Facture de Loyer à Télécharger : Modèle Gratuit Word et PDF

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Que vous louiez un local commercial, un bureau ou des entrepôts avec TVA, la facture de loyer est un document légal aux mentions précises. Cet article vous explique tout : les mentions obligatoires, les particularités d'une facture de loyer professionnel, l'impact de la réforme de la facturation électronique en 2026-2027, et vous propose un modèle prêt à l'emploi au format Word et PDF.

Qu'est-ce qu'une facture de loyer et quand est-elle obligatoire ?

La facture de loyer est le document émis par un bailleur à destination d'un locataire professionnel pour le règlement d'un loyer. Elle se distingue de la simple quittance de loyer sur un point essentiel : elle est obligatoire dès que le bailleur est assujetti à la TVA, c'est-à-dire dans la grande majorité des locations commerciales, professionnelles ou industrielles.

Location nue vs location avec TVA

En matière de location immobilière à usage professionnel, deux régimes coexistent :

• Location nue exonérée de TVA : pour les locations à usage d'habitation ou certaines locations commerciales non optées. Le bailleur peut se contenter d'émettre une quittance. Aucune TVA n'est facturée.
• Location soumise à TVA (option ou obligation) : dès lors que le bailleur a opté pour la TVA ou que la location entre dans le champ obligatoire (locations de locaux meublés professionnels, parkings, etc.), une facture en bonne et due forme est exigée. C'est le cas le plus fréquent pour les SCI, SARL de gestion ou particuliers louant à des entreprises.

Dans ce second cas, la facture de loyer joue un double rôle : elle fonde le droit à déduction de la TVA pour le locataire assujetti, et constitue une pièce comptable opposable aux deux parties.

Les mentions obligatoires d'une facture de loyer

Conformément aux articles L441-9 et D441-5 du Code de commerce et aux dispositions du Code général des impôts (art. 289), une facture de loyer doit impérativement comporter les informations suivantes :

Identification des parties

• Nom ou dénomination sociale du bailleur et du locataire
• Adresse complète (siège social pour les personnes morales)
• Numéro SIREN / SIRET du bailleur
• Numéro de TVA intracommunautaire du bailleur (et du locataire si applicable)
• La forme juridique (SCI, SARL, SAS…) si le bailleur est une personne morale

Identification de la facture

• Numéro de facture : unique, attribué de façon chronologique et continue. Aucun trou dans la numérotation n'est toléré.
• Date d'émission de la facture
• Période couverte par le loyer (ex. : du 1er au 31 mai 2026)

Désignation de la prestation

• Description des locaux loués : adresse précise, nature des locaux (bureau, entrepôt, local commercial…)
• Nature des prestations facturées : loyer nu, provision sur charges, parking, etc.
• Quantité et prix unitaire HT pour chaque ligne

Données financières

• Montant HT par ligne et total
• Taux de TVA applicable (généralement 20 % pour les locations professionnelles soumises à la TVA)
• Montant de la TVA par taux
• Total TTC
• Acomptes éventuellement versés
• Net à payer
• Date d'échéance du paiement

Mentions légales complémentaires

• Conditions d'escompte (ou mention explicite qu'aucun escompte n'est accordé)
• Pénalités de retard : taux appliqué (au minimum 3 fois le taux d'intérêt légal) et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (obligatoire depuis 2013 dans les relations B2B)
• Régime de TVA : TVA acquittée sur les encaissements (régime des prestations de services)

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Les spécificités d'une facture de loyer commercial

Loyer nu + provisions sur charges : deux lignes distinctes

Dans une location professionnelle, il est courant de dissocier sur la facture :

1. Le loyer nu : le montant contractuel de base défini dans le bail
2. La provision sur charges : avance sur les charges locatives (entretien des parties communes, assurance immeuble, taxe foncière refacturée, etc.)

Ces deux lignes peuvent avoir des bases TVA différentes selon la nature des charges. En pratique, la TVA à 20 % s'applique le plus souvent à l'ensemble (loyer + charges) dès lors que le bailleur a opté pour la TVA.

La numérotation chronologique, une obligation stricte

Contrairement à ce que certains bailleurs imaginent, il n'est pas possible de renuméroter ou d'annuler une facture sans émettre un avoir. Si une erreur est commise, l'avoir doit reprendre le numéro de la facture d'origine et une nouvelle facture rectificative doit être émise avec un nouveau numéro séquentiel.

Bail commercial et indexation

Dans le cadre d'un bail commercial, le loyer peut être révisé annuellement sur l'Indice des Loyers Commerciaux (ILC) ou l'Indice des Loyers des Activités Tertiaires (ILAT). La facture doit alors refléter le montant révisé, et il est conseillé d'y faire mention de l'indice appliqué.

Dépôt de garantie : ne pas le facturer

Le dépôt de garantie versé à l'entrée dans les lieux n'est pas soumis à TVA et ne doit pas figurer sur une facture de loyer. Il doit être documenté séparément. Une erreur fréquente consiste à l'inclure dans la première facture, ce qui crée un problème de TVA indûment collectée.

L'impact de la réforme de la facturation électronique en 2026-2027

La réforme de la facturation électronique obligatoire (e-invoicing) en France est l'un des chantiers fiscaux les plus structurants de la décennie. Elle concerne directement les bailleurs assujettis à la TVA, y compris dans le domaine de la location immobilière professionnelle.

Le calendrier repoussé mais confirmé

Après plusieurs reports, le calendrier arrêté est le suivant :

• 1er septembre 2026 : obligation de recevoir des factures électronique pour toutes les entreprises et d'émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises 
• 1er septembre 2027 : extension de l'obligation d'émission aux PME et micro-entreprises, y compris les SCI et les propriétaires personnes morales de petite taille

Qu'est-ce qu'une facture électronique au sens de la réforme ?

Il ne s'agit pas d'un simple PDF envoyé par e-mail. La facture électronique au sens de la réforme doit :

• Être émise via une Plateforme de Agréée (PA, ex PDP) agréée par la DGFiP
• Être transmise dans un format structuré (UBL, CII) ou semi-structuré (Factur-X, qui combine un PDF lisible et un fichier XML)
• Permettre la transmission automatique des données de paiement à l'administration fiscale (e-reporting)

Impact pour les bailleurs immobiliers

Pour une SCI ou un propriétaire personne morale louant à des entreprises assujetties à la TVA, la réforme implique concrètement :

• Fin des factures Word ou PDF « classiques » émises et envoyées par e-mail comme pièce jointe simple
• Nécessité de s'équiper d'un logiciel de facturation compatible (ou de passer par une PDP)
• Mise en place d'un flux e-reporting pour déclarer les paiements reçus à l'administration

Locations d'habitation : quelle obligation ?

Les locations d'habitation non soumises à TVA ne sont pas concernées par la réforme de la facturation électronique, car elles sont hors champ de la TVA. En revanche, si la même SCI loue à la fois des locaux commerciaux (avec TVA) et des logements (sans TVA), elle devra gérer les deux régimes en parallèle.

Comment utiliser notre modèle de facture de loyer ?

Les modèles disponibles au téléchargement ci-dessous (formats Word .docx et PDF) reprennent l'ensemble des mentions obligatoires décrites dans cet article. Ils sont prêts à être complétés directement, avec des champs indiqués par des pointillés pour vous guider.

Mode d'emploi en 5 étapes

1. Téléchargez le modèle au format de votre choix (Word pour personnalisation, PDF pour impression directe)
2. Renseignez les coordonnées du bailleur et du locataire
3. Indiquez le numéro et la date de la facture en respectant votre séquence de numérotation
4. Complétez les lignes de facturation : loyer nu, provisions sur charges, avec les montants HT et le taux de TVA applicable
5. Vérifiez les totaux et la date d'échéance avant envoi

Conseils de personnalisation

• Ajoutez le logo de votre SCI ou société en haut du document
• Adaptez les conditions de règlement (virement, prélèvement, chèque)
• Si vous n'êtes pas soumis à la TVA, supprimez les colonnes et mentions TVA et remplacez par la mention « TVA non applicable — art. 293 B du CGI » si vous êtes en franchise de base
• Archivez chaque facture émise dans un dossier numérique sécurisé pendant au moins 10 ans (délai de conservation légal des pièces comptables)

La facture de loyer est-elle obligatoire pour les particuliers ?

Non. Entre particuliers pour une location d'habitation, le bailleur délivre généralement une quittance de loyer, pas une facture. La facture devient obligatoire dès qu'il y a TVA (location professionnelle) ou que le locataire est une entreprise qui en fait la demande.

Peut-on envoyer la facture de loyer par e-mail ?

Temporairement, jusqu'à l'entrée en vigueur de la réforme. À partir de septembre 2026 (grandes entreprises) et septembre 2027 (SCI, TPE, PME), l'envoi par e-mail d'un simple PDF ne sera plus conforme pour les transactions B2B soumises à TVA.

Quelle différence entre une facture de loyer et une quittance de loyer ?

La quittance est émise après paiement et atteste que le loyer a été réglé. La facture est émise avant ou au moment de l'échéance et constitue la demande de paiement. En matière de TVA, seule la facture ouvre le droit à déduction pour le locataire.

Un propriétaire particulier doit-il émettre une facture de loyer ?

S'il loue à une entreprise et qu'il est assujetti à la TVA (option exercée auprès des impôts), oui. Dans ce cas, il est considéré fiscalement comme un professionnel pour cette activité. Un numéro SIREN lui est attribué.