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Alternative à EBP Ma Gestion Immobilière : Migrer ses données EBP
Changer de logiciel de gestion locative fait peur pour une seule raison : la crainte de tout ressaisir. Ce n'est pas nécessaire. Vos lots, vos propriétaires, vos locataires et vos contrats en cours se reprennent par import. Voici la méthode complète pour migrer d'EBP Ma Gestion Immobilière vers ImmobilierLoyer, avec les correspondances de champs et les pièges à éviter.
Ce qu'il faut migrer, et ce qu'il ne faut surtout pas migrer
Une migration réussie ne consiste pas à tout recopier. Elle consiste à repartir sur une situation juste à une date donnée. Concrètement :
- À reprendre : les immeubles et les lots, les propriétaires, les locataires en place, les contrats en cours, les dépôts de garantie détenus et les soldes de comptes locataires à la date de bascule.
- À archiver, pas à réimporter : les écritures comptables antérieures, les baux terminés, les quittances déjà émises. Vos éditions PDF et votre dossier EBP conservé en lecture suffisent comme justificatifs.
Cette distinction divise le temps de migration par trois et évite les doublons d'écritures qui faussent la première régularisation.
Étape 1 — Exporter les données depuis EBP
Réalisez cette étape pendant qu'EBP fonctionne encore normalement. Au menu "Outils", cliquez sur "Sauvegarde" : un fichier ZIP sera généré avec l'ensemble de vos données.
Éditez en parallèle trois documents à la date d'arrêté retenue : la balance ou le grand livre, l'état des dépôts de garantie détenus, et la liste des impayés en cours. Ce sont vos trois pièces de contrôle.
Conservez la sauvegarde complète du dossier EBP et rangez-la ailleurs que sur le poste de travail.
Étape 2 — Choisir la date de bascule
Le 1er janvier est la date idéale : l'exercice comptable démarre à zéro et votre déclaration de revenus fonciers ou votre 2072-S porte sur un exercice complet dans un seul outil. À défaut, retenez le premier jour d'un trimestre, juste après une régularisation de charges.
Évitez de basculer en cours de mois, entre l'émission des appels de loyers et l'encaissement : c'est la seule configuration qui génère vraiment des écarts.
Étape 3 — Contacter le support ImmobilierLoyer
Le support ImmobilierLoyer chargera votre sauvegarde EBP dans le logiciel en ligne ImmobilierLoyer.
Les deux logiciels partagent la même structure métier, héritée de la gestion immobilière classique. La reprise est donc directe sur les éléments suivants :
| Donnée EBP | Destination ImmobilierLoyer | Points de contrôle |
|---|---|---|
| Lot | Local | Adresse, surface, type de local |
| Propriétaire | Propriétaire ou société (SCI) | Nom, adresse, email, téléphone |
| Locataire | Locataire | Nom, adresse, email, téléphone |
| Bail / contrat | Contrat de location | Dates, loyer hors charges, provisions, indice et date de révision |
| Dépôt de garantie | Dépôt de garantie du contrat | Montant détenu réellement, pas le montant théorique du bail |
| Solde locataire | Solde locataire | A rentrer manuellement |
Trois champs demandent une attention particulière : la date de révision du loyer et l'indice de référence retenu, le montant du dépôt de garantie réellement détenu, et le solde d'ouverture de chaque locataire. Ce sont les seules données qu'un import ne peut pas deviner à votre place.
Étape 4 — Contrôler avant de lancer la production
Trois vérifications suffisent à valider la reprise :
- Le total des loyers quittançables du mois doit être identique à celui d'EBP, au centime près.
- Le total des dépôts de garantie doit correspondre à votre état édité à l'étape 1 et au solde du compte bancaire dédié si vous en avez un.
- La liste des impayés doit être strictement la même dans les deux outils.
Si ces trois totaux tombent juste, votre migration est bonne. Lancez alors votre premier appel de loyer et rapprochez-le de votre relevé bancaire.
Combien de temps faut-il prévoir ?
| Taille du portefeuille | Temps de migration constaté |
|---|---|
| 1 à 5 lots | Une à deux heures, souvent en saisie directe |
| 6 à 25 lots | Une demi-journée avec import |
| 26 à 100 lots | Une à deux journées, contrôles compris |
| Plus de 100 lots ou plusieurs SCI | Migration accompagnée, fichiers préparés en amont |
Les cinq erreurs à éviter
1. Désinstaller EBP trop tôt. Gardez-le au moins un an en consultation.
2. Reprendre le montant du dépôt de garantie inscrit au bail alors qu'une retenue ou une régularisation est déjà intervenue.
3. Oublier la date de révision du loyer, ce qui fait perdre une année d'indexation. Le principe est rappelé dans notre guide sur la révision du loyer.
4. Réimporter dix ans d'historique comptable, ce qui alourdit la base sans aucune valeur juridique supplémentaire.
5. Migrer sans prévenir les locataires. Un simple e-mail annonçant le nouvel expéditeur des quittances et l'accès à leur espace en ligne évite tous les appels.
FAQ — Migration des données EBP
Existe-t-il un import automatique depuis un fichier EBP ?
La reprise se fait à partir de fichiers tableur exportés depuis EBP, format le plus fiable car indépendant de la version installée. Notre équipe préparera le fichier d'import pour vous.
Que deviennent mes anciennes quittances ?
Elles restent valables : ce sont des documents déjà émis. Conservez-les au format PDF, la durée de conservation utile étant d'au moins trois ans pour les loyers et de six ans pour les pièces fiscales.
Dois-je refaire signer les baux en cours ?
Non. Un changement de logiciel n'affecte pas les contrats en cours. Seuls les nouveaux baux profiteront de la signature électronique du contrat de location.
Et si je gère plusieurs SCI dans EBP ?
Chaque société est reprise séparément, avec sa comptabilité et ses associés, dans un compte unique.
Conclusion
La migration depuis EBP n'est pas un projet informatique : c'est un arrêté de comptes suivi d'un import. Exportez tant que le logiciel fonctionne, choisissez une date propre, contrôlez trois totaux, et votre gestion locative repart sans rupture — avec, cette fois, un outil qui continuera d'évoluer avec la réglementation.
Guide rédigé par l'équipe d'ImmobilierLoyer, à partir des migrations réalisées pour des bailleurs et des SCI issus de logiciels installés.
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