L’état des lieux consiste à faire une description précise de l’état d’un logement. Ce constat écrit, à effectuer à l’entrée et à la sortie d’un locataire, accompagne le contrat de location. Il est en général établi à l’amiable entre le locataire et le propriétaire : on parle d’un état des lieux « contradictoire ». Il s’agit d’un document important, à rédiger avec soin : les éventuelles dégradations imputables au locataire sont établies en comparant l’état des lieux d’entrée avec celui de sortie.
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Pourquoi l’état des lieux est important

Pour le bailleur

L’état des lieux assure la protection du propriétaire en cas de litige. En effet, en cas de détérioration du logement, ce document servira à déterminer les responsabilités de chaque partie. L’état des lieux est un document qui demande du temps, et surtout une préparation minutieuse.

L’état des lieux est un constat obligatoire à effectuer avant l’entrée du locataire et à sa sortie, dans le cadre d’un contrat de location d’un logement vide ou meublé. Les règles générales de l’état des lieux sont définies par la Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur l’amélioration des rapports locatifs (article 3-2).

Pour le locataire

L’état des lieux est aussi une formalité importante pour le locataire. Les dégradations constatées à la sortie seront retenues sur le dépôt de garantie versé au moment de la signature du contrat: les travaux de réparation, les équipements cassés à remplacer... Les descriptions qui figurent dans ce document sont cruciales pour prouver que le locataire n’est pas à l’origine des éventuelles détériorations constatées à la remise des clés.

En cas d’absence d’état des lieux, le logement est réputé en parfait état. L’absence d’état des lieux à l’entrée avantage le propriétaire, aucune dégradation n’ayant été relevée sur un état des lieux. A la sortie, c’est le locataire qui est supposé avoir rendu un logement en parfait état.

Comment réaliser un état des lieux ?

Le propriétaire et le locataire doivent être présents afin de constater ensemble l’état du logement. Ils examinent attentivement les murs, le sol, les installations électriques et les différents équipements mis à la disposition du locataire. L’électricité, l’eau et le gaz ne doivent pas être coupés pendant le constat pour que la vérification se déroule dans les meilleures conditions.

À la sortie, un nouvel état des lieux doit être effectué pour lister les éventuelles dégradations qui sont à la charge du locataire :
  • Manque d’entretien du logement : joints de salle de bain usagés, ampoules qui ne fonctionnent plus, propreté des sols et des murs…
  • Détériorations : trous non colmatés dans les murs, tâches sur la moquette, rayures sur le parquet, brûlures sur le plan de travail de la cuisine...

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Papier ou numérique ?

En général, l’état des lieux est rédigé à la main puis signé par les deux parties, en utilisant un modèle d'état des lieux. Il peut également prendre la forme d’un document imprimé ou d’un document électronique. Il doit être produit en deux exemplaires, pour le bailleur et pour le locataire.

Les états des lieux 100% numériques sont légalement reconnus par le décret du 30 mars 2016. Le principe est simple :
  1. Pendant l'état des lieux, les observations sont notées directement sur une tablette. Des photos sont ajoutées au fil de la visite.
  2. A la fin de la visite, le propriétaire et le locataire relisent et signent "au doigt" sur la tablette. L'état des lieux est alors verrouillé, plus aucune modification ne peut être apportée.
  3. Dans la foulée, un mail est envoyé au locataire avec en pièce jointe PDF l'état des lieux et les photos.
La loi impose que l'état des lieux de sortie soit facilement comparable avec celui d'entrée. Deux options sont possibles : soit un document unique avec des cases dédiées pour l'entrée et la sortie, soit deux documents séparés, mais avec une forme identique. Cela veut dire que vous ne pouvez pas utiliser un modèle différent pour l'entrée et la sortie, sous peine de nullité.

Courriger une erreur ou omission  dans l'état des lieux

A la suite du premier constat (à l’entrée), le locataire a un délai de 10 jours à compter de la date de son aménagement pour apporter des modifications au document, s’il découvre d’autres défauts qu’il faut ajouter à l’état des lieux (loi Alur-Duflot). En ce qui concerne l’équipement de chauffage, le locataire peut apporter des modifications à l’état des lieux au cours du premier mois d’utilisation (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989). Ces demandes de modifications doivent être adressées au bailleur par lettre recommandée avec accusée de réception.

En revanche, si le bailleur constate une dégradation après la signature de l’état des lieux de sortie, aucune modification n’est plus possible. Ainsi, il est fortement recommandé d’effectuer une évaluation minutieuse et détaillée à la sortie.

Conseil pour gagner du temps à la sortie du locataire : réutilisez le document complété à l’entrée du locataire, mais ne notez que les dégradations constatées. Il faut pour cela que le modèle d’état des lieux ait une case dédiée pour la sortie du locataire.

Que doit-on voir dans un état des lieux ?

Les informations minimum qui doivent figurer dans les états des lieux d’entrée et de sortie sont prévues par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (promulgué en application de la loi Alur).

Chaque document doit indiquer précisément s’il s’agit d’un état des lieux d’entrée ou de sortie. La date du constat, la localisation du logement, le nom du bailleur et du locataire doivent également y figurer. Les relevés de compteurs individuels de consommation d’eau et d’énergie, le détail et la destination de chaque clé doivent aussi y être inscrits.

L’état des murs, des sols, des plafonds, des différents mobiliers et équipements de chaque pièce, doit être décrit avec une grande précision.

Les constatations sont notées sur l’état des lieux, par exemple :
  • Chambre
    • Murs : Papier peint, état neuf
    • Sol : parquet, bon état, 2 lattes abimées, des rayures près de la fenêtre
    • Plafond : peinture, état dégradé, peinture écaillée au dessus de la porte
    • Equipements : 2 prises, 1 interrupteur, 1 radiateur électrique
Le bailleur et le locataire sont tenus de signer le document une fois qu’ils l’ont lu et approuvé.

Les formulations vagues sont à éviter, comme par exemple « état d’usage » sans plus de précisions. Une dégradation précisément décrite permettra de constater les différences entre l’entrée et la sortie, par exemple : 2 trous de 0,5 cm dans le mur à droite de la fenêtre, tâche brune de 20 cm sur la moquette au milieu de la pièce. Cette précision semble fastidieuse à l’entrée du locataire, mais c’est autant de temps gagné en discussions à sa sortie.

Les différents recours en cas de litiges

1) Le premier litige peut survenir au moment de la réalisation de l’état des lieux : si les parties n’ont pas les mêmes points de vue, le bailleur ou le locataire peut faire appel aux services d’un huissier de justice. Ce professionnel doit avertir le locataire et le propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception, au plus tard, sept jours avant son passage.

Comme il s’agit d’un officier public assermenté, l’état des lieux qu’il a établi sera incontestable et s’imposera aux parties. Il faut noter que le propriétaire et le locataire ont le droit d’émettre des réserves sur un ou plusieurs points dans les descriptions effectuées par l’huissier, s’ils ne sont pas d’accord. Le locataire peut contester l’état des lieux de l’huissier en demandant à la direction départementale de l’action sanitaire de faire une visite et de rédiger un rapport qui constate l’insalubrité du bien immobilier.

2) Lorsque le bailleur refuse les modifications légales (défauts constatés dans les 10 jours qui suivent l’état des lieux ou problème de chauffe au cours du premier mois d’utilisation des installations) demandées par le locataire, ce dernier peut s’adresser à la commission départementale de conciliation.

3) Lorsque le propriétaire refuse d’effectuer un état des lieux, le locataire peut émettre une mise en demeure pour qu’il le fasse. Si le propriétaire ne remplit toujours pas cette obligation, il sera obligé de démontrer que le logement est en bon état (Article 1731 du Code civil sur la présomption de réception des lieux en bon état en l’absence d’état des lieux). L’absence d’état des lieux équivaut à un logement un parfait état.

La vétusté correspond à l’usure normale d’un bien au fil du temps : par exemple une peinture effritée ou jaunie, un volet en bois vermoulu, un appareil électroménager en panne… La vétusté n'est pas imputable au locataire. Les dégradations qui résultent de l'usure du temps et qui n'entrent pas dans les réparations locatives obligatoires ne peuvent pas faire l’objet d’une retenue sur le dépôt de garantie.

Quelques astuces pour établir un bon état des lieux

Par manque de temps, la plupart des locataires et des propriétaires négligent l’état des lieux, alors que ce document joue un rôle très important dans le cadre du bail locatif. Voici les principales vérifications à effectuer.

Pour le locataire

Le locataire doit être particulièrement vigilant au cours de l’état des lieux d’entrée. Il est primordial d’effectuer une vérification minutieuse des installations et des appareils électriques (prises, fils, radiateurs, réfrigérateurs, plaques de cuisson, ampoules absentes, etc.).

Si l’électricité est coupée ou s’il n’y a pas encore d’électricité dans le logement ou dans l’une des pièces, il faut émettre expressément des réserves sur le fonctionnement de l’installation concernée dans l’état des lieux. Il ne faut pas hésiter à faire des photos pour que les détériorations soient bien visibles : ces images pourront être utilisées en cas de litige avec le bailleur (propriétaire ou agence).

Il est conseillé d’examiner attentivement l’état des murs, des plafonds et des sols pour déceler des fissures, des effritements de peintures ou des traces de moisissures ou de champignons, etc. Mais il faut également vérifier l’état des vitres, des fenêtres, des volets, des portes, des poignets, des serrures, l’intérieur des placards et des tiroirs.

Chaque description doit être la plus précise possible : il ne faut pas utiliser des termes généraux comme « installations en bon état » ou « pièce dans un état correct ». Il est recommandé de prendre son temps pour que les descriptions soient bien détaillées.

Pour le propriétaire

Si le bailleur doit suivre de près l’état des lieux d’entrée pour que les informations enregistrées dans le document soient fiables, il doit être encore plus vigilant lors de l’état des lieux de sortie. En effet, il sera comparé à l’état des lieux d’entrée et permettra de déterminer si les travaux de réparation et d’entretien seront par le propriétaire ou par le locataire.

Outre les vérifications classiques, il doit examiner soigneusement l’état des installations et des appareils électriques, des fenêtres, des vitres, des volets, des portes, des serrures, des poignets, etc. Les descriptions doivent également être très précises parce qu’une fois signé, l’état des lieux de sortie ne peut plus faire l’objet d’une modification.

En location meublée l’état des lieux comporte en plus un inventaire des meubles et des équipements. Ce document est une liste exhaustive de ce qui se trouve à l’intérieur du logement. L’état d’usure de chaque élément est décrit.

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