Gestion des logements communaux : Encaisser les loyers

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Une commune n'encaisse pas un loyer comme un propriétaire privé : l'argent public suit des règles de comptabilité précises. L'élu ordonne, le comptable public encaisse et recouvre. Titre de recettes, régie, paiement en ligne PayFiP, relances, admission en non-valeur : voici le circuit complet pour gérer les loyers d'un logement communal sans erreur.

Le principe : séparation de l'ordonnateur et du comptable

En comptabilité publique, deux acteurs interviennent. L'ordonnateur (le maire) constate la créance et ordonne son recouvrement. Le comptable public (agent de la direction générale des finances publiques, ou DGFiP) encaisse les sommes et poursuit le recouvrement en cas d'impayé. Cette séparation est un principe fondamental : le maire ne manipule pas l'argent des loyers.

Concrètement, la commune doit donc émettre un titre de recettes pour chaque somme à recouvrer. Ce titre est exécutoire : il permet au comptable de lancer les procédures de recouvrement sans passer d'abord par un juge.

Le titre de recettes : mode d'emploi

Le titre de recettes est émis par l'ordonnateur et transmis au comptable. Il doit comporter notamment :

• l'identification du débiteur (nom, adresse) ;
• l'objet et le montant de la créance ;
• les bases de liquidation : l'indication précise de la façon dont le montant est calculé, par exemple « loyer du mois de mars, logement n° 2, 450 € » ;
• le nom, le prénom et la qualité de la personne qui signe le titre.

L'absence de ces mentions peut entraîner un rejet par le comptable ou fragiliser un recouvrement contentieux. Aucun titre n'est émis pour une créance inférieure à 15 € (seuil à vérifier selon la réglementation en vigueur).

Titre unitaire ou titre mensuel ?

La plupart des communes émettent un titre par locataire et par échéance, souvent en début de mois. Pour un loyer constant, certaines trésoreries acceptent un titre pluriannuel ou des avis des sommes à payer échelonnés : renseignez-vous auprès de votre comptable. Le titre est transmis au comptable via le protocole d'échange standard (PES), le format informatique commun aux collectivités.

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Comment le locataire paie-t-il ?

Une fois le titre émis, la DGFiP adresse au locataire un avis des sommes à payer. Le locataire dispose de plusieurs moyens de règlement.

Le paiement en ligne PayFiP

PayFiP est le service de paiement en ligne de la DGFiP pour les collectivités. Il permet à l'usager de régler par carte bancaire ou par prélèvement. Selon la réglementation, les collectivités doivent proposer ce service pour leurs créances dépassant 5 000 € par an en cumulé (seuil à confirmer auprès de votre comptable).

Le prélèvement SEPA

Le locataire peut opter pour le prélèvement automatique : c'est le mode qui limite le mieux les retards. Le mandat SEPA est signé avec la commune, et la trésorerie traite les prélèvements.

La régie de recettes

Pour de petites sommes ou des paiements en espèces et par chèque, la commune peut créer une régie de recettes, c'est-à-dire un dispositif qui permet à un agent (le régisseur) d'encaisser pour le compte du comptable public. La régie est instituée par une décision de l'organe délibérant, avec avis conforme du comptable, puis nomination du régisseur. Elle est contraignante (justificatifs, contrôles, cautionnement éventuel) et n'est guère adaptée à des loyers réguliers. Privilégiez le paiement par prélèvement ou en ligne.

Les impayés : la chaîne de recouvrement

Le comptable public est seul chargé du recouvrement des créances de la commune. La procédure suit généralement ces étapes :

1. Relance amiable : lettre de rappel envoyée par le comptable ou par la commune.
2. Mise en demeure : lettre recommandée avant poursuites.
3. Poursuites : oppositions à tiers détenteur, saisies sur compte bancaire, saisies sur salaire, selon les cas.
4. Procédure judiciaire pour obtenir la résiliation du bail et l'expulsion : commandement de payer délivré par un commissaire de justice, puis saisine du juge des contentieux de la protection.

La commune garde un rôle d'impulsion : elle suit les retards, signale les situations sociales difficiles au CCAS et décide de l'opportunité d'engager l'expulsion. Le locataire peut contester un titre devant le juge compétent, ce qui suspend la force exécutoire du titre en attendant la décision.

L'admission en non-valeur

Quand une créance est irrécouvrable (débiteur insolvable, disparu, procédure de surendettement), le comptable peut proposer à l'assemblée délibérante de l'admettre en non-valeur. Cette décision ne fait pas disparaître la dette : elle constate que le recouvrement est impossible et apure les comptes. La commune garde la possibilité de poursuivre si la situation du débiteur s'améliore.

L'effacement de la dette d'un débiteur surendetté est une procédure distincte, qui s'impose à la commune : elle donne lieu à un « certificat d'irrécouvrabilité ».

Les charges et les régularisations

Si le bail prévoit des provisions pour charges, la commune doit procéder à la régularisation des charges chaque année, comme tout bailleur : décompte des charges réelles, répartition entre locataires, restitution du trop-perçu ou appel de complément. Chaque encaissement ou remboursement passe par un titre de recettes ou un mandat de dépense. Conservez les justificatifs : le locataire peut les consulter.

Le cas du dépôt de garantie

Le dépôt de garantie versé à l'entrée est une somme que la commune doit restituer en fin de bail. Son traitement comptable est particulier : demandez à votre comptable la procédure à suivre (compte de tiers, recette puis remboursement). Prévoyez-le dès la rédaction du bail.

Un schéma simple pour sécuriser vos loyers

1. Tenez à jour un échéancier d'appel de loyer : locataire, logement, loyer, charges, date d'indexation.
2. Émettez les titres à date fixe chaque mois, avec des bases de liquidation claires.
3. Proposez systématiquement le prélèvement SEPA et le paiement PayFiP.
4. Suivez les retards chaque mois avec le comptable.
5. Traitez rapidement les premiers impayés : un retard de deux mois est plus facile à résoudre qu'une dette de douze.

Un outil de gestion qui génère les titres dans un format compatible avec le logiciel financier de la mairie et relit les retours de paiement supprime la ressaisie et les oublis. Voir le logiciel de gestion de logements communaux.

Pour aller plus loin

Les règles d'encaissement diffèrent peu entre domaine public et domaine privé, mais le juge compétent varie : voir domaine public ou privé. Le guide complet de la gestion des logements communaux replace l'encaissement dans la vue d'ensemble.

FAQ : encaissement des loyers communaux

Le maire peut-il encaisser lui-même un loyer ?
Non. Seul le comptable public, ou un régisseur dûment nommé, peut encaisser des deniers publics.

Faut-il un titre de recettes pour chaque loyer ?
Oui, en principe, sauf dispositifs particuliers acceptés par la trésorerie. Chaque titre doit comporter des bases de liquidation précises.

Que faire si un locataire ne paie plus ?
Informer le comptable, relancer, saisir le CCAS si nécessaire, puis engager la procédure de résiliation et d'expulsion si la situation ne se rétablit pas.

Une créance admise en non-valeur est-elle perdue ?
Pas nécessairement : l'admission en non-valeur est un acte comptable, et le recouvrement peut reprendre si le débiteur redevient solvable.