Gestion locative : Quittance par mail

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Le propriétaire peut envoyer les quittances de loyer par mail, si le locataire a donné son accord. Le plus simple est de générer une quittance de loyer au format PDF et d'envoyer le document en pièce jointe par email.

Comment envoyer une quittance de loyer par mail ?

Pas besoin d'être un expert en informatique pour envoyer une quittance de loyer par mail. Suivez simplement les étapes suivantes :

1. Générez une quittance de loyer au format PDF
2. Préparez un email à l'attention de votre locataire
3. Joignez le PDF au mail et envoyez

Avantages de la transmission dématérialisée

L'envoi des quittances de loyer par courrier électronique présente plusieurs avantages :

• Une économie substantielle pour le bailleur : plus d'un euro de timbres, frais d'impression, mise sous pli…
• Un geste écologique : l'envoi d'un email a une empreinte carbone plus faible que le courrier papier
• Un confort pour le locataire : réception instantanée du document
• Une traçabilité : l'email constitue une preuve d'envoi et de réception

Comment envoyer une quittance de loyer scannée par courrier électronique ?

Si vous disposez d'un scanner ou même de votre téléphone portable, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

1. Imprimez un modèle de quittance de loyer vierge
2. Complétez manuellement la quittance de loyer, en précisant le montant du loyer, des charges, la période et la date du règlement du locataire
3. Scannez la quittance de loyer
4. Envoyez la quittance de loyer scannée en pièce jointe par email

Comment obtenir l'accord du locataire pour envoyer une quittance dématérialisée ?

Légalement, l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 précise qu'il faut que le locataire ait donné son accord pour recevoir les quittances de loyer de manière dématérialisée, c'est-à-dire par mail. Le propriétaire peut insérer une clause dans le contrat de location à cet effet.

Voici un exemple de clause contractuelle :

Si votre contrat de bail ne dispose pas d'une telle clause, une autre possibilité est de poser directement la question au locataire par mail :

Pensez à conserver la réponse du locataire.

Points de vigilance importants

• L'accord du locataire doit être explicite et écrit (email suffit)
• Conservez les preuves d'accord et de transmission
• Respectez les conditions de sécurité des données (mails non chiffrés acceptables pour quittances)
• Vous pouvez revenir au courrier papier si le locataire change d'avis