Quittance de loyer : peut-on l'envoyer par mail ?

L'article 21 de la loi du 06 juillet 1989 prévoit la possibilité pour le propriétaire d'envoyer une quittance par voie dématérialisée, c'est-à-dire par email ou via une plateforme de gestion locative en ligne. Mais le bailleur doit au préalable obtenir l'accord du locataire.

Que dit la loi pour l'envoi des quittances de loyer ?

L'article 21 de la loi du 06 juillet 1989 est ainsi rédigé :

Article 21

Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges.

Aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire.

Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance.

Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.

Le propriétaire est donc en droit d'envoyer des quittances de loyer par mail ou tout autre moyen électronique, dans la mesure où il a reçu l'autorisation écrite du locataire.

Obtenir l'autorisation du locataire pour l'envoi des quittances de loyer électronique

Il existe plusieurs possibilités pour recueillir l'accord du locataire pour la transmission électronique des quittances de loyer.

Via le contrat de location : en insérant une clause contractuelle qui prévoit la transmission des documents par voie électronique
En adressant une demande au locataire : par exemple, envoyez un mail au locataire en lui exprimant votre souhait d'envoyer les quittances de loyer par mail, et en demandant son autorisation pour le faire. Au passage, vous pouvez rappeler à votre locataire que l'envoi des quittances de loyer est gratuit.

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Pourquoi envoyer les quittances de loyer par mail ?

L'envoi des quittances de loyer par courrier électronique présente de nombreux avantages, citons par exemple :

Une économie substantielle pour le bailleur : il faut compter plus d'un euro de timbres, l'impression, la mise sous pli…
Un geste écologique : l'envoi d'un mail a une empreinte carbone plus faible que le courrier papier
Un confort pour le locataire : la réception de la quittance de loyer est instantanée

L'envoi des quittances de loyer par courrier électronique est aujourd'hui la pratique la plus courante. Le temps des carnets à souche de quittances touche à sa fin !

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