Une fois par an, le propriétaire établit une régularisation des charges locatives, en comparant les charges réelles et les provisions appelées. Si les provisions versées par le locataire sont trop importantes, le propriétaire rembourse l’excédent. Dans le cas contraire, le locataire doit régler le complément de charges.

Quand faut-il faire la régularisation ?

La loi impose a minima une régularisation annuelle. Le propriétaire prend l’initiative de faire la régularisation des charges.

Si le logement est en copropriété, il est conseillé de faire la régularisation à réception de l’arrêté des comptes du syndic. En effet, l’arrêté des comptes décompose la part "locative" (c'est-à-dire récupérable auprès du locataire) des autres charges. Le document du syndic est donc essentiel pour faire un calcul exact.

Si le logement n’est pas en copropriété, le plus simple est de faire la régularisation chaque année en janvier. Cela permet de se caler sur la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui est facturée annuellement en septembre pour l’année en cours.

Un mois avant la régularisation, la loi impose au propriétaire l’envoi d’un décompte des charges par poste (eau, chauffage, électricité, entretien, taxes…). En immeuble collectif, les modalités de répartition des charges et les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sont précisées.

Forfait de charges

Dans le cas des locations meublées et des les colocations, le bail peut prévoir un forfait de charges. Dans ce cas, il n’y a pas de régularisation à faire. Le bailleur ou le locataire ne peuvent pas réclamer un éventuel différentiel en cas de provisions sous évaluées ou sur évaluées. La loi impose toutefois que le forfait soit cohérent avec les charges réelles.

Le courrier de régularisation des charges

Le décompte des charges récupérables réellement engagées par le propriétaire et des provisions versées est précisé dans un courrier à envoyer au locataire.

Télécharger le courrier de régularisation des charges Word
Télécharger le courrier de régularisation des charges PDF

Consulter la liste des charges récupérables.

Si le locataire a versé trop de provisions : le bailleur peut soit rembourser le locataire, soit créditer le compte du locataire de l’excédent, en paiement des loyers et des charges à venir.

Si le locataire n’a pas versé assez de provisions : un versement complémentaire est à réclamer au locataire. Dans ce cas, il est aussi conseillé d’ajuster les provisions mensuelles de charges, afin d’éviter un rattrapage annuel trop important.

Exemple de courrier de régularisation
VILLE, le ... /... / ... ,

Objet : Régularisation annuelle des charges locatives

Madame, Monsieur,

Vous trouverez ci-après le bilan des charges réelles et des provisions de charges appelées sur la période du 01/01/20… au 31/12/20… pour l’appartement que vous occupez au 01 rue EXEMPLE 10 000 VILLE.

--- Cas 1 : le locataire a versé trop de provisions ---
Les provisions appelées ont été supérieures aux charges réelles constatées sur la période. Le report en votre faveur a été affecté au paiement du loyer suivant :
- Paiement de … € affecté sur : …

--- Cas 2 : le locataire n’a pas versé assez de provisions ---
Les provisions appelées ne sont pas suffisantes par rapport aux charges réelles constatées sur la période. En conséquence, un complément de charges d'un montant de … € est à verser sous quinze jours.
--------

Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Détail des calculs de la régularisation
Bilan de la régularisation des charges sur la période du 01/01/20... au 31/12/20...
Charges locatives réelles 500,00 €
Provisions sur charges appelées 600,00 €
Report en faveur du locataire 100,00 €
 
Détail des charges sur la période
Libellé Type Montant total
sur la période
Période du au
Taxe Ordures Ménagères  Taxe 300,00 € 01/01/20... 31/12/20...
Entretien des parties communes  Charges communes 200,00 € 01/01/20... 31/12/20...
Total 500,00 €
 
Détail des provisions sur charges appelées sur la période
Libellé Provisions
sur la période
Période du au
Loyer janvier 20...  50,00 € 01/01/20... 31/01/20...
Loyer février 20...  50,00 € 01/02/20... 28/02/20...
Loyer mars 20...  50,00 € 01/03/20... 31/03/20...
Loyer avril 20...  50,00 € 01/04/20... 30/04/20...
Loyer mai 20...  50,00 € 01/05/20... 31/05/20...
Loyer juin 20...  50,00 € 01/06/20... 30/06/20...
Loyer juillet 20...  50,00 € 01/07/20... 31/07/20...
Loyer août 20...  50,00 € 01/08/20... 31/08/20...
Loyer septembre 20...  50,00 € 01/09/20... 30/09/20...
Loyer octobre 20...  50,00 € 01/10/20... 31/10/20...
Loyer novembre 20...  50,00 € 01/11/20... 30/11/20...
Loyer décembre 20...  50,00 € 01/12/20... 31/12/20...
Total 600,00 €

Les justificatifs à produire au locataire

Le propriétaire n’a pas à produire de justificatifs, sauf si le locataire en fait la demande, dans un délai 6 mois. Dans ce cas, le propriétaire met les dispositifs à disposition du locataire :
  • Décompte du syndic
  • Avis de taxe foncière avec taxe des ordures ménagères
  • Factures …
Notre conseil : lors de l’envoi de régularisation des charges, joignez un scan ou une copie des justificatifs, même si le locataire n’en a pas fait la demande. Cette pratique participe aux bonnes relations avec le locataire.

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