Sans régularisation des charges le bailleur ne peut pas réclamer les impayés

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En cas de loyers impayés, à défaut d'avoir fait les régularisations annuelles des charges, le bailleur ne peut pas attaquer le locataire en justice et obtenir la résiliation du bail. La décision de la Cour de cassation du 18 septembre 2025 rappelle l'importance et l'obligation de régularisation annuelle des charges, et condamne le bailleur à verser 3 000 euros au locataire en frais de justice.

Régularisation des charges : une obligation, pas une option

La régularisation annuelle des charges est imposée au bailleur par l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.

Dans la décision de la Cour de cassation du 18 septembre 2025, un bailleur poursuivait sa locataire pour des impayés de loyer d'un montant de 8 600 euros. Or le bailleur n'avait pas fait les régularisations annuelles des charges. La Cour de cassation a donc annulé la procédure de résiliation du bail et condamné le bailleur à payer 3 000 euros de frais de justice au locataire.

La Cour de cassation justifie sa décision de la manière suivante :

1. Un propriétaire peut réclamer des provisions pour charges, mais il doit les justifier chaque année.
2. S'il ne le fait pas, il ne peut pas se fonder sur ces montants pour demander la résiliation du bail pour impayés.
3. La Cour de cassation rappelle cette règle et annule la résiliation du bail tant que les charges ne sont pas justifiées.

Régularisation des charges locatives : de quoi s'agit-il ?

La régularisation des charges locatives consiste à comparer les provisions pour charges versées par le locataire au cours de l'année avec les dépenses réelles engagées par le propriétaire pour l'entretien et le fonctionnement de l'immeuble ou du logement.

• Si le locataire a payé trop, il doit être remboursé.
• Si le locataire a payé moins, il devra régulariser la différence.

Exemple concret de régularisation

Un locataire verse chaque mois 100 euros de provision pour charges, soit 1 200 euros sur l'année.
Les dépenses réelles de l'immeuble (eau, électricité des communs, entretien, taxe d'ordures ménagères, etc.) s'élèvent finalement à 1 050 euros.
➡️ Le bailleur doit donc rembourser 150 euros au locataire.

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Pourquoi la régularisation des charges profite aux deux parties

1. Assurer la transparence et la confiance

La régularisation annuelle des charges est un gage de transparence. Elle prouve que le bailleur ne cherche pas à surfacturer et que les provisions demandées correspondent bien aux dépenses réelles.

2. Équilibrer les comptes du bailleur

Les provisions ne sont qu'une estimation. Si les charges augmentent (hausse de l'eau, de l'électricité, des contrats d'entretien...), la régularisation permet au bailleur de ne pas supporter à sa charge des coûts qui reviennent normalement au locataire.

3. Respecter les obligations légales

L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose la régularisation annuelle des charges locatives.
Le bailleur doit également :

• Fournir au locataire un détail précis des dépenses réelles ;
• L'informer un mois avant la régularisation de la possibilité de consulter les justificatifs ;
• Effectuer la régularisation dans l'année suivant la clôture de l'exercice.

4. Ajuster les provisions futures

Une fois la régularisation effectuée, le bailleur peut ajuster le montant des provisions mensuelles.

Quelles charges locatives peuvent être régularisées ?

Seules les charges récupérables peuvent être régularisées. Elles figurent dans la liste officielle du décret du 26 août 1987 et concernent notamment :

• L'eau froide et chaude, le chauffage collectif ;
• L'électricité et l'entretien des parties communes ;
• L'ascenseur et les équipements collectifs ;
• Les taxes locatives (comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères).

Les travaux de rénovation ou d'amélioration ne sont pas récupérables.

Comment réaliser une régularisation des charges sans erreur ?

Côté bailleur

1. Rassembler toutes les factures et justificatifs.
2. Calculer le total des dépenses réelles.
3. Comparer avec le montant total des provisions versées.
4. Informer le locataire par écrit, en joignant un détail clair et justifié.

Côté locataire

Le locataire a le droit de :

• Vérifier les justificatifs avant de régler un complément ;
• Contester les charges anormales ou non récupérables ;
• Demander un échelonnement du paiement si la régularisation est élevée.

Une alternative à la régularisation : le forfait de charges

Dans certains cas précis (colocation et/ou location meublée), le bailleur est autorisé à demander un forfait de charges. Dans ce cas, le locataire verse un forfait mensuel de charges, qui est réputé couvrir toutes les charges récupérables. Il n'y a alors pas de régularisation annuelle des charges.

Le forfait de charge ne peut pas être ajusté en cours de bail. Il peut simplement être révisé selon l'indice IRL (dans la même proportion que le loyer nu).

En résumé, le forfait de charges simplifie la gestion locative. Mais le bailleur prend un risque. Il est donc déconseillé de proposer un forfait de charge si le chauffage et l'eau chaude sont compris dans les charges locatives. Le forfait pouvant être révisé selon l'IRL, consultez notre guide sur la révision du loyer selon l'indice IRL pour appliquer le bon coefficient.

Cas pratique : bailleur qui régularise pour la première fois après 4 ans

Un bailleur n'a jamais régularisé les charges de son locataire depuis le début du bail, il y a 4 ans. Il souhaite rattraper son retard. La régularisation ne peut porter que sur les charges de l'année écoulée si le retard est imputable au bailleur ; au-delà, les provisions perçues sans régularisation dans les temps ne peuvent plus être réclamées, sauf accord amiable du locataire. Ce bailleur a donc tout intérêt à régulariser chaque année sans attendre, sous peine de perdre définitivement le droit de réclamer les compléments dus.

Points de vigilance juridiques pour le bailleur

• Toujours envoyer le décompte de régularisation par écrit, avec le détail poste par poste des dépenses réelles
• Informer le locataire un mois avant qu'il peut consulter les pièces justificatives
• Ne jamais intégrer de travaux de rénovation ou d'amélioration dans les charges récupérables
• En cas de procédure pour impayés, vérifier que toutes les régularisations annuelles ont bien été faites et notifiées : à défaut, la décision de la Cour de cassation du 18 septembre 2025 rappelle que le juge peut rejeter la demande de résiliation du bail