Régularisation des charges locatives : calculateur et courrier (2026)

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Calculez votre régularisation en 1 minute

Complétez les provisions versées et les charges réelles :

Provisions pour charges mensuelles :		€/mois
Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères (TEOM) : (sur l'avis de taxe foncière)		€ (sur 1 an)
Charges locatives de copropriété : (sur le décompte du syndic)		€ (sur 1 an)
Consommations personnelles : (eau, chauffage…)		€ (sur 1 an)
Calculer la régularisation

Une fois par an, le propriétaire établit une régularisation des charges locatives en comparant les charges réelles et les provisions versées. Les charges récupérables comprennent notamment la TEOM (taxe d'enlèvement des ordures ménagères), les charges communes de copropriété et les consommations personnelles du locataire. Si les provisions ont été trop importantes, le propriétaire rembourse l'excédent ; dans le cas contraire, le locataire verse un complément.

Quand faut-il faire la régularisation ?

La loi impose au minimum une régularisation annuelle. C'est au propriétaire d'en prendre l'initiative.

En copropriété : faites la régularisation dès réception de l'arrêté annuel des comptes du syndic, qui détaille la part « locative » des charges récupérables. Ce document est indispensable pour un calcul précis.

Hors copropriété : il est pratique de régulariser chaque année en janvier, pour coïncider avec la TEOM, facturée annuellement en septembre pour l'année en cours.

Un mois avant la régularisation, la loi impose l'envoi au locataire d'un décompte des charges par poste (eau, chauffage, électricité, entretien, taxes…).

Forfait de charges

Pour les locations meublées (LMNP) et certaines colocations, le bail peut prévoir un forfait de charges. Dans ce cas, aucune régularisation n'est nécessaire. Ni le bailleur ni le locataire ne peuvent réclamer un différentiel, même si les provisions s'avèrent sous-évaluées ou sur-évaluées. La loi exige cependant que le forfait corresponde à une estimation sincère des charges réelles.

Le choix d'un forfait de charges présente un risque financier pour le bailleur en cas de flambée des prix de l'énergie, comme cela a été observé lors de la crise de 2022 ou des fortes tensions géopolitiques de 2026.

Contrairement aux provisions pour charges, qui permettent une régularisation annuelle basée sur les dépenses réelles, le montant du forfait est fixe et immuable pendant toute la durée du bail (hors indexation annuelle calée sur l'IRL). Si les tarifs de l'électricité ou du gaz explosent, le propriétaire doit intégralement absorber le surcoût de sa poche, sans pouvoir réclamer de complément à son locataire. Ce mécanisme crée également un effet pervers : le locataire, sachant que sa facture n'augmentera pas, n'est pas incité à la sobriété énergétique, ce qui peut aggraver le déficit du bailleur. En période de forte inflation énergétique, le forfait de charges peut ainsi transformer un investissement locatif rentable en une opération à cash-flow négatif.

Comment régulariser les charges locatives ?

La régularisation s'appuie sur un décompte des charges récupérables effectivement réglées par le propriétaire. Les charges les plus courantes sont :

• La taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), figurant sur l'avis de taxe foncière, comptabilisée du 1er janvier au 31 décembre
• Les consommations personnelles incluses dans les provisions : eau, chauffage collectif, eau chaude collective
• La part « locative » de l'arrêté des comptes du syndic pour les logements en copropriété

Pour le détail des charges autorisées, consultez la liste des charges récupérables.

La régularisation liste ensuite les provisions de charges appelées sur la même période. La régularisation = charges réelles − provisions versées.

Le courrier de régularisation des charges

Le décompte est précisé dans un courrier envoyé au locataire.

Télécharger le courrier de régularisation (Word)
Télécharger le courrier de régularisation (PDF)

Si le locataire a versé trop de provisions : le bailleur peut rembourser l'excédent ou l'imputer sur les prochains loyers.

Si les provisions ne couvrent pas les charges réelles : un versement complémentaire est réclamé. Profitez-en pour réviser le montant des provisions mensuelles afin d'éviter un rattrapage trop important l'année suivante.

Les justificatifs à produire au locataire

Le propriétaire n'est pas tenu de joindre les justificatifs d'emblée, mais doit les mettre à disposition sur demande dans un délai de 6 mois. Les justificatifs principaux sont :

• Le décompte annuel du syndic
• L'avis de taxe foncière (TEOM)
• Les factures de consommations

En cas de doute sur les charges autorisées, référez-vous au décret n°87-713 du 26 août 1987.

Que faire si la régularisation n'a pas été faite ?

La loi impose la régularisation annuelle, mais ne prévoit pas de sanction directe en cas d'omission. En cas de retard, le propriétaire peut procéder à une régularisation portant sur les 3 dernières années au maximum (délai de prescription des loyers et charges). Si un complément est dû par le locataire, celui-ci peut demander à l'échelonner sur 12 mois.

Est-il obligatoire d'appeler des provisions de charges ?

Non. Si les charges sont limitées (par exemple, une maison individuelle dont la seule charge récupérable est la TEOM, de l'ordre de 100 € à 200 € par an), il n'est pas nécessaire de demander des provisions mensuelles. Les charges réelles sont alors réclamées au fil de l'eau, sur justificatif.

Dans ce cas, le contrat de location doit préciser que les charges seront réclamées ponctuellement, sur justificatif des dépenses engagées, sans provision mensuelle.

Exemple de décompte de charges

Points de vigilance : les erreurs fréquentes

• Oublier d'envoyer le décompte un mois avant la régularisation : cette obligation légale est souvent négligée. Elle est pourtant essentielle pour que le locataire puisse vérifier les montants.
• Récupérer des charges non autorisées : seules les charges listées par le décret n°87-713 sont récupérables. Les frais de gestion, les primes d'assurance et la taxe foncière ne le sont pas.
• Régulariser au-delà de 3 ans : au-delà du délai de prescription de 3 ans, le propriétaire perd le droit de réclamer des charges non régularisées.
• Oublier d'ajuster les provisions : si les provisions sont régulièrement insuffisantes, révisez-les à la hausse lors de la régularisation pour éviter les ratrapages importants.