État des lieux numérique

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Traditionnellement, l'état des lieux se fait à l'aide d'un formulaire papier qu'il faut recopier à la main et signer en deux exemplaires. L'état des lieux numérique permet de gagner un temps précieux, d'éviter la recopie manuelle et de gagner en précision grâce à l'ajout de photos directement dans le document.

Qu'est-ce qu'un état des lieux numérique ?

Un état des lieux numérique est un état des lieux réalisé de manière dématérialisée, directement sur un smartphone ou une tablette. Il n'y a pas de document papier à imprimer ni à recopier.

La signature se fait de manière électronique, généralement par validation via un code SMS envoyé à chaque signataire. Ce mécanisme permet d'authentifier les parties et de donner au document sa valeur juridique.

L'état des lieux fait partie des annexes obligatoires du contrat de location. Il doit être remis à chaque partie — bailleur et locataire — au moment de sa signature.

Comment fonctionne un état des lieux numérique ?

Un état des lieux numérique se réalise sur smartphone ou tablette, exactement comme un état des lieux traditionnel : on décrit pièce par pièce l'état des revêtements, des équipements et des ouvrants. L'avantage : les photos sont intégrées directement dans le document, ce qui apporte une précision incomparable en cas de litige.

Une fois le document finalisé, une prévisualisation permet à toutes les parties de vérifier les saisies avant signature.

Il existe deux types de signature électronique :

• Signature « au doigt » : chaque signataire trace sa signature directement sur l'écran. Cette signature a une valeur juridique très faible et risque d'être rejetée par un tribunal en cas de contestation, notamment lors d'un état des lieux de sortie litigieux.
• Signature électronique avancée (code SMS) : chaque signataire reçoit un e-mail et valide par SMS. Ces signatures sont reconnues par les tribunaux et ont la même valeur qu'une signature manuscrite sur document papier.

Quelle est la meilleure application d'état des lieux ?

D'après notre comparatif des applications d'état des lieux, il y a encore peu d'applications adaptées aux bailleurs particuliers en 2026. La majorité des solutions sont destinées aux professionnels de la gestion locative et plus complexes à prendre en main.

L'état des lieux sur smartphone est-il légal ?

Oui. La possibilité de réaliser un état des lieux dématérialisé est reconnue par l'article 3 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 :

L'état des lieux, établi sur support papier ou sous forme électronique, est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature.

Un état des lieux numérique a donc la même valeur légale qu'un document papier, à condition d'utiliser une signature électronique valide (avec authentification par code SMS). La signature au doigt seule ne suffit pas.

Papier ou numérique : comment choisir ?

Le format numérique s'impose progressivement pour les bailleurs qui gèrent plusieurs biens, mais le papier reste parfaitement valable pour un bailleur particulier avec un seul logement. Voici les critères pour choisir :

• Choisissez le numérique si : vous gérez plusieurs logements, vous souhaitez intégrer des photos, vous voulez éviter les allers-retours postaux pour la signature, ou vous utilisez un logiciel de gestion locative.
• Choisissez le papier si : vous êtes un bailleur particulier avec un seul bien, votre locataire n'est pas à l'aise avec le numérique, ou vous préférez la simplicité d'un document imprimé.

Dans tous les cas, quel que soit le format choisi, un état des lieux doit décrire par écrit l'état de chaque pièce : revêtements, équipements, ouvrants, compteurs et clés. Les photos ne remplacent pas la description écrite, elles la complètent.

Signature électronique : valeur juridique et bonnes pratiques

Pour que votre état des lieux numérique soit opposable en justice, la signature doit répondre aux critères définis par le règlement européen eIDAS et par la loi française. En pratique, deux niveaux de signature sont utilisés couramment :

• Signature simple : dessin à l'écran, sans vérification d'identité. Non recommandée pour un état des lieux.
• Signature simple renforcée : chaque signataire est authentifié par code SMS lié à son numéro de téléphone. Cette solution est suffisante et reconnue par les tribunaux français pour les états des lieux.

Bonne pratique : conservez le courriel de confirmation de signature envoyé par l'application. Ce document, horodaté et conservé par le prestataire, constitue une preuve complémentaire en cas de litige.

L'état des lieux numérique est-il obligatoire ?

Non, le format numérique n'est pas obligatoire. La loi laisse le choix entre papier et électronique. L'important est que le document soit conforme au décret du 30 mars 2016, signé par les deux parties et remis à chacune d'elles.

Une signature au doigt est-elle suffisante pour un état des lieux ?

Non. La signature au doigt (dessin libre sur écran) n'identifie pas le signataire et peut être contestée devant un tribunal. Pour que l'état des lieux ait une pleine valeur juridique, utilisez une application proposant une signature électronique avancée avec validation par code SMS.

Peut-on faire un état des lieux numérique sans connexion internet ?

Certaines applications fonctionnent en mode hors ligne et synchronisent les données dès que la connexion est rétablie. Vérifiez cette fonctionnalité avant de choisir votre application, notamment si le logement se trouve dans une zone à couverture réseau limitée.

Quelle est la valeur juridique des photos dans un état des lieux numérique ?

Les photos intégrées dans un état des lieux numérique et signées électroniquement par les deux parties ont une valeur probante solide. Elles complètent la description écrite obligatoire, mais ne la remplacent pas : l'état écrit de chaque pièce reste indispensable.