particulier pour régulariser les charges de fuel sur 1 bâtiment de 8 copropriétaires où les livraisons sur un exercice peuvent varier de 1 plein à 3 pleins. Un locataire ne peut pas comprendre une telle variation de charge (d'environ 700 Eur à 2100 Eur sur un exercice), indue car en fait il s'agit d'une consommation moyenne de 2 pleins sur un exercice. Le syndic ne veut rien savoir (pour essayer de se rapprocher de la réalité en indiquant par exemple sur les comptes en plus des livraisons de fuel, ce qu'indique la jauge de fuel en fin d'exercice: à charge pour moi de répartir en fin d'exercice un certain nombre de litres consommés ou pas sur un exercice au prix du litre dernière livraison, et solder la dernière facture sur l'exercice suivant), ni le Conseil syndical (je n'habite pas sur place). Or j'ai besoin d'un justificatif vis-à-vis du locataire.
    Comment obliger le syndic à réaliser une indication documentaire simple qui me permet de fournir au locataire un justificatif plus proche de la réalité de fuel consommé?
    Merci pour votre réponse

  • Pierre 18 avril RÉPONDRE

    Voici une piste à regarder : si la consommation énergétique du logement est supérieure à 80 kWh/m².an, depuis le octobre 2020 ces copropriétés sont dans l'obligation d'équiper les logements d'un compteur pour individualiser les frais de chauffage. Cela devrait permettre de répartir les consommations de fuel en fonction des consommations réelles de chaque occupant.

  • PELUX 15 septembre RÉPONDRE

    Bonjour, mon propriétaire me réclame une régularisation de charges sur 3 ans ; j'ai occupé le logement 6,5 années ; il n' y a jamais eu de régularisation de charges et il n'y a pas eu de réajustement de charges annuelles alors que le contrat de bail le prévoyait en ses clauses expressément ; j'ai pensé pdt plus de 6 ans que mes provisions étaient suffisantes en l'absence de réajustement comme indiqué au contrat ; hors, 1 mois après mon départ et versement de ma caution, je m’aperçois d'une retenue sur caution pour régularisation charges à venir ; j'ai demandé à mon agence locative professionnelle, pourquoi cette retenue sur caution et en retour, il m'a été demandé une régularisation sur 3 ans en plus de la retenue pour charges à venir ;

    ais-je le droit de refuser de verser la somme sollicitée en application de la loi alur alors que mon propriétaire et son agence de gestion, n'ont pas respecté les termes du contrat de bail quant aux réajustement et régularisations ?

    En vous remerciant,

    Aurélie

  • JC 15 septembre RÉPONDRE

    La loi du 6 juillet 1989 prévoit en effet que la régularisation doit être annuelle. Toutefois, si cette révision annuelle n'a pas été faite, votre propriétaire est en droit de faire la régularisation 3 années en arrière, ce qui correspond au délai de prescription en matière de loyer. Vous pouvez demander un étalement du paiement sur 12 mois.

  • cacahuette 15 décembre RÉPONDRE

    bonjour mon propriétaire avec qui j'ai eu beaucoup de soucis, exige ma nouvelle adresse pour me faire un rappel de charges . Je lui ai donné mon adresse intermédiaire pour qu'il m'envoie les documents et je suis ok pour payer. Mais cette adresse intermédiaire ( entre son logement que je louais et celui que j'occupe maintenant) ne lui convient pas, il refuse de me les envoyer à cette adresse. Je reçois bien le courrier à cette adresse intermédiaire car il y a un suivi postal. Mais il refuse. Que puis-je faire? Qu'est ce que je risque si du coup la régularisation ne se fait pas? Je lui ai demandé par mail( c'est légal depuis septembre 2015), il refuse aussi...merci

  • Pichon 15 décembre RÉPONDRE

    Rien ne vous empêche d'échanger par email pour la régularisation des charges, il n'est pas nécessaire de passer par un courrier papier. Si la régularisation des charges montre que vous devez régler un complément de charges, vous devez régler ce complément, sinon le propriétaire peut vous poursuivre en justice pendant 3 ans pour impayé.

  • dourdent 01 février RÉPONDRE

    Bonjour , après avoir quitté mon logement en tant que locataire , j'ai enfin reçu 18 mois plus tard la régularisation annuelle des charges locatives présentant un solde créditeur en ma faveur (400 euros) , le propriétaire ne me rembourse pas le trop versé car il a déduit des frais de peinture pour la rénovation de ce logement. A t'il le droit d'effectuer ces déductions?? Merci

  • Christiane 01 février RÉPONDRE

    Est-ce que l'état des lieux de sortie faisait apparaître des dégradations sur la peinture ? Si oui, le propriétaire est en droit de vous réclamer des frais de remise en état pendant 3 ans.

  • CLERMONT 17 février RÉPONDRE

    Bonjour,
    Propriétaire, j'ai loué une maison en meublé avec un forfait mensuel de charges de 80 euros pour l'entretien du jardin (plus de 2000m2 et indiqué dans le contrat de bail) et les TEOM. Le contrat avec le paysagiste s'élevait à 960 euros annuel. Mon locataire est parti et je lui ai fourni les factures du paysagiste. Le locataire conteste car à priori le paysagiste n'a pas effectué toutes les prestations facturées. Le locataire ne m'a pas averti que le paysagiste ne passait pas. A priori les rapports entre le paysagiste et le locataire n'ont pas été simples D'où mon questionnement : que puis-je faire ? J'ai payé le paysagiste. Le locataire conteste pour 200 euros. Je voulais savoir si les charges sont à rembourser au locataire étant donné que c'était un forfait de charges ?
    Cordialement,

  • Christiane 17 février RÉPONDRE

    Dans la mesure où le contrat stipule que les charges sont forfaitaires, il n'y a pas de régularisation à faire. Le locataire n'a pas à contester les factures du paysagiste, ni même à les voir. C'est justement le principe des charges forfaitaires.

  • cuadra 09 mars RÉPONDRE

    j habite un immeuble ou tous les locataires ont un compteur d eau individuel depuis 41 ans que j habite cet immeuble l eau a toujours était facturée aux locataire en fonction de leur consommation individuelle.Mais cette année le propriétaire a décidé de facturer aux tantièmes c est totalement injuste cat je vis seul et dans l immeuble il y a des familles de 5 ou 6 personnes et comme ils habitent au 1 er étage et moi au 7 ème leur tantième et de 110 alors que le miens et de 160 don je paye plus d eau qu eux alors qu ils ont certainement une consommation bien plus importante que moi comment faire pour contester

  • Christiane 09 mars RÉPONDRE

    S'il y a un compteur individuel, il semble en effet plus juste de facturer en fonction des relevés des compteurs. Je vous conseille de commencer par appeler votre propriétaire pour en discuter, puis d'envoyer une lettre recommandée, puis de faire appel à la commission départementale de conciliation, qui est compétente pour les litiges sur les charges locatives.

  • Bea 05 avril RÉPONDRE

    Bonjour,
    Nos locataires partis en janvier refuse le chèque rendu.
    Quand ils sont rentrés il y a 2 ans 1/2 nous leur avons refait toutes les peintures ,remis le jardin taillé etc.. maison nickel.. nous sommes intervenus rapidement à chaque problème rencontré ..panne électroménager ( remplacé par un neuf) fuite cumulus , ils nous ont demandé si possible de refaire les sols autour de la piscine ( nous l.avons fait et bien d’autres choses ..à leur départ bien entendu la maison n’était pas nickel comme lorsqu’ils sont rentrés..piscine verte , pants de murs tachés , ils ont voulus frotter car leurs enfants ont écrit sur le mur bien entendu ça a créé des grosses auréoles Sur l’état des lieux de sortie à été mentionné seulement ces 2 problèmes mention a repeindre ou à nettoyer et pour la piscine à remettre en état .Que si ils ne le faisait pas un professionnel interviendrait et serait déduit de leur caution .Pour la piscine ils nous ont d’abord dit qu’ils allaient eux le faire mais pour la peinture non car ils disent que c’est de la vétusté ( je leur ai fait la remarque que des peintures neuves ne sont pas vétustes au bout de 2 ans1/2 . Ils avaient 15 jours avant l’arrivée des nouveaux locataires pour intervenir .
    Après ils nous ont envoyé un sms en disant « finalement faite faire la piscine .
    Nous avons fait repeindre la maison pour les nouveaux locataires en faisant faire 2 factures la nôtre et la leur pour la part leur incombant ,ainsi qu’un devis pour remise en état piscine .ils ont accepté le devis piscine ( sauf que l’on ne sait pas si il y a des dégâts puisque elle est à l’arrêt) et refuse la part de la remise en état de la peinture ( notifié sur ELS) .
    On leur a donc envoyé un chèque , qu’ils nous ont retourné en refusant le montant en nous faisant des reproches et nous menaçant de nous mettre ou au tribunal ou un conciliateur.
    En nous demandant un descriptif et factures des charges annuelles qui sont un forfait car l’eau potable dessert 2 maisons ,d’ailleurs on leur a jamais demandez de réajustement et bien sûr ils l’avaient jamais demandé ,comme la réactualisation des loyers n’a jamais été effectué non plus et ils s’en sont jamais plaint .
    Bref on a fait le calcul avec un tableau des charges pour leur montrer qu’elles sont supérieures au montant demandé mensuellement et un tableau pour leur montrer aussi le montant de réactualisation du loyer . Et leur montrer que tu coup ce serait eux qui nous devraient de l’argent . On leur a fait un nouveau LR/Ar en leur retournant le chèque avec la déduction du devis piscine et facture piscine .
    Question , as t- on bien le droit de revenir sur les 3 dernières années pour réclamer les charges et le réajustement des loyers ?
    Dans l’attente de vous lire ,cordialement

  • Claude 05 avril RÉPONDRE

    Dans la mesure où la peinture dégradée est notée sur l'état des lieux, vous pouvez en effet retenir les frais de remise en charge.
    Vous pouvez revenir jusqu'à 3 ans en arrière pour la régularisation des charges (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Mais vous ne pouvez pas réajuster les loyers rétroactivement depuis la loi ALUR de 2014.

  • Rousseau 27 avril RÉPONDRE

    Bonjour
    Dans un immeuble locatif collectif un logement vacant toute l’année est il ou doit il être pris en compte pour la répartition des charges annuelles. Répartition faite en fonction de la surface réelle de chaque appartement occupé par la régie.
    Même question pour un studio occupé par le propriétaire comme bureau. Cette surface ne figure pas dans le décompte récapitulatif de la régie pour calculer notre dû.
    Merci de votre aide
    Cordialement
    BR

  • Michel 27 avril RÉPONDRE

    Un logement vacant doit être pris en compte pour la répartition des charges annuelles. Imaginez un immeuble avec un seul occupant, qui devrait régler l'ensemble des charges de l'immeuble !
    Certaines charges récupérables peuvent néanmoins être réparties uniquement sur les occupants, par exemple les consommations personnelles d'eau s'il n'y a pas de compteur.

  • louis gilardi 11 juillet RÉPONDRE

    Bonjour, est-ont obligé de payer les charges lorsque le bailleur n'envoie jamais le compte-rendu des charges depuis 4 ans ?

  • Pascale 11 juillet RÉPONDRE

    Oui, vous êtes tenu de continuer à payer les provisions. Mais vous pouvez mettre en demeure votre propriétaire de procéder à une régularisation des charges, et à défaut contacter la commission départementale de conciliation.

LAISSER UN COMMENTAIRE

Votre email ne sera pas publié. Vous recevrez un mail lorsqu'une réponse sera postée.

Découvrez Immobilier Loyer, logiciel de gestion locative.

Logiciel simple et complet pour particuliers et SCI. Version découverte gratuite 30 jours.