Etat des lieux : Etat des lieux numérique

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Traditionnellement, l'état des lieux se fait à l'aide d'un formulaire papier, qu'il faut recopier à la main et signer pour que chaque partie en ait une copie. L'état des lieux numérique permet de gagner un temps précieux, en évitant la recopie manuelle, et de gagner en précision en ajoutant des photos.

Qu'est-ce qu'un état des lieux numérique ?

Un état des lieux numérique est un état des lieux réalisé de manière dématérialisée, par exemple sur un smartphone ou une tablette. Il n'y a pas de document papier.

La signature du document se fait de manière électronique, en général avec une validation des signataires par code SMS. Le code SMS permet d'authentifier le signataire.

L'état des lieux fait partie des annexes obligatoires du contrat de location.

L'état des lieux numérique, comment ça marche ?

Un état des lieux numérique est réalisé sur smartphone ou sur tablette : comme un état des lieux traditionnel, l'état des différentes pièces et équipements est décrit. Des photos numériques sont ajoutées directement sur le document, ce qui ajoute une grande précision à l'état des lieux.

Une fois le document finalisé, une prévisualisation permet au bailleur et aux locataires de vérifier les saisies.

Enfin, le bailleur et les locataires signent l'état des lieux électronique. Plusieurs types de signature sont proposés :

• Signature "au doigt" : chaque signataire appose sa signature directement sur l'écran du téléphone. Ce type de signature a une valeur juridique très faible. En cas de contestation devant un tribunal, l'état des lieux risque de ne pas être accepté par le juge, ce qui posera problème en cas d'état des lieux de sortie litigieux.
• Signature électronique : chaque signataire reçoit un mail, qui lui permet de valider l'état des lieux par le biais d'un SMS. Ces signatures sont maintenant reconnues sans problème par les tribunaux. Elles ont la même valeur qu'une signature manuscrite sur un document papier.

Quelle est la meilleure app d'état des lieux ?

D'après notre comparatif des app d'état des lieux, JeLoueBien et Nockee sont les 2 seules apps adaptées aux bailleurs particuliers. Les autres apps sont beaucoup plus complexes et pour la plupart destinées aux professionnels.

Au cours de nos tests, nous avons éliminé plusieurs apps non fonctionnelles, qui ont soit bloqué soit crashé au cours de l'état des lieux. Donc mieux vaut tester l'app de votre choix en profondeur avant de réaliser l'état des lieux en présence de votre locataire.

L'état des lieux sur téléphone, est-ce légal ?

Oui, la possibilité de réaliser un état des lieux dématérialisé est reconnue par l'article 3 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016.

<courrier>L'état des lieux, établi sur support papier ou sous forme électronique, est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature. </courrier>

Un état des lieux sur smartphone a la même valeur légale qu'un document papier.

Attention toutefois au type de signature électronique utilisé : seule une vraie signature électronique avec validation par code SMS est recevable devant un tribunal.